REWOO Scope in der Praxis: Reisekosten erfassen und verwalten

30. Juli 2015 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel | Produktnews

geldIn dieser neuen Artikelreihe möchten wir Ihnen einen Einblick geben, welche Themen Sie mit unserer ECM-Software REWOO Scope abbilden können und wie bestimmte Fragestellungen gelöst werden können. Jeder Artikel befasst sich dabei mit einem eigenständigen Themenfeld und beleuchtet dieses bis hin zur fertigen Modellierung. Der erste Artikel der neuen Serie beschäftigt sich mit dem Thema Reisekosten und gibt einen Überblick, wie eine mögliche Lösung zur Erfassung und Verwaltung von Reisekosten in REWOO Scope aussehen kann. 

Bevor wir in das eigentliche Thema einsteigen, möchte ich vorab noch darauf hinweisen, dass alle gezeigten Lösungen keine Musterlösungen darstellen, sondern lediglich als Best-Practice Beispiele zu verstehen sind. Da sich Probleme und Fragestellungen mit REWOO Scope in vielfältiger Art und Weise lösen lassen, gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Art der Modellierung richtet sich vielmehr nach den genauen Anforderungen und den Verknüpfungen mit anderen Themenfeldern. Da wir im Rahmen der einzelnen Artikel auch auf die technischen Gegebenheiten der Modellierung eingehen, richtet sich diese Artikelserie primär an Modellierer und Anwender von REWOO Scope. Natürlich können aber auch Nicht-Anwender und Interessierte hier einen Einblick erhalten, was mit REWOO Scope alles möglich ist.
Wie immer freuen wir uns über Ihre persönlichen Erfahrungen, Anregungen oder Fragen. Und nun: viel Spaß mit REWOO Scope in der Praxis.

Typ- und Feldnamen werden der Übersichtlichkeit wegen im nachfolgenden Text kursiv dargestellt. Da Felder auf dem Datenblatt so dargestellt werden, wie sie benannt wurden, können Feldnamen auch Leerzeichen beinhalten. In der Regel werden Felder, deren Namen auf dem Datenblatt sichtbar sind, voll ausgeschrieben. Felder die nur für Berechnungen im Hintergrund benötigt werden oder deren Namen auf dem Datenblatt nicht sichtbar sind (z.B. weil sie in einer Matrix liegen), werden i.d.R. abgekürzt oder zusammengeschrieben, z.B DatumAbfahrt oder UhrzeitAbfahrt. Dieses Namensschema ist nicht zwingend vorgeschrieben, so dass der Modellierer hier auch ein eigenes Schema verwenden kann.

Zu Beginn: die Problemstellung

Als erstes möchte Ich Ihnen einen kurzen Überblick geben, welches Thema wir in dem nachfolgend erläuterten Modell darstellen und welche Funktionalitäten sich darin verbergen. Wie bereits erwähnt dreht sich in diesem Artikel alles um das Thema Reisekosten. Reisekosten gibt es in jedem Unternehmen unabhängig von seiner Größe. Ob Kundentermine vor Ort, Messebesuche oder Einsätze von Servicepersonal beim Kunden vor Ort: in der Regel müssen die Mitarbeiter die Kosten der Reise in Form einer Reisekostenabrechnung darlegen und der Buchhaltung übermitteln. In der Reisekostenabrechnung werden dann basierend auf den gesetzlich vorgegebenen Spesensätzen, die entsprechenden Posten für An- und Abreise, Übernachtungen, Verpflegung und sonstigen Ausgaben angegeben.
Das papierlose Büro ist inzwischen keine Illusion mehr, deshalb ist es natürlich von Vorteil, diese Abrechnung über ein Tool bereitzustellen. Das wohl am häufigsten eingesetzte Tool dürfte wohl Microsoft Excel sein. Die Möglichkeiten hierbei sind jedoch begrenzt und haben deutliche Nachteile gegenüber Datenbank gestützten Systemen (siehe auch Artikel Das Excel Office). Mit REWOO Scope wird nicht nur das Erstellen von Reisekostenanträgen vereinfacht, es können auch anschließende Prozesse (z.B. die Freigabe, die Weitergabe der Kosten an Kunden etc) angestoßen werden. Die nachfolgende Beispiellösung kann auch einfach in bestehende REWOO Scope Systeme übernommen und mit wenig Aufwand angebunden werden.  Folgende Funktionalitäten werden dabei abgedeckt:

