Checked Signatures in REWOO Scope: mehr als nur eine elektronische Signatur

11. März 2016 | Erstellt von Tobias Helfrich in Produktnews

Vor einiger Zeit haben wir hier betrachtet, was der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur ist und welche Arten der elektronischen Signaturen es gibt. Auch in unserer ECM Software REWOO Scope gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine elektronische Signatur einzubauen.

Handzeichen als Haken

Ein einfaches Handzeichen kann in Scope sehr einfach realisiert werden, indem man auf dem Datenblatt eine Checkbox hinzufügt. Über die Versionsverwaltung kann man schnell und einfach sehen, wer diesen Haken gesetzt hat und damit sein Handzeichen hinterlassen hat. Dies eignet sich vor allem dann als Handzeichen, wenn die wichtigste Information ist, dass die Freigabe erteilt ist und erst in zweiter Linie wichtig ist, wer das war.

Handzeichen als Freitext

Soll der Anwender sein Kürzel oder seinen Namen hinterlassen, damit schon auf dem Datenblatt sichtbar wird, wer hier sein Einverständnis gegeben hat, kann auf dem Datenblatt ein Textfeld eingerichtet werden. So kann die Freigabe von mehreren gleichberechtigten Beteiligten umgesetzt werden, damit jeder sofort sieht, wer schon alles zugestimmt hat.

Sicherheit der Handzeichen

REWOO Scope stellt mit seinen Versionierungsmechanismen sicher, dass jede Änderung bei den Handzeichen protokolliert wird. Da nur angemeldete Benutzer Werte eintragen können, wird immer auch vermerkt, welcher Anwender diese Version erzeugt hat. Zusätzlich kann über das Rechtemanagement der Anwenderkreis eingeschränkt werden, der diese Handzeichen-Felder ändern darf.

Nur bei REWOO Scope: erweiterte Sicherheit durch Checked Signatures

Um die Sicherheit bei Handzeichen weiter zu erhöhen, haben wir ein Feld nur für Signaturen eingeführt. Hier muss der Anwender beim Unterschreiben nochmal sein Passwort eingeben, obwohl er schon angemeldet ist. So ist sichergestellt, dass nicht Dritte an einem unbeaufsichtigten Rechner Freigaben erteilen, zu denen sie nicht befugt sind. Außerdem können für dieses Signatur-Feld alle unterschriftsrelevanten Daten angegeben werden. Sobald sich diese unterschriebenen Daten ändern, werden in einer neuen Version des Datenblatts alle Unterschriften entfernt. Die unterschriebene Version bleibt erhalten. Ganz egal, ob die Änderung durch Eingabe von Anwendern oder durch Änderung eines Formelergebnisses oder durch den Import von geänderten Daten aus Expertensystemen wie der Finanzbuchhaltung oder dem ERP zustande kommt: Es ist direkt ersichtlich, welche Version von wem unterschrieben wurde, und ob der aktuelle Stand freigegeben ist oder nicht.

Fazit

Die Signatur in REWOO Scope entspricht der Unterschrift auf Papier, nicht juristisch aber von der Handhabung. Die Tatsachen, die durch die Unterschrift bestätigt oder freigegeben werden, sind klar ersichtlich. Ändern sich diese Tatsachen, muss die Unterschrift erneut geleistet werden.

Im nachfolgenden Video sehen Sie, wie die oben beschriebenen Möglichkeiten in REWOO Scope funktionieren:

Interessieren Sie sich für weitere Funktionen von REWOO Scope? In diesen Artikeln stellen wir Ihnen Funktionen unserer Software genauer vor:

Gerne demonstrieren wir Ihnen auch weitere Möglichkeiten und Funktionen von REWOO Scope. Sprechen Sie uns an.

Tobias Helfrich

Tobias Helfrich

Dipl.-Inform., seit 2009 Head of Development bei der REWOO Technologies AG

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