Das Excel Office – warum Excel nicht immer die Lösung ist (Teil 1)

23. Dezember 2013 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel

excel2Excel wird heutzutage in vielen Unternehmen immer wieder zweckentfremdet. Daraus ergeben sich zahlreiche Probleme, die Unternehmen und deren Mitarbeitern das Leben schwer machen. Einige der Probleme, wie doppelte Datenhaltung, fehlende Versionierung und fehlende Möglichkeiten für die Zusammenarbeit stellen wir Ihnen in dieser zweiteiligen Artikelserie vor und zeigen Ihnen einen Ausweg, wie Sie diese Probleme in Ihrem Unternehmen lösen und in Zukunft vermeiden. 

Kennen Sie das auch: wichtige Unternehmenszahlen und Termine finden sich Unternehmensweit bzw. Abteilungsweit verstreut in diversen Excel Dateien wieder. Jeder Bereich baut sich seine eigenen Excel Lösungen. Der Überblick über die zahlreichen Dateien und deren Versionen ist längst verloren gegangen.

Ein gängiges Szenario in vielen Unternehmen: immer wieder wird Excel zweckentfremdet, um Projekte zu planen, Reports zu erstellen oder komplexe Formulare zu gestalten. Es ist ja auch so schön einfach. Fast jeder Mitarbeiter ist in seinem Berufsleben schon mal mit Excel in Berührung gekommen. Grundkenntnisse sind bei fast allen vorhanden und so wird eben schnell mal eine Liste zusammengezimmert, die dann immer mehr erweitert wird und über Jahre Bestand hat. Aus einer anfänglichen Übergangslösung wird eine Dauerlösung, die zu einem festen Bestandteil der Arbeitsabläufe geworden ist.

Ein großes Problem. Excel ist für viele  Fragestellungen nicht die beste Lösung, birgt sogar erhebliche Nachteile, die sich nicht immer sofort bemerkbar machen. Diese Nachteile, wollen wir im nachfolgenden genauer beleuchten und Ihnen und Ihrem Unternehmen einen Ausweg aus dem Informations-Dilemma zeigen.

Die Probleme

Daten doppelt und dreifach

Da sich Themen und Aufgaben in Unternehmen i.d.R. überschneiden, entstehen häufig Excel Dateien mit gleichen Inhalten. Informationen müssen dann von Mitarbeitern manuell abgeglichen werden. Bei 2-3 Mitarbeitern ist dies in den meisten Fällen noch ohne übermäßigen (Zeit-) Aufwand machbar. Sobald aber mehrere Mitarbeiter mit den Daten arbeiten, kommt es zu Problemen. Die Lösung für dieses Problem ist häufig, dass alle Mitarbeiter auf einer Datei arbeiten. Dies führt jedoch schnell zu einem weiteren Problem.

Zusammenarbeit mit Hindernissen

Wer hat diese Meldung nicht schon mal selbst gesehen:

DateiXY.xls wird von einem andern Benutzer verwendet. Möchten Sie: eine Kopie öffnen….

Excel Dokumente, die von mehreren Mitarbeitern verwendet werden, können i.d.R. nicht gleichzeitig bearbeitet werden. Es ist zwar grundsätzlich möglich, dass mehrere Benutzer an einer Datei arbeiten, dies ist jedoch erst umständlich für die Datei zu konfigurieren und muss bei jeder Datei neu durchgeführt werden. Sind diese Einstellungen nicht gesetzt, kommt es zur o.g. Meldung. Der Mitarbeiter muss also warten, bis sein Kollege das Dokument geschlossen hat, um dann sein Glück neu zu versuchen. Oft genug hat der Kollege nur vergessen das Dokument zu schließen. Wenn es schlecht läuft, ist der Kollege gerade in der Pause oder in einem Meeting. Die Wartezeit erhöht sich.
Die Wartezeit ist nicht nur ineffizient, sie führt in vielen Fällen auch dazu, dass Mitarbeiter vergessen, die geplanten Änderungen später nachzuholen. Schnell kommt es dadurch zu Verzögerungen. Insbesondere bei der Projektplanung kann diese Verzögerung dann fatal sein.
Neben dem gemeinsamen Arbeiten an einem Dokument kommt es darüber hinaus immer wieder zum Problem mit dem Austausch von Dateien zwischen den Mitarbeitern. Dokumente werden per Mail versendet oder über zentrale Fileserver verteilt. Die Übersicht leidet, die Suche nach dem richtigen Dokument oder der aktuellen Version ist aufwändig.

Ist das die aktuelle Version?

akten

Insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter eine Excel Datei bearbeiten, ist es wichtig, immer auf dem aktuellsten Stand zu arbeiten. Da Excel selber keine Versionierung mitbringt, kommt es häufig dazu, dass die Mitarbeiter verschiedene Versionsstände bearbeiten und die Änderungen nachträglich in einer neuen Datei zusammengeführt werden müssen. Problematisch ist dabei auch, dass Mitarbeiter häufig lokale Kopien der Datei anlegen und ihre Änderungen dort vornehmen. Die Gefahr, dass Informationen dadurch verloren gehen, ist hoch.

Auch beim Austausch der Dateien unter den Mitarbeitern ist die fehlende Versionierung ein Problem. Einige Benutzer schreiben daher Versionsnummern in den Dateinamen, was das Problem jedoch nur oberflächlich löst. Spätestens wenn eine Datei von mehreren Benutzern unabhängig voneinander bearbeitet und ausgetauscht wird, kommt es erneut zu Kollisionen.

Im zweiten Teil des Artikels beschreiben wir weitere Probleme und zeigen Ihnen einen Ausweg aus dem Excel Dilemma.

Gregor Samson

Business & Solution Engineer der REWOO Technologies AG

Zuständig für die Beratung und die Umsetzung der Kundenanforderungen in REWOO Scope

Google+ Xing 

You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 You can leave a response, or trackback.

2 Responses

Kommentieren

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.