  • Anlegen eines neuen Reisekostenantrags
  • Ausfüllen der einzelnen Teilbereiche (z.B. Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung)
  • automatische Berechnungen basierend auf den aktuell gesetzlich vorgegebenen Spesensätzen
  • Hinterlegen von Dokumenten (z.B. Quittungen, Rechnungen etc.)
  • Freigabe durch den Antragssteller und den Genehmigungsbefugten
  • Einbindung von Kunden und/oder Projekten (sofern bereits vorhanden)
  • Export des Reisekostenantrags als Word-Dokument

In diesem Beispiel gehen wir ausschließlich auf das Thema Reisekosten ein. Richtig sinnvoll wird das Thema und die Funktion aber natürlich dann, wenn man es in bestehende Strukturen eines REWOO Scope Modells einbindet. Beispielsweise eine Verknüpfung auf die eigene Mitarbeiter Seite, um z.B. eine Liste der eigenen Reisekostenanträge anzuzeigen oder das Einbinden von  vorhandenen Kunden im System, um diesen direkt Reisekosten zuzuordnen. Die hier beschriebene Lösung kann Ihr System also sinnvoll ergänzen. Im Folgenden werde ich daher für die Lösung das Wort Modul verwenden.

Die Grundstruktur

Struktur2Struktur1Damit sich das Modul für die Reisekosten in bestehende REWOO Scope Modelle einbinden lässt, ist es sinnvoll, dass Modul möglichst kompakt zu organisieren und so die Schnittstellen gering zu halten. Wir verwenden daher ein eigenes TLE Reisekosten„, unter dem die einzelnen Reisekostenanträge angeordnet werden. Der Übersichtlichkeit wegen wird das TLE als Prozesstyp definiert und erscheint dann beim Anlegen im oberen Teil des Rings in blauer Farbe. Der einzelne Antrag besteht  jeweils aus einem Aspekt für die Basisinformationen und einem Kind-Knoten mit den Details des Antrags. Diese Aufteilung ist nicht zwingend erforderlich, hilft aber, die Menge an Informationen zu strukturieren und lesbarer zu machen.

AspektDatenblatt

Aspekt-Datenblatt: Die Antragsübersicht

AntragDetails

Kindknoten: Die Antragsdetails

Anhand des Aufbaus wird klar, dass es für den Aspekt-Typ reisekostenantrag zwei Layouts geben muss: Eins für den Aspekt und eins für den Kindknoten. Nun gilt es, sich zu entscheiden, welche Informationen auf den jeweiligen Layouts bzw. Datenblättern dargestellt werden soll. In diesem Beispiel nutzen wir den Aspekt für eine Übersicht der Basisinformationen, wie z.B. Anreise- und Abreisedatum, Reisezweck und Kostenübersicht. Außerdem soll der Antragssteller und der Genehmigungsbefugte den Antrag auf dem Aspekt signieren.

Auf dem Kindknoten sollen die Details des Antrags dargestellt werden, d.h. die einzelnen Angaben für die Kategorien Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Nebenkosten.

Die Details der einzelnen Layouts schauen wir uns in den nachfolgenden Abschnitten etwas genauer an. An dieser Stelle jedoch auch nochmal der Hinweis: die angezeigten Daten können natürlich beliebig verändert werden, d.h. Sie entscheiden, welche Informationen Sie auf den einzelnen Datenblättern sehen möchten.

Im Detail: Der Antrag

LayoutAspektDas Datenblatt (der Aspekt) des Antrags gliedert sich in zwei Abschnitte: Im oberen Bereich werden die Basisinformationen, wie Name des Antragsstellers, An- und Abreisedatum sowie der Zweck der Reise angegeben. Im unteren Teil werden dann die Kosten, die auf dem Kindknoten (Antragsdetails) ermittelt wurden noch einmal zusammengefasst dargestellt, so dass sowohl der Antragssteller als auch der Genehmigungsbefugte den Antrag schnell prüfen und unterschreiben kann.
Der Name des Antragsstellers wird hier als Freitextfeld angegeben. Grundsätzlich wäre es aber auch denkbar diesen automatisch zu ermitteln. Hierfür ist jedoch die Abbildung der Firmenstruktur mit den jeweiligen Mitarbeitern in REWOO Scope erforderlich. Der Einfachheit halber haben wir in diesem Beispiel darauf verzichtet. Eine Verknüpfung ist aber ohne weiteres über eine Beziehung möglich, die dann mit dem Formelwort ROLESIF abgefragt wird.

