Author Archives: Gregor Samson

geldIn dieser neuen Artikelreihe möchten wir Ihnen einen Einblick geben, welche Themen Sie mit unserer ECM-Software REWOO Scope abbilden können und wie bestimmte Fragestellungen gelöst werden können. Jeder Artikel befasst sich dabei mit einem eigenständigen Themenfeld und beleuchtet dieses bis hin zur fertigen Modellierung. Der erste Artikel der neuen Serie beschäftigt sich mit dem Thema Reisekosten und gibt einen Überblick, wie eine mögliche Lösung zur Erfassung und Verwaltung von Reisekosten in REWOO Scope aussehen kann. 

Bevor wir in das eigentliche Thema einsteigen, möchte ich vorab noch darauf hinweisen, dass alle gezeigten Lösungen keine Musterlösungen darstellen, sondern lediglich als Best-Practice Beispiele zu verstehen sind. Da sich Probleme und Fragestellungen mit REWOO Scope in vielfältiger Art und Weise lösen lassen, gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Art der Modellierung richtet sich vielmehr nach den genauen Anforderungen und den Verknüpfungen mit anderen Themenfeldern.  (mehr …)

Kunden und Projekte managen mit REWOO Scope

Mai 13th, 2015 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel | Produktnews - (0 Kommentare)

projektcontrolling_openerIn dem nachfolgenden Artikel möchten wir Ihnen demonstrieren, wie sie in REWOO Scope schnell und einfach ihre Kunden und Projekte verwalten können. Das hierfür verwendete Modell ist hierbei lediglich eine beispielhafte Modellierung und kann beliebig verändert und angepasst werden. Für ein besseres Verständnis ist es vorteilhaft, wenn sie mit dem grundsätzlichen Aufbau und Funktionen von REWOO Scope bereits vertraut sind. Hilfreiche Links hierzu finden sie auch am Ende dieses Artikels.

maßgeschneidert oder doch von der Stange?

Vor der Anschaffung neuer Software steht die Frage nach der Art der Software: soll es eine fertige oder doch lieber ein individuelle Lösung sein?

Fertige Software hat hier in der Regel den Vorteil, dass sie schnell einsatzfähig ist, da sie die Struktur für Prozesse und Informationen bereits mitbringt. Unternehmen müssen sich also im ersten Schritt erstmal nicht mit Prozessen und internen Abläufen auseinandersetzen sondern müssen lediglich prüfen, ob die gewünschte Software die eigenen Anforderungen erfüllt. Dafür bietet Standardsoftware in der Regel wenig Flexibilität und nur geringe Anpassungsmöglichkeiten. 

Dem gegenüber stehen individuelle Software Lösungen, die sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Hierbei ist volle Flexibilität gewährleistet und Prozesse und Informationen lassen sich so abbilden, wie es das Unternehmen benötigt. Ein Nachteil individueller Software ist, dass das Unternehmen entsprechende Vorarbeit einbringen muss. Darüber hinaus muss entschieden werden, welche konkreten Probleme durch die Software gelöst werden sollen. (mehr …)

Immer wieder wird man im Geschäfts-Alltag damit konfrontiert, Entscheidungen nachzuvollziehen oder Entscheidungen zu rechtfertigen.
Doch was, wenn die notwendigen Informationen nicht mehr auffindbar sind oder der damals zuständige Mitarbeiter nicht mehr greifbar ist?
Software kann hier unterstützen und dafür Sorgen, dass keine Informationen verloren gehen. Mittels Versionierung lassen sich beispielsweise alte Dokumente einsehen oder sogar komplette Entscheidungsgrundlagen nachvollziehen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Versionierungs Funktion in REWOO Scope vor und zeigen Ihnen, wie Sie zukünftig die Übersicht auch über vergangene Ereignisse und Dokumente behalten.

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KPIs & Co – operative Kennzahlen in REWOO Scope

Juli 28th, 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Produktnews - (1 Kommentar)

operativeKennzahlen_rewoo-scopeZur Bewertung von Informationen sind definierte Kennzahlen unerlässlich. Nur so lässt sich bewerten, ob ein im System hinterlegter Wert positiv oder negativ ist. Für die Bewertung von Informationen werden so genannte Key Performance Indictaor (KPI) verwendet. Hierbei handelt es sich um definierte Kennzahlen für einen bestimmten Wert, der es ermöglicht, den Wert zu interpretieren. Ein klassisches Beispiel sind Schwellwerte, die definieren, wann ein bestimmter Wert positiv oder negativ zu bewerten ist.

In REWOO Scope haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe einer Excel ähnlichen Formelsprache, eigene KPIs zu definieren und diese zu nutzen, Aktionen, wie z.B. Benachrichtigungen, auszulösen. Hier spielt REWOO Scope klar seine einfache Individualisierbarkeit aus: Im Gegensatz zu vielen anderen Software-Lösungen müssen Sie nicht auf vorgefertigte KPIs zurückgreifen, sondern können beliebige eigene Kennzahlen festlegen. Im nachfolgenden Artikel stellen wir Ihnen die Möglichkeiten rund um operative Kennzahlen in REWOO Scope vor. Am Ende des Artikels finden Sie auch ein Video, welches die Funktionen im Praxis Einsatz zeigt. (mehr …)

Dokumentenmanagement mit REWOO Scope

Juni 16th, 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel | Produktnews - (3 Kommentare)

Egal ob im Vertrieb, Projektmanagement oder dem Controlling: Mitarbeiter haben in Ihren Tätigkeiten eine Vielzahl an Dokumenten zu bewältigen.
Die Art der Dokumente reicht hierbei von einfachen Schriftstücken über komplexe (Excel-) Arbeitsmappen, die nicht selten von mehren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen.
Die ständig wachsende Zahl an Dokumenten macht es erforderlich klare Strukturen zu definieren, wie Mitarbeiter ihre Dokumente verarbeiten und speichern. Eine einfache Dateiablage auf einem zentralen Server reicht dafür heutzutage nur noch in den wenigsten Fällen.

