Lückenloses Records-Management: Das muss ihr ECM können

10. Februar 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel

Je mehr Kommunikationswege in einem Unternehmen verwendet werden, desto größer ist die Gefahr, dass Dokumente vom Records-Management nicht erfasst werden. Deshalb muss der Informations- und Dokumentenfluss eines Unternehmens möglichst in einem System gebündelt werden. Damit das bestmöglich gelingt, müssen Enterprise-Content-Management-Systeme bestimmte Merkmale erfüllen. Finden sie heraus, worauf sie bei der Wahl eines ECM-Systems achten müssen, damit auch ihr Records-Management lückenlos ist.

Zu viele Kommunikationswege

archiv

Heutzutage existiert eine ganzer Berg von Möglichkeiten, digitale Dokumente und Informationen mit anderen zu teilen. Unter anderem Emails (immer noch ungeschlagen an erster Stelle), USB-Sticks, Cloud-Storage-Lösungen wie Dropbox, Google Drive, Instant-Messaging-Dienste wie Skype, iMessage oder WhatsApp, in manchen Fällen sogar Social-Media-Kanäle wie Facebook, etc. Die Palette an Möglichkeiten nimmt kaum ein Ende. Alle haben ihre Vor- und Nachteile. Alle ihre persönlichen Befürworter.

Auch in Unternehmen wird erstaunlich häufig auf ganz unterschiedliche Kommunikationskanäle zurückgegriffen, oft aus Gründen der Bequemlichkeit. Dabei ist es nicht selten, dass jeder Mitarbeiter sein bevorzugtes Tool verwendet. Während es innerhalb eines Unternehmens noch relativ leicht ist, einen einheitlichen Dokumentenfluss durch den Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems zu gewährleisten, gestaltet sich die zentrale Verwaltung von Dokumenten häufig viel schwieriger im Kontakt mit externen Beteiligten wie Kunden, anderen Abteilungen oder Unternehmen.

Diese Uneinheitlichkeit des Dokumenten- und Informationsflusses birgt in sich selbst schon genügend Probleme für ein Unternehmen. Aus der Sicht des Records-Managements ist diese Vielzahl an genutzten Kommunikationswegen aber schnell ein echter Grund zur Sorge.

Die Probleme fürs Records-Management

Wichtige Dokumente wie Verträge, Rechnungen, u.a. haben oft eine gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist. Records-Management, das automatische Verwalten der Speicherung, Archivierung und kontrollierten Löschung dieser Dokumente, ist heutzutage ein grundlegender Bestandteil der meisten ECM-Systeme.

Allerdings greift das natürlich nur für die Dokumente und Informationen, die über das ECM-System und die darin integrierten Kanäle abgedeckt sind. Kommunikation, die nicht zentral stattfindet, ist nicht nur nicht zentral verfügbar, sondern bleibt auch total unberührt vom Records-Management. Die gesetzeskonforme Aufbewahrung und kontrollierte Vernichtung von Daten und Dokumenten ist dann aber nicht gewährleistet.

Was passiert zum Beispiel mit den Dokumenten, die auf dem privaten Emailkonto statt im Mitarbeiteraccount liegen (eine überraschend häufige Alltagspraxis in vielen Unternehmen)? Oder was passiert mit den Dateien auf Dropbox, die ein Mitarbeiter dort hochgeladen hat, weil sie zu groß waren, um sie an eine E-Mail zu hängen? Dort hat ein ECM weder Zugriff noch Einsicht auf die vorhandenen Daten. Sie befinden sich außerhalb dessen Einflussbereichs und existieren häufig sogar ohne dass andere Beteiligte davon wissen. Records-Management bleibt an dieser Stelle völlig aus.

Die Herausforderungen an ein ECM-System

Um Fälle wie diese zu vermeiden, ist es notwendig, dass das ECM-System möglichst ausschließlich und flächendeckend eingesetzt wird. Dabei reicht es allerdings noch nicht, wenn das unternehmensintern geschieht, sondern muss auch im Kontakt mit externen Beteiligten wie Kunden, anderen Abteilungen und Firmen umgesetzt werden. Das ECM-System muss zum geeigneten bzw. geeignetsten Tool für den Dokumenten- und Informationsfluss jeglicher Art werden. Dafür ist es auch notwendig, dass die für das Unternehmen gängigen und wichtigen Kommunikationswege in das System integriert werden können, damit diese nicht vom Records-Management unberührt bleiben.

