DMS vs. ECM : eine sportliche Betrachtung

27. Januar 2014 | Erstellt von Markus Helfrich in Fachartikel

boxhandschuhe
Willkommen im Box-Ring professioneller Software, der heutige Kampf geht über 12 Runden. Dem Sieger winken Ruhm und Ehre, dem Verlierer bleibt ein Eintrag in den
Geschichtsbüchern. Bei diesem Kampf geht es um die Vorherrschaft im Bereich der Unternehmens-Software für kleine und mittlere Unternehmen.

In der linken Ecke der Titelverteidiger: DMS, erfolgreich seit über 20 Jahren. Bewährt, erfahren, hoch dekoriert und von vielen IT-Beratern seit langem trainiert. Sein Antrittsgeld ist zwar nicht niedrig, bleibt jedoch in seiner Klasse absolut ohne Konkurrenz. Daher ist DMS in vielen Firmen zu finden. Experten beschreiben die Technik wie folgt:

„Dokumentenmanagement regelt datenbankgestützt den Austausch großer Mengen von elektronischen Dokumenten und Informationen  unterschiedlichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf.“ [1]

In der rechten Ecke der Herausforderer: ECM, jung, wenig bekannt, leistungsstark. Bei den letzten Kämpfen oft von einem großen Trainer- und Beraterstab umgeben, setzt ECM auf neue Techniken und Methodiken. Über das Antrittsgeld wurde Stillschweigen vereinbart. Es wird spekuliert, dass je nach Größe des Kampfes unterschiedliche Preise aufgerufen werden – auch abhängig vom aktuellen Trainer. Die Einschätzung:

„ … umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.“ [2]

Runde 1: Vorbereitung

Verglichen mit dem letzten Kampf, DMS vs. Kopierer&Hauspost, wird hier auf Augenhöhe gekämpft. Experten erwarten jedoch ebenfalls einen deutlichen Ausgang. In dieser Runde geht es darum, wie lange ein reines DMS/ECM-Projekt von der Planung bis zum Einsatz in der Praxis benötigt.

Die erste Runde geht knapp an das DMS. Durch vorgefertigte Standards und allgemeingültige Szenarien ist kaum Beratungsleistung nötig. Es werden an der einen oder anderen Stelle Anpassungen vorgenommen, diese halten sich jedoch in überschaubarem Rahmen.

Das ECM verliert leicht an Boden in dieser Runde, denn gerade seine Stärken in der unternehmensübergreifenden Sicht auf Daten benötigt im Vergleich mehr Beratungsleistung. Oft wissen verschiedene Bereiche nichts von den Bedürfnissen oder Vorgehensweisen der Anderen. Zudem lebt jedes Unternehmen seine Prozesse individuell, ein Standard kann also nur beispielhaft verwendet werden.

Runde 2: Kosten

Ein Unentschieden trennt die Gegner: Sowohl DMS als auch ECM gibt es am Markt in einer breiten Preispalette. Beschränkt man das Angebot auf ein vergleichbares Feature-Set sind beide im gleichen Preissegment.

Lediglich die Abrechnungsmethode, also wie die Höhe der anfallenden Kosten ermittelt werden, ist unterschiedlich. Üblich bei DMS-Anbietern ist der verbrauchte Speicherplatz oder die Anzahl der abgelegten Dokumente. Dagegen ist im ECM-Segment der Nutzer-pro-Monat-Preis üblich.

Runde 3: Einsatzgebiete

Hier sah es zu Beginn der Runde für das DMS vielversprechend aus, die Wertung spricht jedoch klar dem ECM den Rundensieg zu.

Der Fokus eines DMS auf das Dokument als solches entfernt wichtige Informationen für den Benutzer, das Verständnis leidet. Denn eigentlich ist ein Dokument alleine nicht wichtig, sondern entfaltet seine Brisanz erst in einem Umfeld von Informationen.

Also ist der Kontext wichtiger, dann folgt erst das Dokument als Detail. So beschränkt sich DMS auf klare, verständliche und einheitliche Einsatzgebiete. Verschiedene Unternehmens-Disziplinen zwingen das DMS in die Knie.

ECM punktet hier und hat es sich auf die Brust geschrieben: der Kontext zählt. Das Verknüpfen verschiedener Gebiete, Teilen von Informationen – auch Dateien – und vor allem die eigene Gestaltung der jeweiligen Informationskontexte sind nicht nur technische Feinheiten, sondern eine methodische Grundlage, die dem Unternehmen zugute kommt.

Runde 4: Workflow

Es hatte sich in Runde 3 bereits angedeutet, jetzt wird es deutlich: das ECM zeigt technische Stärken gerade in den anpassbaren und pragmatischen Prozessen. So können Nutzer beim Sammeln und Erweitern von Informationen nach definierbaren Regeln geführt werden. Unternehmensweites Vorgehen, Compliance, Business-Rules … es gibt viele Namen für diese Technik. ECM beherrscht sie alle.

Beim DMS sieht es nicht so gut aus. Zwar hatten die Trainer im Vorfeld von „Prozessen zur Dokumentenerstellung“ geschwärmt, jedoch sind der Reifegrad, der technische Anspruch und die Anpassbarkeit eher mau. Leicht pariert das ECM diese schwach geführten Attacken. Angezählt und schwer gezeichnet rettet nur der Runden-Gong das DMS vor einem Desaster.

Runde 5: Erweiterung

Abbruch des Kampfes wegen technischen KOs des Titelverteidigers. Zwar hatte DMS in letzter Zeit angefangen, mittels Schnittstellen zu anderen Systemen technisch flexibler aufzutreten. Eine geschickte Verwaltung und Aufbereitung von Metainformationen für eine weiterführende, unternehmensweite Sicht blieb jedoch aus.

Keine Chance gegen die technisch aktuellen und sauber ausgeführten Schläge von ECM gegen das Glaskinn des DMS. Ein flexibler Unterbau, der mittels wohldefiniertem Standard CMIS einen Austausch mit unterschiedlichen ECM-Werkzeugen gewährleistet, war der Schlüssel zum  Erfolg.

Fazit

Sie haben es sicher gleich bemerkt: dieser Vergleich hinkt leicht. Technisch gesehen ist ein DMS wesentlich simpler als ein ECM, in den meisten Fällen sogar integriert. Der springende Punkt ist die Ablösung eines etablierten Standards durch technisch neue und überlegene Entwicklungen. Vergleichbar ist die Beinarbeit von Muhamad Ali im Kampf Sonny Liston vs Cassius Clay von 1964 – eine Revolution für den Boxsport.

Nicht jedem Unternehmen ist die Anschaffung eines ECM anzuraten, und sicher kann ein gut geführtes DMS den Alltag ausreichend unterstützen. Jedoch lohnt sich gerade für kleinere Unternehmen eine übergreifende Software, um unternehmerische Fragen überhaupt erst beantworten zu können. Genau solche Hilfsmittel können den entscheidenden Vorteil im Wettbewerbskampf ausmachen.

 

weiterführender Link zum Thema:

www.rewoo.de

Quellen:

[1] http://www.optimal-systems.de/dokumentenmanagement.html

[2] http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management

 

Markus Helfrich

Markus Helfrich

Hauptsächlich zuständig für Beratung und technische Umsetzung unserer Kundenwünsche

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