Laut einer Studie von Harris Interactive verlieren 83% aller Büroangestellten täglich Zeit an den Folgen verschiedener oder veralteter Dokumentenversionen.[1]

Langes Suchen, Arbeiten mit einer alten Version usw.

Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kommt es zwangsläufig zu mehreren Dateiversionen. Besonders wenn die Datei nicht zentral gespeichert ist, sondern per E-Mail oder USB-Stick mit anderen geteilt wird, verliert man sehr schnell den Überblick, was genau die aktuellste Version ist. 57% aller Befragten berichteten, dass sie oft wegen der Suche nach der aktuellsten Dokumentenversion unnötig Zeit am Arbeitsplatz vergeuden.

Machen mehrere Personen unabhängig voneinander Änderungen an eigenen Kopien eines Hauptdokuments, raubt das zusätzlich kostbare und teure Arbeitszeit. 56% der befragten Büroangestellten sind häufig damit beschäftigt, verschiedene Veränderungen wieder in einem Dokument zusammenzubringen.

Fast jeder Zweite gab an, hin und wieder unwissentlich mit einer veralteten Version eines Dokuments gearbeitet zu haben bzw. eine veraltete Version an den Chef, einen Mitarbeiter oder Kunden verschickt zu haben. (mehr …)

Was bringt CMIS?

23. April 2014 | Erstellt von Dirk Weber in Fachartikel - (2 Kommentare)

Mit dem CMIS-Standard („Content Management Interoperability Services“) wurde bereits 2010 von Branchengiganten wie Microsoft, IBM und Oracle ein Standard vorangetrieben, um den Zugriff auf ECM-Systeme zu vereinheitlichen. Inzwischen sind knapp vier Jahre und eine weitere Version von CMIS ins Land gezogen und es stellt sich die Frage: wie wichtig ist dieser mit großen Vorschlusslorbeeren bedachte Standard im Jahre 2014, vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, die eventuell sogar gerade das für sie passende ECM-System aussuchen?

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So ziemlich jeder Webseiten- oder Blog-Betreiber nutzt Tools zur Erfassung von Webseiten Besuchern und den dazugehörigen Statistiken. Zahlreiche Tools stehen hier zur Auswahl. Der wohl bekannteste Vertreter dieser Art dürfte das Google Tool Analytics sein. Das Tool erfreut sich großer Beliebtheit, da es zum einen kostenlos einsetzbar ist und sich zum anderen optimal mit weiteren Google Diensten (wie z.B. Google Adwords) verknüpfen lässt.

Bei der Nutzung derartiger Tools ist in Deutschland eine entsprechende Datenschutzerklärung unerlässlich, die auf die Sammlung der Besucherdaten hinweist. (mehr …)

Im ersten Teil dieser Artikel-Serie haben wir Ihnen bereits einige Probleme in Zusammenhang mit Cloud-Lösungen geschildert. Erfahren Sie in diesem Teil mehr über die möglichen Problemstellungen und wie Sie die Risiken in Ihrem Unternehmen minimieren können.

Sicherheitslücken im Dienst

offenes schlossWeil Menschen Fehler machen, gibt es auch keine gänzlich fehlerfreie Software. In manchen Fällen können Softwarefehler allerdings zu ernstzunehmenden Sicherheitslücken führen. Im Fall von Skype – obwohl kein File-Sharing-Cloud-Dienst im engeren Sinne – kam es zum Beispiel vor, dass private Nachrichten an falsche Empfänger gesendet wurden. Bereits hier kann das unangenehme Folgen haben. Stellt man sich denselben Fehler allerdings innerhalb eines Cloud-Dienstes vor, wo es eventuell um noch vertraulichere Daten und interne Firmendokumente geht, sind die Auswirkungen umso katastrophaler. (mehr …)

Ein Enterprise Content Management System dient dazu, Informationen und Dokumente eines Unternehmens zu sammeln und allen Anwendern zentral zur Verfügung zu stellen. Hierfür ist es erforderlich, dass das System optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten wird.

Aus diesem Grund stellt die Einführung eines ECM Systems häufig eine große Herausforderung dar, die sich oft nur mit sehr hohem Beratungsaufwand abbilden lässt. Wer schon mal eine frisch installierte Sharepoint Instanz administriert hat weiß, wie komplex es ist, das System auf die einzelnen Anwendungsszenarien anzupassen. Die reine Installation ist hierbei nur der Anfang. Die eigentliche Arbeit steckt in der Konfiguration, um das System genau an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen.

REWOO Scope geht hier einen anderen Weg. Das System lässt sich mit einfachen Mitteln zu einem komplexen System ausbauen, welches genau die Bedürfnisse des Unternehmens abbildet. Hierfür sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Das nachfolgende Video zeigt den Aufbau eines simplen Auftragsmanagement Systems mit REWOO Scope.

Nach Klärung der Anforderungen kann das System mittels seines einfachen Interfaces schnell und einfach modelliert werden. Hierbei stehen diverse Hilfsmittel zur Verfügung, die es erlauben, eigene Workflows  abzubilden und die Informationen den Anwendern aufbereitet zur Verfügung zu stellen. (mehr …)