Viele Firmen setzen daher auf ein Dokumentenmanagement.akten
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erlauben nicht nur die einfache Speicherung von Dokumenten, sie bieten darüber hinaus auch diverse Funktionen, die den Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. Einige dieser Funktionen sind beispielsweise Versionierung von Dokumenten, Meta-Informationen zu Dokumenten oder zentrale Suchfunktionen.

Einen Schritt weiter gehen Enterprise Content Management (ECM) Systeme, welche nicht nur als reine Dokumentenablage fungieren, sondern als zentrale Informationsplattform für Prozesse und Dokumente im Unternehmen verstanden werden können.

REWOO Scope bietet als moderner ECM Software eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Funktionen vor und zeigen auf, was REWOO Scope von diversen anderen Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen unterscheidet. Am Ende des Artikels finden Sie ein Video, welches die beschriebenen Funktionen der Software im Einsatz zeigt. (mehr …)

One Ring to rule them all

Mai 19th, 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel | Produktnews - (4 Kommentare)

One ring to rule them all,
One ring to find them,
One ring to bring them all
and in the darkness bind them.

Wer kennt es nicht, das bekannte Zitat aus Lord of the Rings? Im Film geht es hierbei um den einen Ring, der alle anderen beherrscht.
Doch was hat das ganze nun mit ECM oder mit Software zu tun?

In diesem Artikel möchten ich Ihnen einen Ring vorstellen, ein Teil des Userinterface von REWOO Scope, der ECM Software für den Mittelstand. (mehr …)

So ziemlich jeder Webseiten- oder Blog-Betreiber nutzt Tools zur Erfassung von Webseiten Besuchern und den dazugehörigen Statistiken. Zahlreiche Tools stehen hier zur Auswahl. Der wohl bekannteste Vertreter dieser Art dürfte das Google Tool Analytics sein. Das Tool erfreut sich großer Beliebtheit, da es zum einen kostenlos einsetzbar ist und sich zum anderen optimal mit weiteren Google Diensten (wie z.B. Google Adwords) verknüpfen lässt.

Bei der Nutzung derartiger Tools ist in Deutschland eine entsprechende Datenschutzerklärung unerlässlich, die auf die Sammlung der Besucherdaten hinweist. (mehr …)

So einfach kann ein ECM System sein

März 31st, 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Produktnews - (0 Kommentare)

Ein Enterprise Content Management System dient dazu, Informationen und Dokumente eines Unternehmens zu sammeln und allen Anwendern zentral zur Verfügung zu stellen. Hierfür ist es erforderlich, dass das System optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten wird.

Aus diesem Grund stellt die Einführung eines ECM Systems häufig eine große Herausforderung dar, die sich oft nur mit sehr hohem Beratungsaufwand abbilden lässt. Wer schon mal eine frisch installierte Sharepoint Instanz administriert hat weiß, wie komplex es ist, das System auf die einzelnen Anwendungsszenarien anzupassen. Die reine Installation ist hierbei nur der Anfang. Die eigentliche Arbeit steckt in der Konfiguration, um das System genau an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen.

REWOO Scope geht hier einen anderen Weg. Das System lässt sich mit einfachen Mitteln zu einem komplexen System ausbauen, welches genau die Bedürfnisse des Unternehmens abbildet. Hierfür sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Das nachfolgende Video zeigt den Aufbau eines simplen Auftragsmanagement Systems mit REWOO Scope.

Nach Klärung der Anforderungen kann das System mittels seines einfachen Interfaces schnell und einfach modelliert werden. Hierbei stehen diverse Hilfsmittel zur Verfügung, die es erlauben, eigene Workflows  abzubilden und die Informationen den Anwendern aufbereitet zur Verfügung zu stellen. (mehr …)

Informationsflut überlastet viele Arbeitnehmer

Februar 3rd, 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel - (0 Kommentare)

Wie viel Information braucht der Mensch?

Internet, E-Mail, Web 2.0, Facebook, Twitter, WhatsApp, Dropbox & Co. – Wer kennt sie nicht, die Schlagwörter unserer Zeit? Noch nie war Kommunizieren und Informationsaustausch so einfach und schnell wie heutzutage. Alle sind immer und überall online, erreichbar und auf Abruf.

Dies birgt aber auch Gefahren: im Zeitalter der modernen Technologie überfordert die Informationsmenge viele Arbeitnehmer. Wer kann sich schon an jede E-Mail erinnern? Geschweige denn an den genauen Inhalt oder gar die Informationen, die die mitgelieferten Anhänge liefern? Vielen fällt es dabei schwer, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden oder die wichtigsten Informationen herauszufiltern, um eine Entscheidung treffen zu können.
Und wie oft haben wir das Gefühl, völlig sinnlos im Mailverteiler gelandet und auf CC gesetzt worden zu sein?
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excel2Im ersten Teil dieses Artikels haben wir Ihnen schon einen ersten Überblick über die Probleme, die häufig in Zusammenhang mit Excel auftreten, gegeben. Im heutigen zweiten Teil, möchten wir Ihnen weitere Probleme erläutern und zeigen, wie sich diese lösen lassen.

Zugriff beschränken

Gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit den gleichen Informationen, und oft mit der gleichen Datei, arbeiten müssen, soll der Zugriff auf die Daten abhängig vom Benutzer gesteuert werden.  (mehr …)