Egal ob im Vertrieb, Projektmanagement oder dem Controlling: Mitarbeiter haben in Ihren Tätigkeiten eine Vielzahl an Dokumenten zu bewältigen.
Die Art der Dokumente reicht hierbei von einfachen Schriftstücken über komplexe (Excel-) Arbeitsmappen, die nicht selten von mehren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen.
Die ständig wachsende Zahl an Dokumenten macht es erforderlich klare Strukturen zu definieren, wie Mitarbeiter ihre Dokumente verarbeiten und speichern. Eine einfache Dateiablage auf einem zentralen Server reicht dafür heutzutage nur noch in den wenigsten Fällen.

Viele Firmen setzen daher auf ein Dokumentenmanagement.akten
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erlauben nicht nur die einfache Speicherung von Dokumenten, sie bieten darüber hinaus auch diverse Funktionen, die den Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. Einige dieser Funktionen sind beispielsweise Versionierung von Dokumenten, Meta-Informationen zu Dokumenten oder zentrale Suchfunktionen.

Einen Schritt weiter gehen Enterprise Content Management (ECM) Systeme, welche nicht nur als reine Dokumentenablage fungieren, sondern als zentrale Informationsplattform für Prozesse und Dokumente im Unternehmen verstanden werden können.

REWOO Scope bietet als moderner ECM Software eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Funktionen vor und zeigen auf, was REWOO Scope von diversen anderen Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen unterscheidet. Am Ende des Artikels finden Sie ein Video, welches die beschriebenen Funktionen der Software im Einsatz zeigt. (mehr …)

Während jeder bestimmte Vorstellungen mit dem Begriff Cloud verbindet, kennen die wenigsten die verschiedenen Modelle der Cloud. Aber Cloud ist nicht gleich Cloud. Unterschiedliche Cloud-Modelle bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile, auch in punkto Sicherheit der eigenen Daten. Dass das Wort „Sicherheitsrisiko“ oft in Verbindung mit „Cloud“ fällt, ist damit nicht zwangsweise gerechtfertigt.

Man unterscheidet hauptsächlich zwischen drei Typen: die Public Cloud, die Private Cloud und die Hybrid Cloud. Hier zeigen wir, wofür diese Begriffe stehen und was die Vor- und Nachteile sind. (mehr …)

One ring to rule them all,
One ring to find them,
One ring to bring them all
and in the darkness bind them.

Wer kennt es nicht, das bekannte Zitat aus Lord of the Rings? Im Film geht es hierbei um den einen Ring, der alle anderen beherrscht.
Doch was hat das ganze nun mit ECM oder mit Software zu tun?

In diesem Artikel möchten ich Ihnen einen Ring vorstellen, ein Teil des Userinterface von REWOO Scope, der ECM Software für den Mittelstand. (mehr …)

Laut einer Studie von Harris Interactive verlieren 83% aller Büroangestellten täglich Zeit an den Folgen verschiedener oder veralteter Dokumentenversionen.[1]

Langes Suchen, Arbeiten mit einer alten Version usw.

Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kommt es zwangsläufig zu mehreren Dateiversionen. Besonders wenn die Datei nicht zentral gespeichert ist, sondern per E-Mail oder USB-Stick mit anderen geteilt wird, verliert man sehr schnell den Überblick, was genau die aktuellste Version ist. 57% aller Befragten berichteten, dass sie oft wegen der Suche nach der aktuellsten Dokumentenversion unnötig Zeit am Arbeitsplatz vergeuden.

Machen mehrere Personen unabhängig voneinander Änderungen an eigenen Kopien eines Hauptdokuments, raubt das zusätzlich kostbare und teure Arbeitszeit. 56% der befragten Büroangestellten sind häufig damit beschäftigt, verschiedene Veränderungen wieder in einem Dokument zusammenzubringen.

Fast jeder Zweite gab an, hin und wieder unwissentlich mit einer veralteten Version eines Dokuments gearbeitet zu haben bzw. eine veraltete Version an den Chef, einen Mitarbeiter oder Kunden verschickt zu haben. (mehr …)

Was bringt CMIS?

April 23rd, 2014 | Erstellt von Dirk Weber in Fachartikel - (2 Kommentare)

Mit dem CMIS-Standard („Content Management Interoperability Services“) wurde bereits 2010 von Branchengiganten wie Microsoft, IBM und Oracle ein Standard vorangetrieben, um den Zugriff auf ECM-Systeme zu vereinheitlichen. Inzwischen sind knapp vier Jahre und eine weitere Version von CMIS ins Land gezogen und es stellt sich die Frage: wie wichtig ist dieser mit großen Vorschlusslorbeeren bedachte Standard im Jahre 2014, vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, die eventuell sogar gerade das für sie passende ECM-System aussuchen?

(mehr …)