Die Informationen über den Zeitraum der Reise haben wir in einem Matrix-Feld Zeitraum der Reise gruppiert. Durch die Gruppierung in einer Matrix lassen sich zusammengehörige Informationen gut vom Rest der Informationen auf einem Datenblatt abheben.
Eine Besonderheit bei den Reisedaten gibt es bei der Abfahrts- bzw. Ankunftszeit: Derzeit gibt es in REWOO Scope kein Uhrzeit Feld. Aus diesem Grund benötigen wir für die Eingabe jeweils ein Zahlenfeld für die Stunden und eins für die Minuten. Für Abfahrt und Rückkehr ergibt das also vier Felder, die wie folgt benannt werden: StdAbfahrt, StdRückkehr, MinAbfahrt und MinRückkehr. Um mit den eingetragenen Werten später Berechnungen durchführen zu können, müssen diese in das Dezimalsystem umgewandelt werden. Aus 15:30 soll also 15,5 werden. Um die Minuten in den entsprechenden Dezimalwert umzuwandeln verwendet man die Formel Minuten/60. In REWOO Scope sieht das für die Abfahrt dann so aus: @StdAbfahrt + (@MinAbfahrt / 60). Das Ergebnis (d.h. die Formel) speichern wir dann in dem Hilfsfeld UhrzeitAbfahrt. Für die Rückkehr ist die Formel entsprechend @StdRückkehr + (@MinRückkehr / 60). Diese wird im den Hilfsfeld UhrzeitRückkehr hinterlegt. Mit den beiden Hilfsfeldern können in den nachfolgenden Formeln dann dir Berechnungen für die Spesensätze durchgeführt werden. Dazu später mehr.

Sollten Sie bereits ein REWOO Scope System im Einsatz haben, welches Kundendaten beinhaltet, haben Sie die Möglichkeit, den Kunden direkt mit der Reisekostenabrechnung zu verknüpfen. Hierfür ist der Button Kunde wählen vorgesehen, der eine Beziehung zu einem vorhandenen Kundendatenblatt zieht.  Das Feld Kunde stellt dann den Namen des Kunden als ElementLink dar und erlaubt eine Navigation zu dem entsprechenden Datenblatt.

In einer weiteren Matrix werden die Kosten für die einzelnen Teilbereiche, wie Übernachtung oder Fahrtkosten, aufgelistet, um am Ende den Auszahlungsbetrag zu ermitteln. Die Summen der einzelnen Teilbereiche werden jeweils mit der Formel SUM (CHILDREN) berechnet. Durch diese Formel greifen wir auf das gleiche Feld der Kindknoten zu. Hierbei ist es wichtig, dass diese Formel nicht als Standardformel hinterlegt wird, da wir die gleichen Felder auch auf dem Kinknoten verwenden, auf diesen jedoch eine andere Formel benötigen. Die Formel wird also direkt in der Skizze des Aspekts hinterlegt. Die Gesamtkosten aller Teilbereiche werden in dem Feld Gesamtkosten  mit der Formel SUM ( @FahrtkostenGesamt ; @Verpflegungsaufwand gesamt ; @NebenkostenGesamt ; @ÜbernachtungskostenGesamt ) summiert.

Zusätzlich geben wir dem Anwender die Möglichkeit, seine Belege für weitere Ausgaben als Datei direkt auf dem Antrag zu hinterlegen. Hierfür legen wir ein FileLinks-Feld Dokumente & Belege an.
Für die Signaturfelder am Ende des Datenblattes lässt sich festlegen, welche Felder bei einer Änderung die Unterschrift ungültig werden lassen. Hier können die bestehenden Felder nach Belieben ausgewählt werden. In diesem Beispiel verwenden wir hierfür die Felder für die Reisedaten sowie alle Felder, die mit den Kosten zu tun haben.

