Kunden und Projekte managen mit REWOO Scope

13. Mai 2015 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel | Produktnews

projektcontrolling_openerIn dem nachfolgenden Artikel möchten wir Ihnen demonstrieren, wie sie in REWOO Scope schnell und einfach ihre Kunden und Projekte verwalten können. Das hierfür verwendete Modell ist hierbei lediglich eine beispielhafte Modellierung und kann beliebig verändert und angepasst werden. Für ein besseres Verständnis ist es vorteilhaft, wenn sie mit dem grundsätzlichen Aufbau und Funktionen von REWOO Scope bereits vertraut sind. Hilfreiche Links hierzu finden sie auch am Ende dieses Artikels.

maßgeschneidert oder doch von der Stange?

Vor der Anschaffung neuer Software steht die Frage nach der Art der Software: soll es eine fertige oder doch lieber ein individuelle Lösung sein?

Fertige Software hat hier in der Regel den Vorteil, dass sie schnell einsatzfähig ist, da sie die Struktur für Prozesse und Informationen bereits mitbringt. Unternehmen müssen sich also im ersten Schritt erstmal nicht mit Prozessen und internen Abläufen auseinandersetzen sondern müssen lediglich prüfen, ob die gewünschte Software die eigenen Anforderungen erfüllt. Dafür bietet Standardsoftware in der Regel wenig Flexibilität und nur geringe Anpassungsmöglichkeiten. 

Dem gegenüber stehen individuelle Software Lösungen, die sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Hierbei ist volle Flexibilität gewährleistet und Prozesse und Informationen lassen sich so abbilden, wie es das Unternehmen benötigt. Ein Nachteil individueller Software ist, dass das Unternehmen entsprechende Vorarbeit einbringen muss. Darüber hinaus muss entschieden werden, welche konkreten Probleme durch die Software gelöst werden sollen.

Eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten: ECM

Mit einem ECM System lassen sich vielfältige Fragen und Problemstellungen lösen. Daher lassen sich die Vorteile eines ECM Systems am besten an konkreten Lösungen demonstrieren.

In unserem heutigen Praxisbeispiel zeigen wir ihnen, wie Sie REWOO Scope dafür nutzen können, ihre Kunden und Projekte zu verwalten. Natürlich können sie nun sagen: „dafür kann ich doch ein einfaches CRM System verwenden.“. Das ist grundsätzlich natürlich korrekt. Warum es dennoch sinnvoll sein kann für solche Aufgaben ein ECM System wir REWOO Scope zu verwenden, erfahren sie in diesem Artikels.

Das nachfolgende Beispiel ist als eine von vielen Möglichkeiten zu verstehen. Da REWOO Scope ihnen die Möglichkeit bietet ihre Problemstellung individuell zu lösen könnte eine fertige Lösung in ihrem  Unternehmen vollkommen anders  aussehen.

Der Kunde steht im MittelpunktKundendatenblatt

Um den Aufbau des Beispiel Modells besser zu verstehen ist ein Blick auf die Struktur hilfreich: Ausgangspunkt für alle weiteren Informationen Ist der Kunde bzw. Interessent. An diesem  werden alle weiteren Daten, wie zb Projekte oder Kontakte angeknüpft. Das Kundendatenblatt stellt dabei eine globale Übersicht über den Kunden und aller mit diesem verknüpften Informationen dar. Hier können neue Kundenkontakte hinterlegt, neue Opportunities angelegt oder wichtige Dokumente abgelegt werden. Neu angelegte Elemente erscheinen als klickbares Element auf dem Datenblatt und sind somit für den Anwender schnell erreichbar. Darüber hinaus kann hier auch der Status des Kunden verändert werden, zB von „Lead“ zu „Kunde“. So haben sie einen schnellen Überblick über alle wichtigen Kundendaten.

