Vor einiger Zeit haben wir hier betrachtet, was der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur ist und welche Arten der elektronischen Signaturen es gibt. Auch in unserer ECM Software REWOO Scope gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine elektronische Signatur einzubauen.

Handzeichen als Haken

Ein einfaches Handzeichen kann in Scope sehr einfach realisiert werden, indem man auf dem Datenblatt eine Checkbox hinzufügt. Über die Versionsverwaltung kann man schnell und einfach sehen, wer diesen Haken gesetzt hat und damit sein Handzeichen hinterlassen hat. Dies eignet sich vor allem dann als Handzeichen, wenn die wichtigste Information ist, dass die Freigabe erteilt ist und erst in zweiter Linie wichtig ist, wer das war. (mehr …)

geldIn dieser neuen Artikelreihe möchten wir Ihnen einen Einblick geben, welche Themen Sie mit unserer ECM-Software REWOO Scope abbilden können und wie bestimmte Fragestellungen gelöst werden können. Jeder Artikel befasst sich dabei mit einem eigenständigen Themenfeld und beleuchtet dieses bis hin zur fertigen Modellierung. Der erste Artikel der neuen Serie beschäftigt sich mit dem Thema Reisekosten und gibt einen Überblick, wie eine mögliche Lösung zur Erfassung und Verwaltung von Reisekosten in REWOO Scope aussehen kann. 

Bevor wir in das eigentliche Thema einsteigen, möchte ich vorab noch darauf hinweisen, dass alle gezeigten Lösungen keine Musterlösungen darstellen, sondern lediglich als Best-Practice Beispiele zu verstehen sind. Da sich Probleme und Fragestellungen mit REWOO Scope in vielfältiger Art und Weise lösen lassen, gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Art der Modellierung richtet sich vielmehr nach den genauen Anforderungen und den Verknüpfungen mit anderen Themenfeldern.  (mehr …)

projektcontrolling_openerIn dem nachfolgenden Artikel möchten wir Ihnen demonstrieren, wie sie in REWOO Scope schnell und einfach ihre Kunden und Projekte verwalten können. Das hierfür verwendete Modell ist hierbei lediglich eine beispielhafte Modellierung und kann beliebig verändert und angepasst werden. Für ein besseres Verständnis ist es vorteilhaft, wenn sie mit dem grundsätzlichen Aufbau und Funktionen von REWOO Scope bereits vertraut sind. Hilfreiche Links hierzu finden sie auch am Ende dieses Artikels.

maßgeschneidert oder doch von der Stange?

Vor der Anschaffung neuer Software steht die Frage nach der Art der Software: soll es eine fertige oder doch lieber ein individuelle Lösung sein?

Fertige Software hat hier in der Regel den Vorteil, dass sie schnell einsatzfähig ist, da sie die Struktur für Prozesse und Informationen bereits mitbringt. Unternehmen müssen sich also im ersten Schritt erstmal nicht mit Prozessen und internen Abläufen auseinandersetzen sondern müssen lediglich prüfen, ob die gewünschte Software die eigenen Anforderungen erfüllt. Dafür bietet Standardsoftware in der Regel wenig Flexibilität und nur geringe Anpassungsmöglichkeiten. 

Dem gegenüber stehen individuelle Software Lösungen, die sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Hierbei ist volle Flexibilität gewährleistet und Prozesse und Informationen lassen sich so abbilden, wie es das Unternehmen benötigt. Ein Nachteil individueller Software ist, dass das Unternehmen entsprechende Vorarbeit einbringen muss. Darüber hinaus muss entschieden werden, welche konkreten Probleme durch die Software gelöst werden sollen. (mehr …)

Immer wieder wird man im Geschäfts-Alltag damit konfrontiert, Entscheidungen nachzuvollziehen oder Entscheidungen zu rechtfertigen.
Doch was, wenn die notwendigen Informationen nicht mehr auffindbar sind oder der damals zuständige Mitarbeiter nicht mehr greifbar ist?
Software kann hier unterstützen und dafür Sorgen, dass keine Informationen verloren gehen. Mittels Versionierung lassen sich beispielsweise alte Dokumente einsehen oder sogar komplette Entscheidungsgrundlagen nachvollziehen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Versionierungs Funktion in REWOO Scope vor und zeigen Ihnen, wie Sie zukünftig die Übersicht auch über vergangene Ereignisse und Dokumente behalten.