Berechnungen nach gesetzlichen Vorgaben

Für eine Reisekostenabrechnung gibt es gesetzliche Vorgaben, die die Höhe der Spesen abhängig von der Reisedauer festlegen. Für dieses Modul sind dabei folgende Informationen relevant:

  • bei mehrtägigen Reisen werden An- & Abreisetage jeweils mit € 12,- vergütet, unabhängig von der Dauer
  • eintägige Reisen mit einer Dauer > 8 Stunden werden ebenfalls mit € 12,- vergütet
  • ganztägige Abwesenheiten (bei mehrtägigen Reisen) werden mit € 24,- vergütet

Nun gilt es, diese Regeln in REWOO Scope mit Hilfe der Formelsprache umzusetzen und die entsprechenden Berechnungen durchzuführen. Wir beginnen damit zu ermitteln, wie viele ganztägige Abwesenheitstage es gibt. Hierfür benötigen wir eine Prüfung,  ob eine Reise länger als einen Tag gedauert hat. Dies ist relativ simpel, da sich diese Information aus dem An- und Abreisedatum ermitteln lässt. Sind die Tage unterschiedlich, hat also eine mehrtägige Reise stattgefunden. In der Formelsprache ausgedrückt bedeutet dies: @DatumRückkehr > @DatumAbfahrt. Da wir diese Information lediglich als Bedingung benötigen, brauch dieser Vergleich nicht im einem separaten Feld durchgeführt werden. Stattdessen legen wir ein Hilfsfeld anzahl ganze tage an. Wie der Name schon sagt, ermitteln wir in diesem Feld die Anzahl der ganzen Tage bei mehrtägigen Reisen. Die Formel hierfür lautet =SUMIF ((DAY (@DatumRückkehr - @DatumAbfahrt) - 1) / 1day | @DatumRückkehr > @DatumAbfahrt). Mit dem Formelwort DAY ermitteln wir die Anzahl der Tage eines Datums. In diesem Fall ist es die Differenz der Tage zwischen Rückkehr und Abfahrt Datum. Von der Differenz ziehen wir 1 Tag ab, da bei einer zweitägigen Reise keine ganzen Tage anfallen können. Jeder Tag ist ein An- bzw. Abreisetag und fällt damit bereits unter die € 12,- Vergütung. Das Ergebnis teilen wir durch 1day, um die Einheit „day“ zu entfernen, die automatisch hinzugefügt wird, wenn das Formelwort DAY verwendet wird. Damit die Berechnung nur durchgeführt wird, wenn die Reise wirklich mehrtägig ist, verwenden wir im Bedingungsteil die oben schon beschriebene Bedingung. Eine Reise, die z.B. vom 15.06. bis zum 17.06. stattgefunden hat, liefert als Ergebnis 1 zurück (17-15-1). Nun wissen wir, wie viele Tage mit € 24,- zu vergüten sind.

Nach dem gleichen Schema wollen wir nun ermitteln, welche Tage mit jeweils € 12,- vergütet werden müssen. Hierfür schauen wir uns zunächst die Vorgabe für An- und Abreisetage an. Diese Option trifft immer genau dann zu, wenn wir eine mehrtägige Reise haben, d.h. bei einer mehrtägigen Reise werden immer 2 Tage mit jeweils € 12,- angesetzt. Dies lässt sich in der Formelsprache recht simpel ausdrücken: =SUMIF (2 | @DatumRückkehr > @DatumAbfahrt). Die Formel wird in dem Hilfsfeld anreise-abreisetage gespeichert. Als letztes bleiben noch die Tage zu ermitteln, die bei eintägigen Reisen länger als 8 Std. gedauert haben. Hier kommt nun nicht nur das Datum sondern auch die Uhrzeit der An- und Abreise ins Spiel.  Hierfür legen wir erneut ein Hilfsfeld relevante stunden an. In diesem wollen wir nun ermitteln, ob eine Reise länger als 8 Stunden gedauert hat und dies nur dann, wenn die Reise nur einen Tag gedauert hat. Es gibt also zwei Bedingungen, die geprüft werden müssen. Die Prüfung, ob die Dauer mindestens 8 Stunden war kann über die Bedingung @UhrzeitRückkehr - @UhrzeitAbfahrt >= 8 geprüft werden. Wir ermitteln also die Differenz der Stunden von Rückkehr und Ankunft und prüfen, ob diese größer oder gleich 8 Stunden ist. Die zweite Bedingung ist eine Abwandlung der oben genannten Bedingung für die Ermittlung der mehrtägigen Reise: @DatumAbfahrt = @DatumRückkehr. Die Bedingung ist also wahr, wenn Abfahrt und Rückkerh am gleichen Tag erfolgt sind. Beide Bedingungen sollen wahr sein, damit der Mitarbeiter einen Anspruch auf eine Vergütung über € 12,- für seine Reise geltend machen kann. Die finale Formel lautet also =SUMIF ( 1 | AND (@UhrzeitRückkehr - @UhrzeitAbfahrt >= 8;@DatumAbfahrt = @DatumRückkehr)). Treffen beide Bedingungen zu, wird in das Hilfsfeld relevante stunden der Wert 1 geschrieben.