DesignViewWährend bei gängigen CRM Systemen die anzeigbaren Informationen in der Regel auf fest vorgegebene Attribute beschränkt sind, haben sie mit REWOO Scope die Möglichkeit das Datenblatt komplett frei zu gestalten. So entscheiden sie, welche Informationen sie wirklich benötigen und bleiben flexibel, denn die Datenblätter lassen sich jederzeit beliebig während des Live Betriebs erweitern. Hierfür steht Ihnen eine Design Ansicht zur Verfügung, mit der Sie die Datenblätter einfach per drag & drop verändern können.

Chancen

Für jeden Kunden hat der Anwender die Möglichkeit Opportunities, d.h. Chancen anzulegen. Aus diesen Chancen werden dann später ggf, Projekte. Eine Opprtunity ist also letzen Endes eine Chance auf ein konkretes Projekt bei einem Kunden.

Auf dem Datenblatt der Opportunity findet der User daher eine zentrale Übersicht über den Status. Hier lässt sich auch festlegen, welcher der beim Kunden hinterlegten Kontaktpersonen als Ansprechpartner für dieses Projekt dient. Darüber hinaus können auch Projektmitarbeiter des Kunden hinterlegt werden. Ein Klick auf den entsprechenden Eintrag führt den Anwender dann direkt auf das Datenblatt der Kontaktperson, wo alle relevanten Kontaktdaten hinterlegt sind.

Um die Chance auf die Umsetzung des Projektes bewerten zu können ist ein Qualifizierungsprozess hinterlegt. Nach festgelegten Kriterien kann hier die Umsetzungwahrscheinlichkeit ermittelt werden. Mit Hilfe dieser Wahrscheinlichkeit kann ein Forecast für den erwarteten Projektumsatz erstellt werden. Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil einer individuellen Lösung gegenüber einer Standardsoftware: welche Kriterien sie für die Bewertung verwenden, können sie selbst entscheiden. Es gibt kein festes Regelwerk, wie eine Chance bewertet wird sondern sie definieren ihre eigenen Standards. Welche Faktoren dann in die Berechnung eines Forecasts mit einfließen bleibt ganz ihnen überlassen. Dank der mächtigen Formelsprache in REWOO Scope bleiben sie flexibel.

was ist hier los?

Damit die zuständigen Anwender auch jeder Zeit über den aktuellen Stand eines Projektes im Bilde sind, können einzelne Aktivitäten erfasst werden. Wichtig Termine oder Telefonate, aber auch Support Aktivitäten lassen sich mit wenigen Klicks erfassen. So bleibt für jeden nachvollziehbar welche Aktivitäten in diesem Projekt zuletzt stattgefunden haben. Bei jeder Aktivität besteht darüber hinaus die Möglichkeit beteiligte Ansprechpartner des  Kunden oder des eigenen Unternehmens zu hinterlegen. So sehen sie zb auf einen Blick, wer an einem Telefonat oder Meeting teilgenommen hat.

Zusätzlich lässt sich ein Follow Up Termin festlegen. Der Anwender wird wenige Tage vor erreichen des Termins über die anstehende Aktivität informiert. Diese Logik lässt sich in REWOO Scope beliebig verändern und somit exakt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wollen Sie den Zeitraum für die Benachrichtigung verändern? Kein Problem – die einfache Formelsprache macht es möglich.

Neben den Aktivitäten haben Sie auch die Möglichkeit beliebige Dokumente für den Kunden oder einzelne Opportunities & Aktivitäten zu hinterlegen. Dadurch stehen diese allen beteiligten Personen zur Verfügung. Dokumente können sowohl in einer integrierten Vorschauansicht betrachtet als auch direkt zur Bearbeitung geöffnet werden. Änderungen werden dann automatisch in REWOO Scope gespeichert. Eine Versionierung stellt sicher, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind und auch alte Dokumentenversionen verfügbar bleiben. Die Vorteile liegen auf der Hand: allen beteiligten steht immer die aktuellste Version zur Verfügung. Das Versenden von Dokumenten per Mail entfällt.

