Das Dropbox-Problem: Cloud-Dienste und ihre Risiken für Unternehmen (Teil 1)

10. März 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel

cloudsZwei Drittel aller deutschen Unternehmen sind bereits Nutzer einer Cloud-Lösung oder planen derzeit eine Anschaffung, so Cloud Monitor 2013. Ein deutlicher Anstieg zum Vorjahr, wie er auch in kommenden Jahren zu erwarten ist. Cloud-Dienste wie Dropbox bieten hier mächtige und hilfreiche Werkzeuge für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Dennoch weisen sie bestimmte Risiken auf, derer man sich im Klaren sein muss. Finden Sie hier heraus, welche.

Die gängigsten Cloud-Dienste

Cloud-Dienste ermöglichen einen schnellen und einfachen Austausch von Dateien und Dokumenten. Einem Mitarbeiter mal schnell eine Datei freizugeben und dessen Änderungen sofort zu sehen ist mit einem solchen Dienst kein Problem mehr. Kollaboration wird deutlich vereinfacht: kein E-Mail-Versand und kein Warten auf die zurückgeschickte Datei. Die Dokumente sind zentral gespeichert und können von dort an betreffende Bearbeiter freigegeben werden.

Zu den bekanntesten und größten Cloud-Diensten gehören Dropbox, Google Drive, Apple iCloud, Amazon S3 und Microsoft OneDrive (früher SkyDrive) bzw. Azure. In vielen Fällen werden diese Dienste auch privat eingesetzt, was sie zu vertrauten Mitteln zum Dokumentenaustausch und deshalb auch in der Arbeitswelt zu den bevorzugten Diensten der Mitarbeiter macht.

Das „Dropbox-Problem“: Dokumente außer Kontrolle

In Unternehmen kommt es allerdings wieder und wieder zum folgenden Szenario: Mitarbeiter A will mal schnell eine Datei an Mitarbeiter B schicken. A und B verwenden Dropbox, also wird die Datei schnell in die Dropbox gezogen und freigegeben – von Privataccount zu Privataccount.

Selbst in Unternehmen, die über eine eigene Cloud-Lösung verfügen, kommt es leider nicht selten vor, dass Dokumentenaustausch über private Accounts stattfindet. Dort hat man allerdings keine Kontrolle darüber, was auf Dropbox gezogen wird, was sich in der Dropbox befindet oder was von dort heruntergeladen wird. Privataccounts entziehen sich dem Einflussbereich des Unternehmens und können auch zu rechtlichen Komplikationen führen.

Das wird auch häufig als das „Dropbox-Problem“ bezeichnet, gilt allerdings genauso für andere Cloud-Dienste. Viele Unternehmen verbieten bzw. blockieren deshalb Dienste wie Dropbox. Ist allerdings keine vergleichbare Alternative vorhanden, verlagert sich der Dokumentenaustausch meist einfach wieder in den E-Mail-Verkehr. Das allerdings ist mit Sicherheit kein Schritt nach vorne.

Weitergabe vertraulicher Informationen

collaboration

Bei Cloud-Diensten sollte man sich immer darüber im Klaren sein, dass man Informationen und Dateien an andere weitergibt, die unter Umstände vertraulicher Natur sind. Stark heruntergebrochen sind Cloud-Dienste eigentlich nichts anderes, als dass man seine Dokumente auf einem fremden Computer auslagert. Sie sind ein gegenseitiges Einverständnis: Man gibt einen Teil seiner Privatsphäre und Sicherheit auf, um dafür höhere Verfügbarkeit der Informationen, Mobilität der Daten, Kollaborations- und Backupfähigkeit zu erhalten.

Dabei muss man sich im Klaren sein, dass der Betreiber des Cloud-Dienstes in den meisten Fällen zu jeder Zeit vollen Zugriff auf die Dokumente hat. Vor einer Einführung (oder Erlaubnis) der Nutzung eines Cloud-Dienstes ist es ratsam sich zu überlegen, bei wem man seine Daten in guten Händen weiß.

Rechtlich gesehen handelt es sich beim Auslagern von kundenspezifischen Informationen, wenn auch nur temporär, um eine Weitergabe privater Daten an Dritte, über die der Kunde bescheid wissen und der er zugestimmt haben muss.

Abhängigkeit von anderen Unternehmen/Diensten

server interaktionAnders als „On Premise“-Software, die auf eigener Hardware läuft, gelten Cloud-Dienste in der Regel als „Software as a Service (Saas)“. Die Nutzbarkeit des Dienstes hängt hier also zum Großteil vom aktiven Support des Herstellers ab, genauso wie von seiner Firmensituation. Sollte sich der Hersteller entscheiden, den Dienst nicht weiter anzubieten, muss man sich auf die Suche nach etwas Neuem machen. Als Endanwender hat man damit also keine Kontrolle über die Dauer des Dienstes.

Zwar liegt bei kostenpflichtigen Versionen häufig eine vertraglich geregelte Laufzeit vor, bei kostenlosen Diensten (worauf gerade bei Cloud-Diensten häufig zurückgegriffen wird) kann eine langfristige Nutzung allerdings selten garantiert werden. Hier kann es durchaus vorkommen, dass ein Dienst endgültig abgeschaltet wird (wie Nirvanix), oder plötzlich kostenpflichtig wird (wie Sugarsync). Nutzern bleibt in solchen Fällen oft nicht allzu viel Zeit, eine Alternative zu finden. Darüber hinaus kosten Wechsel immer Zeit, Kraft und Nerven.

Verfügbarkeit des Dienstes

Bei der Nutzung eines Cloud-Dienstes ist man nicht nur von der eigenen Internetverbindung abhängig, sondern auch von der Verfügbarkeit (Uptime) des genutzten Dienstes. Fällt nämlich beim Betreiber ein Server aus oder tauchen andere Fehler auf, kann es passieren, dass vorübergehend nicht auf die eigenen Dokumente zugegriffen werden kann.

Zu solchen Ausfällen kommt es in der Regel zwar relativ selten, allerdings sind selbst die großen Dienste nicht immun dagegen: Erst neulich war Dropbox zeitweise nicht verfügbar. Wenige Tage später kam es auch zu Ausfällen mehrerer Google-Dienste, darunter der Cloud-Dienst Google Drive.

Mehr über die Risiken und Probleme, die in Zusammenhang mit Cloud-Lösungen in Unternehmen auftreten können, erfahren Sie im zweiten Teil dieses Artikels. Darüber hinaus erhalten Sie wichtige Tipps, wie Sie die Risiken für Ihr Unternehmen in Zusammenhang mit Cloud-Lösungen minimieren können.

Benjamin Schäfer

Benjamin Schäfer

Leidenschaftlicher Kaffee-Trinker und Software-Tester bei REWOO Technologies AG

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