Antragdetails

AntragDetailsBevor wir die oben berechneten Werte nun für weitere Berechnungen nutzen können, gilt es sich dem Kindknoten, d.h. den Angebotsdetails zu widmen. Auf dem Detail Datenblatt stellen wir für die einzelnen Teilbereiche die Kosten dar und geben dem Anwender die Möglichkeit weitere Kosten zu hinterlegen. Darüber hinaus wollen wir die Ermittlung der Beträge so transparent und verständlich wie möglich machen. Hierfür legen wir für jeden Teilbereich ein String-Feld an, welches entsprechende Informationen zu den einzelnen Bereichen enthält, z.B. die Informationen über die gesetzlichen Verpflegungspauschalen oder die Pauschalen für Übernachtungen. So kann der Anwender nachvollziehen, wie die einzelnen Posten berechnet werden.

LayoutKindknotenFür die einzelnen Kostenblöcke verwenden wir wieder Matrix-Felder, um einen inhaltlichen Zusammenhang herzustellen und die gesamte Ansicht etwas übersichtlicher zu gestalten. Für die Nebenkosten gibt es jedoch eine Ausnahme. Hier verwenden wir keine Matrix sondern ein Tabellen-Element. Der Grund dafür ist simpel: wir wissen nicht, wie viele Posten an Nebenkosten der Anwender eintragen möchte. Eine Tabelle bildet genau dieses Verhalten ab. Der Anwender kann im Bearbeiten-Modus dann beliebig viele weitere Zeilen hinzufügen. Im Gegensatz zu einer Matrix, bei der für jede Zeile die Felder angegeben werden müssen, werden bei Tabellen nur Felder für die jeweiligen Spalten definiert. Jede neue Zeile nutzt dann diese Felder für die entsprechenden Werte. Eine Tabelle ist also perfekt für dynamische Inhalte geeignet, bei denen nicht vorhergesehen werden kann, wie viele Werte denn überhaupt eingegeben werden. Die Gesamtkosten der Nebenkosten werden dann in einem nebenstehendem Feld mit einer Formel ermittelt: =SUM ( @Betrag ) + 0€. Wir summieren also alle Felder in der Spalte Betrag und addieren am Ende noch 0 € dazu, um die Euro Währung mit dem € Symbol hinzuzufügen (falls der Anwender dieses im Betragsfeld nicht eingegeben hat).

Bei den Kosten für die Verpflegungsmehraufwände greifen wir nun auf die vorab angelegten Hilfsfelder zur Berechnung der verschiedenen Spesensätze zu. Die in den Hilfsfeldern ermittelten Werte werden dabei mit den jeweiligen Spesensätzen multipliziert und daraus die Gesamtsumme gebildet. Die dafür notwendige Formel sieht wie folgt aus: =(@anzahl ganze tage * 24€) + (SUM (@anreise-abreisetage;@relevante stunden) * 12€). Diese Formel speichern wir im Feld Verpflegungsaufwand ab.
Von dieser Summe müssen noch die sogenannten Sachbezugswerte abgezogen werden. Hierbei handelt es sich um Pauschalen für unentgeltlich bereitgestelltes Essen während der Reise. Hierfür gibt es zwei gesetzlich vorgegebene Pauschalen:

  • € 4,80 für jedes Frühstück
  • € 9,60 für jedes Mittag-/Abendessen

Um die abzuziehenden Sachbezugswerte zu ermitteln, legen wir zwei Eingabefelder fest, in die der Antragssteller die Anzahl der (unentgeltlichen) Mahlzeiten eintragen kann. Die Summe speichern wir dann in einem separaten Feld Sachbezugswert gesamt.  Die Formel hierfür lautet: =(@frühstück * 4.8€) + (@mittag * 9.6€). Diesen Wert ziehen wir nun von dem Feld Verpflegungsaufwand ab und ermitteln so den Gesamtbetrag für den Teilbereich Verpflegung.  Hierfür nutzen wir wieder das bereits auf dem Aspekt genutzte Feld Verpflegungsaufwand gesamt. Hier hinterlegen wir die Formel =@Verpflegungsaufwand - @Sachbezugswert gesamt. Hier wird nun auch klar warum wir auf dem Aspekt die Formel für dieses Feld nicht als Standardformel hinterlegt haben, sondern diese direkt auf der Skizze hinterlegt haben. Auf diese Weise lässt sich sowohl auf dem Aspekt, als auch auf dem Kindknoten das gleiche Feld für unterschiedliche Berechnungen nutzen. Das reduziert die Gesamtzahl der Felder und macht es dem Modellierer etwas leichter den Überblick zu behalten. Wir hinterlegen also die genannte Formel wieder auf der Skizze, dieses Mal jedoch auf der des Kindknotens.

Für die übrigen Teilbereiche Übernachtungen, Fahrtkosten und Nebenkosten werden die entsprechenden Summen jeweils aus den Eingaben des Anwenders mit den entsprechenden gesetzlichen Pauschalen berechnet. Die Formeln sind eigentlich selbsterklärend und brauchen daher hier nicht genauer erklärt werden sondern können direkt im Modul eingesehen werden.
Der Hauptteil ist damit abgeschlossen. Natürlich können die Datenblätter beliebig verändert werden, so dass gegebenenfalls weitere Berechnungen erforderlich werden.

Etwas mehr Übersicht

PortfolioNachdem das eigentliche Modell nun steht, geht es jetzt darum, noch etwas Übersicht in zukünftige Datenbestände zu bringen. Wir definieren eine Gesamtübersicht aller Reisekostenanträge. In REWOO Scope gibt es hierfür eine einfache Möglichkeit: Die tabellarische Ansicht über das Portfolio.  Wir wählen die wichtigsten Felder für die Reise, wie Abfahrt, Rückkehr und Kosten. Um zu erkennen, ob ein Antrag bereits genehmigt wurde, legen wir ein neues Condition Feld Antrag genehmigt an. Dieses Feld soll nur im Portfolio genutzt werden und ist nicht auf dem Datenblatt sichtbar. Wie der Name schon sagt, brauchen wir für das Condition Feld eine Bedingung, die uns als Ergebnis entsprechend ein wahr oder falsch zurückliefert. Um zu überprüfen, ob ein Antrag genehmigt wurde, greifen wir auf die Signaturfelder zurück. Sobald diese ausgefüllt, d.h. unterschrieben sind, ist ein Antrag genehmigt. Wir müssen also prüfen, ob die Signaturfelder ausgefüllt wurden. Dies lässt sich mit dem Formelwort HAS_VALUE prüfen. Da wir zwei Signaturfelder haben, müssen wir das Formelwort auf beide Felder anwenden: HAS_VALUE (@Unterschrift Antragssteller) und HAS_VALUE (@Unterschrift Genehmigungsbefugter). Da der Antrag nur dann als genehmigt gilt, wenn beide Bedingungen zutreffen, müssen diese mit dem Formelwort AND verknüpft werden: ?AND (HAS_VALUE (@Unterschrift Antragssteller);HAS_VALUE (@Unterschrift Genehmigungsbefugter)). Die Formel liefert wahr als Ergebnis zurück, wenn beide Felder unterschrieben wurden.