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Laut einer Bitkom-Studie von 2013 haben über achtzig Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen mit weniger als 200 Mitarbeitern kein ECM-System. Was sind die Gründe hierfür? Ist ein ECM-System für derartige Unternehmensgrößen unnötig oder sind die Entscheider in der Mehrzahl dieser Betrieb einfach sparsame „Technik-Muffel“, welche die Einführungskosten und Veränderungen, die ein solches System mit sich bringen, scheuen? Auf diese Fragen soll nachfolgend eingegangen werden und letztlich auch der Hauptschuldige an der Misere genannt werden: die Inflexibilität der ECM-Branche und der meisten ihrer Werkzeuge.

Warum will der Mittelstand kein ECM?

Die Bitkom sieht als Ursache für die geringe Verbreitung von ECM-Systemen in kleineren Betrieben vor allem das mangelnde „Verständnis für gebräuchliche (meist englische) Begriffe der Produktcharakteristik. Die Kenntnis und das Verständnis für einzelne Begriffe ist jedoch die Voraussetzung für ein Bewusstsein über die Vorteile, den Nutzen und die Optimierungsmöglichkeiten von ECM-Lösungen“. Laut der Studie sind also eigentlich die Unternehmer und Mitarbeiter der Unternehmen die Schuldigen an der Problematik: mit einer entsprechenden Kenntnis der Begriffe, Techniken und Technologien wäre Ihnen der Vorteil von ECM schließlich intuitiv klar und sie würden auch nicht länger zögern entsprechende Systeme einzusetzen. Auch wenn die weiteren Zahlen des Berichts diese Aussage zu stützen scheinen (immerhin kennen überhaupt nur 15% der Befragten in diesen Unternehmen den Begriff „ECM“), greift die Schlussfolgerung aus meiner Sicht viel zu kurz und ist auch nicht hilfreich. (mehr …)

Egal ob im Vertrieb, Projektmanagement oder dem Controlling: Mitarbeiter haben in Ihren Tätigkeiten eine Vielzahl an Dokumenten zu bewältigen.
Die Art der Dokumente reicht hierbei von einfachen Schriftstücken über komplexe (Excel-) Arbeitsmappen, die nicht selten von mehren Mitarbeitern bearbeitet werden müssen.
Die ständig wachsende Zahl an Dokumenten macht es erforderlich klare Strukturen zu definieren, wie Mitarbeiter ihre Dokumente verarbeiten und speichern. Eine einfache Dateiablage auf einem zentralen Server reicht dafür heutzutage nur noch in den wenigsten Fällen.

Viele Firmen setzen daher auf ein Dokumentenmanagement.akten
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) erlauben nicht nur die einfache Speicherung von Dokumenten, sie bieten darüber hinaus auch diverse Funktionen, die den Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. Einige dieser Funktionen sind beispielsweise Versionierung von Dokumenten, Meta-Informationen zu Dokumenten oder zentrale Suchfunktionen.

Einen Schritt weiter gehen Enterprise Content Management (ECM) Systeme, welche nicht nur als reine Dokumentenablage fungieren, sondern als zentrale Informationsplattform für Prozesse und Dokumente im Unternehmen verstanden werden können.

REWOO Scope bietet als moderner ECM Software eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Funktionen vor und zeigen auf, was REWOO Scope von diversen anderen Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen unterscheidet. Am Ende des Artikels finden Sie ein Video, welches die beschriebenen Funktionen der Software im Einsatz zeigt. (mehr …)

One ring to rule them all,
One ring to find them,
One ring to bring them all
and in the darkness bind them.

