Dokumentenmanagement mit REWOO Scope

16. Juni 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel | Produktnews

Egal ob im Vertrieb, Projektmanagement oder dem Controlling: Mitarbeiter haben in Ihren Tätigkeiten eine Vielzahl an Dokumenten zu bewältigen.
Die Art der Dokumente reicht hierbei von einfachen Schriftstücken über komplexe (Excel-) Arbeitsmappen, die nicht selten von mehren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen.
Die ständig wachsende Zahl an Dokumenten macht es erforderlich klare Strukturen zu definieren, wie Mitarbeiter ihre Dokumente verarbeiten und speichern. Eine einfache Dateiablage auf einem zentralen Server reicht dafür heutzutage nur noch in den wenigsten Fällen.

Viele Firmen setzen daher auf ein Dokumentenmanagement.akten
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erlauben nicht nur die einfache Speicherung von Dokumenten, sie bieten darüber hinaus auch diverse Funktionen, die den Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. Einige dieser Funktionen sind beispielsweise Versionierung von Dokumenten, Meta-Informationen zu Dokumenten oder zentrale Suchfunktionen.

Einen Schritt weiter gehen Enterprise Content Management (ECM) Systeme, welche nicht nur als reine Dokumentenablage fungieren, sondern als zentrale Informationsplattform für Prozesse und Dokumente im Unternehmen verstanden werden können.

REWOO Scope bietet als moderner ECM Software eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Funktionen vor und zeigen auf, was REWOO Scope von diversen anderen Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen unterscheidet. Am Ende des Artikels finden Sie ein Video, welches die beschriebenen Funktionen der Software im Einsatz zeigt.

Dokumente am richtigen Ortfilebox

Damit Ihre Mitarbeiter die Dokumente immer im Griff haben, wenn Sie sie benötigen, haben Sie bei REWOO Scope die Möglichkeit, individuell festzulegen an welchen Stellen im System Dokumente abgelegt werden können. Hierfür können mit wenigen Mausklicks Container für Dateien angelegt werden, die beliebig im System platziert werden können. So legen Sie beispielsweise fest, dass Dokumente eines Projekts auch innerhalb dieses Projekts abgelegt werden. Die Mitarbeiter, die in diesem Projekt arbeiten, erhalten so eine schnelle Übersicht aller projektrelevanten Dokumente und haben immer die aktuellste Version vorliegen.

REWOO Scope spielt hier seinen ECM Vorteil aus: Im Gegensatz zu einem Dokumentenmanagement System, definieren Sie nicht einfach eine weitere Verzeichnisstruktur in zusätzlicher Software, sondern bringen die Dokumente direkt dorthin, wo Sie benötigt werden: In Ihre Prozesse und Workflows.

Dateien hinzufügen – einfach und schnell

Das Hinzufügen neuer Dokumente kann auf zwei Arten erfolgen: manuell durch den Anwender oder automatisch mit einem Dokument, welches durch ein anderes System erzeugt wurde (z.B. Scanner System). Die Größe und das Format der Datei spielt hierbei keine Rolle.

manuelles Hinzufügen

Möchte ein Mitarbeiter ein Dokument hinzufügen, so kann er dies auf drei Arten durchführen:

  1. per drag&drop zieht der Mitarbeiter das Dokument auf den jeweiligen Dateicontainer im System.  Die Software erkennt automatisch den Vorgang und läd die Datei in das System
  2. klassisch über einen Windows Datei Auswahl Dialog
  3. im Windows Explorer, nachdem der REWOO Server als Netzlaufwerk verbunden wurde

automatisches Hinzufügen

In einigen Fällen kann es auch notwendig sein, Dokumente automatisch in REWOO Scope zu übertragen, z.B. wenn ein anderes System ein Dokument erzeugt, welches in REWOO Scope abgelegt werden soll. Hierfür steht eine Schnittstelle zur Verfügung (ETL), die es ermöglicht, Dokumente direkt an der richtigen Stelle zu platzieren.

So lassen sich beispielsweise Rechnungen aus dem Buchhaltungssystem oder automatisch gescannte Dokumente direkt in REWOO Scope übertragen.

schneller Einblick – die Vorschauansicht

preview1Dokumente, die in REWOO Scope hinterlegt werden, können innerhalb der Software direkt angeschaut werden.

Ein Klick auf das Dokument öffnet dabei die Vorschau des entsprechenden Dokuments. Die Vorschau funktioniert nicht nur bei Bildern in gängigen Formaten (jpeg, png, gif, …) sondern auch typische Office Dokumente (pdf, docx, xlsx, pptx, …). Der Mitarbeiter kann sich so mit wenigen Klicks einen schnellen Überblick über alle Dokumente verschaffen.