Ginge es nur um die Visualisierung des Status wäre dies bereits die finale Formel. Wir wollen jedoch das Feld auch dafür nutzen das Datenblatt (und damit den Antrag) zu schließen, d.h. den Datenblattstatus auf „closed“ setzen. In diesem Status wird der aktuelle Datenstand eingefroren und die Werte können nicht mehr von Anwendern verändert werden. Vergleichbar mit dem Abheften in einem Aktenordner. Um den Status eines Datenblatts per Formel zu verändern steht uns das Formelwort SETSTATE zur Verfügung. Wir wollen in diesem konkreten Fall das Datenblatt schließen, sofern die Bedingung im Feld Antrag genehmigt von falsch auf wahr wechselt. Die Formel dafür lautet: SETSTATE (CLOSED | f;t). f;t bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Status nur geändert wird, wenn die Bedingung von falsch (f) nach wahr (t) wechselt. Nun kombinieren wir beide Formeln und erhalten die finale Formel mit Bedingung und Aktion: ?AND (HAS_VALUE (@Unterschrift Antragssteller);HAS_VALUE (@Unterschrift Genehmigungsbefugter)):SETSTATE (CLOSED | f;t).

Doch noch nicht papierlos?

Word templateDer Funktionsumfang für das Reisekostenmodul ist damit eigentlich abgeschlossen. Mitarbeiter können nun Anträge stellen und Vorgesetzte diese genehmigen. Eine Anbindung an bestehende REWOO Scope Installationen ist durch die einfache Struktur schnell umsetzbar. Doch was wenn der Antrag doch noch in Papierform vorliegen soll? Natürlich könnte man hierfür den PDF-Export von REWOO Scope nutzen, mit dem jedes Datenblatt einfach als PDF Dokument gespeichert werden kann. In diesem Fall bleibt jedoch das Layout des Datenblatts erhalten. Möchte man das Layout für den Papier-Antrag jedoch anders gestalten, bietet REWOO Scope eine weitere Möglichkeit, die Daten zu exportieren: den Word-Export. Ein vorab erstelltes Word-Template wird beim Typ reisekostenantrag hinterlegt. Der Anwender kann dann mit einem Mausklick die Daten in ein Word-Dokument exportieren. Der Vorteil: das Word-Template kann völlig frei gestaltet werden und die benötigten Daten können je nach Bedarf an den gewünschten Stellen platziert werden. Damit bietet diese Funktion völlige Gestaltungsfreiheit und so lassen sich z.B. Anträge in Firmenfarben mit entsprechendem Logo ganz einfach erzeugen. Die Felder eines Datenblattes werden im Word-Template als „Schnellbausteine“ vom Typ „Merge Field“ eingefügt und benennt diese exakt so, wie die Felder auf dem Datenblatt benannt sind.

So können Sie den Komfort, die Transparenz und die Revisionssicherheit von REWOO Scope nutzen und dennoch frei gestaltete Dokumente erzeugen.

Zusammenfassung

Ich habe Ihnen in diesem Artikel gezeigt, wie schnell und einfach ein Reisekosten-Modul in REWOO Scope erstellt werden kann. Das Thema lässt sich natürlich je nach Anforderungen beliebig weiter ausschmücken. REWOO Scope macht es Ihnen dabei leicht, die Zusammenhänge darzustellen. Die Excel-ähnliche Formelsprache erlaubt Ihnen, auf einfache Art Zusammenhänge darzustellen, Berechnungen durchzuführen und Aktionen auszulösen.

Das hier besprochene Reisekostenmodul finden Sie auf unserer Webseite unter <LINK> zum Download. Über die Admin Oberfläche können Sie das Modul in Ihre REWOO Scope Installation importieren. Unter dem genannten Link finden Sie auch das beschriebene Word-Template.

Ich hoffe, Ihnen hat der Artikel gefallen und freue mich über Ihre Anregungen und Kommentare. Vielleicht haben Sie auch Ideen oder Fragestellungen, die Sie gerne mit REWOO Scope lösen möchten? Gerne stehen wir Ihnen für Fragen rund um REWOO Scope zur Verfügung. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Weiterführende Links:

 

 

 

 

Gregor Samson

Business & Solution Engineer der REWOO Technologies AG

Zuständig für die Beratung und die Umsetzung der Kundenanforderungen in REWOO Scope

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