Folgende Merkmale sollte ein ECM erfüllen:

Um den flächendeckenden, unternehmensübergreifenden Einsatz eines ECM-Systems zu gewährleisten und damit lückenloses Records-Management zu ermöglichen, muss ein ECM-System die folgenden Merkmale erfüllen:

  • web-basierende Benutzeroberfläche
    Möchte man möglichst viele Nutzer (intern wie extern) an ein System anbieten, muss die Hürde zur Nutzung so niedrig wie möglich hängen. Besonders bei externen Beteiligten ist es deshalb notwendig, dass keine zusätzliche Software installiert werden muss. Web-basierende ECMs bieten sich deshalb an, weil sie unabhängig von Plattform und Betriebssystem funktionieren und normalerweise keinen Einrichtungsaufwand beim Nutzer fordern. Damit erreicht man die größtmögliche Kompatibilität mit kleinstmöglichem Aufwand beim Nutzer.
  • intuitive und einfache Benutzeroberfläche
    Eine einfache, simple Bedienung ist dabei genauso wichtig. Möchte man möglichst viele Nutzergruppen (intern wie extern) an ein System anbinden, ist es wichtig, dass möglichst keine Einarbeitung nötig ist, um sich im System zurechtzufinden. Komplizierte Benutzeroberflächen mit einem Überangebot an Menüs und Funktionen können leicht verwirren. Bei der Auswahl eines ECMs sollte deshalb auf eine leichte Benutzerführung und einfache Bedienung geachtet werden, die selbst für weniger technikaffine Nutzer intuitiv ist. Die Verwendung sollte schnell, unkompliziert und komfortabel sein.
  • integrierte Dokumentenvorschau und Bearbeitung
    Damit keine zusätzlichen Tools verwendet werden müssen und damit Informations- und Dokumentenfluss weitgehend zentral stattfinden, müssen sämtliche Grundaktivitäten im ECM-System durchgeführt werden können. Dokumente sollten nicht nur alle in einem System gespeichert werden, sondern auch gleich dort für alle Beteiligte anschaubar und bearbeitbar sein, ohne sie zuvor irgendwo anders speichern zu müssen. Eine integrierte Dokumentenansicht aller wichtigen Dateitypen und Bearbeitung aus dem System heraus ist deshalb zwingend erforderlich.
  • Integrierung des Emailverkehrs
    Von allen genannten Kommunikationswegen ist der Email-Kontakt der, der am wenigsten wegzudenken ist. Auch wenn wir die frühestmögliche Anbindung externer Beteiligter an das eigene System propagieren, ist dies in den meisten Fällen nur nach vorangehendem Emailkontakt nötig. Darüber hinaus findet ein Großteil des Informationsaustausches heutzutage per Email statt, so dass dieser Kanal nicht einfach ignoriert werden kann. Damit Records-Management auch den Email-Verkehr revisionssicher speichert, archiviert und kontrolliert gelöscht werden kann, ist es notwendig, dass dieser in das ECM integriert werden kann.
  • Smartphone- und Tablet-kompatibel
    Das ECM-System sollte nicht nur von überall aus über das Internet verfügbar sein, sondern auch kompatibel mit den gängigsten mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets. Ist dies nicht gewährleistet, ist es wahrscheinlich, dass hier und dort auf Instant Messaging oder Cloud-Storage-Lösungen zurückgegriffen wird, um schnell mal ein Dokument weiterzuleiten. Das ECM sollte deshalb ein App für Android und iOS besitzen oder aber über einen Webzugang verfügen, der für mobile Browser optimiert ist.

Fazit

Damit das Records-Management eines Unternehmens wirklich lückenlos stattfinden kann, muss ein ECM-System verschiedene Merkmale erfüllen, vor allem in Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit, der mobilen Verfügbarkeit und der Integration wichtiger Kommunikationswege. Das hilft aber alles nichts, wenn das ECM letztlich nicht auch von allen Beteiligten umfassend eingesetzt wird.

Egal wie sehr ein ECM-System lückenloses Records-Management begünstigt, der Mensch ist laut Freytag bekannterweise ein Gewohnheitstier, der sich nur schwer von seinen bekannten und bevorzugten Wegen trennt. Ein ständiges Ermutigen der Mitarbeiter und Kollegen zum ausschließlichen Einsatz der vom Records-Management unterstützten Kommunikationswege ist hier nicht weniger essentiell für eine erfolgreiche, lückenlose und gesetzeskonforme Dokumentenaufbewahrung.

Benjamin Schäfer

Benjamin Schäfer

Leidenschaftlicher Kaffee-Trinker und Software-Tester bei REWOO Technologies AG

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