 

Darüber hinaus bietet die Vorschauansicht diverse Hilfsmittel:

  • Dokumente können direkt aus der Vorschauansicht gedruckt werden
  • Zoomen und Rotieren der Ansicht
  • PDF Export von Office Dokumenten
  • Anzeige von Dateiinformationen (z.B. EXIF Daten von Fotos)
  • HD Modus zur Anzeige von Bildern in Original Auflösung
  • Umbennen von Dateinamen
  • Selektieren mehrerer Dateien und Download als Zip Datei

Dokumente bearbeiten und Kopien speichern

Dokumente, die in REWOO Scope hinterlegt wurden, können direkt aus der Software bearbeitet werden. Hierfür bieten wir ein entsprechendes WebDAV Plugin an, welches der Mitarbeiter auf seinem Rechner installieren muss. Nach Installation des Plugins erscheint hinter hochgeladenen Dokumenten das Bearbeiten Symbol.
bearbeiten
Klickt der Anwender auf das Symbol öffnet sich die mit der Dateiendung verknüpfte Windows Anwendung und der Mitarbeiter kann das Dokument direkt bearbeiten. Wird das Dokument erneut gespeichert, werden die Änderungen direkt übernommen und die geänderte Datei in REWOO Scope hinterlegt.

So wird vermieden, dass der Mitarbeiter lokale Kopien auf seinem Rechner ablegt und vergisst, die aktualisierten Dokumente hochzuladen. Die in REWOO Scope hinterlegten Dokumente sind damit immer aktuell. Das Suchen nach der richtigen Dokumentenversion wird überflüssig.

Natürlich hat der Anwender zusätzlich die Möglichkeit Dokumente herunterzuladen und als lokale Kopie auf seinem Rechner zu speichern. So haben Sie auch auf Reisen ohne Internetzugang alle Dokumente zur Verfügung.

Immer aktuell und nachvollziehbar

Damit durchgeführte Änderungen an Daten und Dokumenten jederzeit nachvollziehbar sind, bietet REWOO Scope eine integrierte Versionierung. Ändert der Mitarbeiter Daten oder Dokumente auf einem Datenblatt, wird nach dem Speichern eine neue Version des Datenblatts erzeugt.versionsleiste

Über den Versionsschieber an der unteren Bildschirmleiste kann der Mitarbeiter jederzeit zu den Vorgänger Versionen wechseln.

Hierbei werden nicht nur die alten Werte angezeigt, sondern auch von wem die Änderungen wann vorgenommen wurden. So bleibt für jeden Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar, welche Daten sich verändert haben.

Wird ein Dokument verändert und gespeichert, hat der Mitarbeiter sogar die Möglichkeit das ursprüngliche Dokumente anzuzeigen, zu bearbeiten oder herunterzuladen. So gehen keine Änderungen verloren und Originalversionen können mit wenigen Mausklicks wiederhergestellt werden.

Finden statt Suchen

REWOO Scope bietet eine Volltextsuche, die es dem Anwender erlaubt, Daten auf den Datenblättern und auch Dokumente zu durchsuchen. Mit wenigen Mausklicks findet der Anwender so, wonach er gesucht hat, egal wo sich die Information befindet.

Die Suchergebnis-Liste zeigt dem Anwender, ob der Suchtreffer in einem Dokument oder auf einem Datenblatt gefunden wurde. Mit einem Klick auf das Dokumenten Symbol erhält der Anwender direkt eine Vorschau des Dokuments in dem die Suchtreffer farblich hervorgehoben werden.

Nichts geht verloren – Archivierung

Gerade bei Compliance Themen ist eine lückenlose Transparenz wichtig. Um auch noch Jahre später, Vorgänge nachzuvollziehen und entsprechende Nachweise liefern zu können, bietet REWOO Scope eine Archivierungsfunktion für nicht mehr benötigte Dokumente und Daten an. Müssen bei Dokumenten in Papierform nicht mehr benötigte Aktenordner aufwändig und kostenintensiv verstaut und gelagert werden, erledigt REWOO Scope die Archivierung Ihrer Akten schnell und einfach. Die Archivierung kann hierbei sowohl automatisiert, nach vorab definierten Kriterien, als auch manuell durch den Anwender erfolgen.

Auch das Auffinden alter Unterlagen wird Ihnen mit REWOO Scope erleichtert. Es ist nicht notwendig, den Archivbestand zeitaufwendig zu sichten. Daten und Dokumente können einfach über die zentrale Suchfunktion gefunden werden. Das spart Zeit und Nerven.

Fazit

REWOO Scope bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten Dokumente zu verarbeiten und in Ihre Prozesse zu integrieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumentenmanagement Systemen dient REWOO Scope nicht nur als reiner Ablageort für Ihre Dokumente sondern erlaubt Ihnen, Dokumente und Metadaten so zu verknüpfen, dass daraus neue Informationen entstehen, die den Mitarbeiter bei seiner Arbeit unterstützen. Das Dokument als solches steht nicht im Mittelpunkt der Anwendung sondern der Mitarbeiter.
Dadurch lässt sich die Software für zahlreiche Themengebiete, wie z.B. Projektmanagement/-controlling, Sales Enablement, Auftragsmanagement oder Compliance Themen einsetzen.

Im nachfolgenden Video demonstrieren wir Ihnen die im Artikel beschriebenen Funktionen im Umgang mit Dokumenten in REWOO Scope:

Interessieren Sie sich für weitere Funktionen in REWOO Scope? In diesen Blog Artikeln stellen wir Ihnen weitere Features vor:

Gerne zeigen wir Ihnen auch weitere Funktionen unserer Software persönlich. Sprechen Sie uns an. Wir Beraten Sie gerne.

Gregor Samson

Business & Solution Engineer der REWOO Technologies AG

Zuständig für die Beratung und die Umsetzung der Kundenanforderungen in REWOO Scope

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