Das papierlose Büro – mehr als eingescannte Rechnungen

30. Dezember 2013 | Erstellt von Dirk Weber in Fachartikel

Häufig wird das papierlose Büro lediglich als Synonym für die elektronische Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen verstanden. Diese werden eingescannt bzw. direkt als PDF in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingepflegt und mit einigen Schlagwörtern versehen. Das ist jedoch nur ein Bruchteil dessen, was im Büroalltag an Dokumenten anfällt, wie z.B.

  • Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Geschäftspartnern
  • Berichte und Analysen
  • Anleitungen und Prozessbeschreibungen für interne Vorgänge
  • Protokolle von Meetings und Telefongesprächen
  • Inventarlisten

und vieles mehr.

Einige dieser Dokumente liegen dabei ursprünglich gar nicht in Papierform vor: Aufträge sind z.B. häufig schon im Auftragsverwaltungssystem elektronisch erfasst, trotzdem werden sie in der Produktion ausgedruckt und abgearbeitet, nur um anschließend wieder im Büro eingescannt und archiviert werden zu können. Nimmt man das Thema des papierlosen Büros ernst, ist es also nicht damit getan, die Buchhaltung mit Scannern und einem althergebrachten Dokumentenmanagementsystem auszustatten. Viel eher geht es darum, alle relevanten Informationen und Dokumente im Unternehmen in elektronischer Form vorhalten, austauschen und auch miteinander in Bezug setzen zu können.

Die Vorteile – Umweltschutz nur Begleiterscheinung

Aber warum möchte man überhaupt ein papierloses Büro? Viele Veröffentlichungen zum Thema motivieren die Umstellung vor allem mit der Papiermenge, die jeder Deutsche im Schnitt pro Jahr verbraucht: 244kg pro Einwohner im Jahr 2012. In diesem Zusammenhang wird dann natürlich der Umweltnutzen und auch die Kostenersparnis hervorgehoben, die ein papierloses Büro mit sich bringen. Auch wenn dies unbestreitbar wichtige Gründe dafür sind, möglichst auf Papier im Büro zu verzichten, so handelt es sich eigentlich nur um angenehme Nebeneffekte. Die Umstellung bringt noch viel weitreichendere Vorteile mit sich, welche nachfolgend skizziert werden sollen.

  • Finden statt suchen: Dokumente müssen nicht in mehr oder weniger sinnvoll zusammengestellten Aktenordnern zeitaufwändig gesucht werden. Stattdessen werden sie anhand von Schlagworten in Sekundenschnelle gefunden (bei einer Volltextindizierung sogar durch beliebige Wörter, die Bestandteil des Dokuments sind)
  • Die Geschichte des Dokuments kennen: Häufig interessiert man sich nicht nur für ein Dokument, sondern auch dafür, wie es entstand und was dann damit passiert ist. Wer hat die fragliche Rechnung wann geschrieben? Auf welche Bestellung bezog er sich dabei? Im traditionellen Büro steht nun eine Suche durch viele Aktenordner und Gespräche mit den jeweiligen Sachbearbeitern an.
  • Nur eine Wahrheit: auch wenn es mehrere Versionen eines Dokuments gibt, es ist stets ersichtlich, welches die aktuellste Version ist. Und diese liegt nicht auf irgendeinem Schreibtisch eines Mitarbeiters herum.
  • Informationen zusammenbringen: das Interessante an einem Dokument sind natürlich die darin enthaltenen Informationen, wie z.B. Beträge, Datumswerte, Namen oder Artikelnummern. Diese Informationen aus unterschiedlichsten Dokumenten miteinander kombinieren und verrechnen zu können, eröffnet völlig neue Möglichkeiten beim Erstellen von Berichten und Prognosen, ohne mühsam alle Werte von Hand eingeben zu müssen.
  • Nichts geht verloren: Nicht erst seit dem Skandal um geschredderte Akten beim Verfassungsschutz weiß man, dass ein Aktenordner nicht vor Datenverlust schützt. Das papierlose Büro, zusammen mit einer durchdachten Backup-Strategie, verhindert dagegen, dass wichtige Dokumente jemals verloren gehen können.

Wie kommt man dem Ziel näher?

Wie bereits angedeutet, ist mit dem Scannen, Verschlagworten und Archivieren der Papierdokumente nur ein Schritt hin zum papierlosen Büro getan. Hier helfen klassische Dokumentenmanagementsysteme oder auch moderne, cloud-basierte Dienste wie z.B. die Produkte der deutschen Firmen Doo oder tape.io. Für einen umfassenden Ansatz möchte man aber natürlich auch Dokumente und Informationen, die ursprünglich gar nicht in Papierform vorlagen, davor bewahren, ausgedruckt und durch die Abteilungen gereicht zu werden. Dies ist das klassische Einsatzgebiet von Enterprise Content Management Systemen (ECMS): sie bieten zentralen Zugriff auf alle wichtigen Daten im Unternehmen, vom Papierdokument bis hin zu Informationen im ERP-System, dem CRM oder dem Mailverkehr. Da es hierbei auch möglich ist, weitere Informationen hinzuzufügen und über Dokumente und Sachverhalte zu diskutieren, besteht kaum noch eine Notwendigkeit etwas auszudrucken.

Wie papierlos ist „papierlos“ wirklich?

Der englische Begriff „paperless“ ist eigentlich viel treffender als das deutsche Wort „papierlos“: auch wenn das hochgesteckte Ziel sein sollte, gar kein Papier mehr im Büro zu verwenden, so ist dieses Ziel kaum vollständig zu erreichen. Allein schon zu Beweiszwecken bietet es sich an, bestimmte Dokumente, wie z.B. wichtigen Schriftverkehr mit Behörden, im Original aufzubewahren. Bei manchen Dokumenten ist die Aufbewahrung des Originalschriftstücks sogar zwingend erforderlich, z.B. bei Jahresabschlüssen. Auch sollte man nicht außer Acht lassen, dass Papier eine Haptik und Flexibilität bietet, die bei einigen Problemstellungen durchaus vorteilhaft sein kann. Wer bei einem Meeting mit kreativen Köpfen versucht, das Protokoll „on the fly“ am Rechner zu verfassen, wird vermutlich schnell abgehängt, da er sich in Nebensächlichkeiten wie dem Formatieren von Überschriften verliert. Auch so manchen Bericht hat man lieber ausgedruckt vor sich liegen, um schnell querlesen und zwischen verschiedenen Kapiteln springen zu können. Wie bei so vielem gilt auch beim papierlosen Büro: Pragmatismus vor blindem Eifer.

Dirk Weber

Softwareentwickler bei der REWOO Technologies AG

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