Wer kennt es nicht, das bekannte Zitat aus Lord of the Rings? Im Film geht es hierbei um den einen Ring, der alle anderen beherrscht.
Doch was hat das ganze nun mit ECM oder mit Software zu tun?

In diesem Artikel möchten ich Ihnen einen Ring vorstellen, ein Teil des Userinterface von REWOO Scope, der ECM Software für den Mittelstand. (mehr …)

Ein Enterprise Content Management System dient dazu, Informationen und Dokumente eines Unternehmens zu sammeln und allen Anwendern zentral zur Verfügung zu stellen. Hierfür ist es erforderlich, dass das System optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten wird.

Aus diesem Grund stellt die Einführung eines ECM Systems häufig eine große Herausforderung dar, die sich oft nur mit sehr hohem Beratungsaufwand abbilden lässt. Wer schon mal eine frisch installierte Sharepoint Instanz administriert hat weiß, wie komplex es ist, das System auf die einzelnen Anwendungsszenarien anzupassen. Die reine Installation ist hierbei nur der Anfang. Die eigentliche Arbeit steckt in der Konfiguration, um das System genau an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen.

REWOO Scope geht hier einen anderen Weg. Das System lässt sich mit einfachen Mitteln zu einem komplexen System ausbauen, welches genau die Bedürfnisse des Unternehmens abbildet. Hierfür sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Das nachfolgende Video zeigt den Aufbau eines simplen Auftragsmanagement Systems mit REWOO Scope.

Nach Klärung der Anforderungen kann das System mittels seines einfachen Interfaces schnell und einfach modelliert werden. Hierbei stehen diverse Hilfsmittel zur Verfügung, die es erlauben, eigene Workflows  abzubilden und die Informationen den Anwendern aufbereitet zur Verfügung zu stellen. (mehr …)

Aus den Studien „Lean Office 2006“ und „Lean Office 2010“ des Fraunhofer Instituts IPA lassen sich nach wie vor interessante Rückschlüsse ziehen. Zwar sind diese Studien 4 bzw. 8 Jahre alt – ich hoffe allerdings auf eine Fortsetzung der Serie in diesem Jahr. Zusammenfassung und Erinnerung an wesentliche Punkte sind jedoch gerade bei wachsender Informationsflut wichtige Hinweise auf bestehende Herausforderungen.

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Mit ECM aus dem Informationsdschungel

Februar 24th, 2014 | Erstellt von Dirk Weber in Allgemein - (0 Kommentare)

Wenn an etwas im modernen Unternehmensalltag kein Mangel herrscht, dann sind das Informationen: Das Auftragsmanagement-Tool weiß genau, wie lange der aktuelle Auftrag schon in Bearbeitung ist und wann wir mit der Fertigstellung rechnen können, mithilfe der FiBu-Software können wir herausfinden, ob der Kunde auch mit den Zahlungen auf dem Laufenden ist und in diversen Excel-Tabellen ist genauestens erfasst, wann welche Bestellung an welchen Kunden rausgeschickt wurde und wann sie dort ankam.

Mit etwas Rechercheaufwand lässt sich so sicherlich jedes Informationsbedürfnis stillen … dumm nur, dass sich dieses Bedürfnis zumeist erst dann einstellt, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist und man nur noch versuchen kann, die Ursache dafür zu finden, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Und selbst dann stellen sich einem als Verantwortlichen häufig Steine in den Weg: Wer kennt sich eigentlich mit der Auftragsverwaltung aus? Wie war nochmal mein Passwort für die FiBu-Software, das ich nur einmal im Jahr brauche? Und warum ist Herr Müller gerade heute im Urlaub, wo ich mir sein mit Formeln und Pivot-Tabellen gespicktes „Excel-Meisterwerk“ vornehmen muss? Willkommen im Informationsdschungel!

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