Alles unter Kontrolle – die Übersicht

Portfolio2Als Anwender interessiert Sie natürlich auch eine Gesamtübersicht. Wieviele Opportunities oder Projekte laufen derzeit? Welchen Status besitzen diese? Gerade für das Management ist der Blick auf das Gesamtbild entscheidend, denn er schafft nicht nur Transparenz sondern unterstütz zusätzlich bei Geschäftsentscheidungen.

Um diese Übersicht zu erhalten, stehen Ihnen in REWOO Scope sogenannte Portfolios zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um tabellarische Übersichten über ausgewählte Bereiche. Portfolios können dabei beliebige Informationen eines Datenblattes beinhalten. Ziel ist die Beantwortung bestimmter Fragestellungen, zB. wieviele Projekte laufen derzeit und wie ist deren Status? Oder auch wieviel Potentieller Umsatz steht derzeit in der Opportunity Pipeline?

Die Übersichten können dabei in der Software frei definiert werden, d.h. sie legen selber fest, welche Spalten Sie für die Beantwortung Ihrer Fragestellung benötigen und wie diese angeordnet werden sollen. Einzelne Anwender können sich aus diesen Übersichten eigene Sichten ableiten, indem sie zB Spalten ausfiltern oder die Sortierung ändern. Die geänderten Sichten können dann Anwenderspezifisch gespeichert werden.

Doch damit nicht genug. Innerhalb der Portfolios stehen Ihnen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um die angezeigte Datenmenge zu reduzieren. So lassen sich die Daten zB gruppieren oder Verlaufswerte (zB Umsatz) anzeigen. Sie können also mit wenigen Klicks ihre gezielten Fragen klären. Durch diese Methode ersparen Sie den Mitarbeitern das Erstellen von Reports. Alle eingegebenen Daten stehen sofort in Echtzeit zur Verfügung und sind damit immer aktuell. Veraltete Reports (zB als PDF) gehören damit der Vergangenheit an.

Und warum?

CRM Funktionalität muss nicht zwingend mit einer Spezial CRM-Software abgebildet werden. Ein ECM System bietet Ihnen viele Vorteile, da es nicht nur auf ein Thema fokussiert ist. Seien es enthaltene Funktionen, wie Dokumentenmanagement oder auch die Möglichkeit Reports zu erstellen – viele dieser Funktionen gehen über das hinaus was herkömmliche CRM-Systeme ohne zusätzliche Erweiterungen bieten.

Es gibt jedoch noch einen weiteren entscheidenden Faktor: Das System kann mit weiteren Themen erweitert werden, die nicht zwingend in Zusammenhang mit der CRM Funktionalität stehen müssen. So lassen sich völlig neue oder andere Anforderungen, wie zB Urlaubsverwaltung, Changemanagement oder Reisekostenverwaltung, im gleichen System abbilden. Sie ersparen sich somit den Kauf von diverser Spezialsoftware sondern bilden die verschiedenen Bedürfnisse Ihres Unternehmens in einer Software ab. Das spart nicht nur Geld sondern erleichtert auch den Mitarbeitern den Umgang, denn das Einarbeiten in immer wieder neu angeschaffte Software entfällt.

Sind Sie neugierig geworden auf die Möglichkeiten, die Ihnen ein ECM System wie REWOO Scope bieten kann? Dann nehmen Sie doch mit uns Kontakt auf. Unsere Berater helfen Ihnen gerne weiter und zeigen Ihnen die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten für Ihr Unternehmen.

Weitere Informationen zu REWOO Scope finden Sie auch in nachfolgenden Artikeln:

Dokumentenverwaltung mit REWOO Scope

operative Kennzahlen in REWOO Scope

Versionierung in REWOO Scope

 

 

 

 

 

 

 

Gregor Samson

Business & Solution Engineer der REWOO Technologies AG

Zuständig für die Beratung und die Umsetzung der Kundenanforderungen in REWOO Scope

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