{"id":123,"date":"2014-01-06T11:00:20","date_gmt":"2014-01-06T10:00:20","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=123"},"modified":"2014-01-06T11:00:20","modified_gmt":"2014-01-06T10:00:20","slug":"das-excel-office-warum-excel-nicht-immer-die-loesung-ist-teil-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=123","title":{"rendered":"Das Excel Office – warum Excel nicht immer die L\u00f6sung ist (Teil 2)"},"content":{"rendered":"

\"excel2\"<\/a>Im ersten Teil<\/a> dieses Artikels haben wir Ihnen schon einen ersten \u00dcberblick \u00fcber die Probleme, die h\u00e4ufig in Zusammenhang mit Excel auftreten, gegeben. Im heutigen zweiten Teil, m\u00f6chten wir Ihnen weitere Probleme erl\u00e4utern und zeigen, wie sich diese l\u00f6sen lassen.
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Zugriff beschr\u00e4nken<\/h2>\n

Gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit den gleichen Informationen, und oft mit der gleichen Datei, arbeiten m\u00fcssen, soll der Zugriff auf die Daten abh\u00e4ngig vom Benutzer gesteuert werden.\u00a0
\nW\u00e4hrend einige Mitarbeiter ein Dokument nur einsehen sollen, sollen andere auch die M\u00f6glichkeit haben, die Daten zu ver\u00e4ndern. Excel bietet hierf\u00fcr nur rudiment\u00e4re M\u00f6glichkeiten. Auf Betriebssystemebene kann der Zugriff zwar besser gesteuert werden, es entsteht jedoch ein nicht unwesentlicher Aufwand durch die Pflege der Berechtigungen (z.B. \u00fcber AD Gruppen o.\u00e4.).<\/p>\n

Verkn\u00fcpfung von Anwendung und Content<\/h2>\n

Nicht selten werden Excel Tabellen mit zus\u00e4tzlichen Informationen und Funktionen aufgewertet. Durch Makros werden bestimmte Aktivit\u00e4ten automatisiert oder gesteuert. Die Struktur und die Darstellung so einer Tabelle lassen sich dann nicht mehr ohne weiteres \u00e4ndern. Schnell werden weitere Excel Dateien notwendig, die Daten aus der Ursprungstabelle verwenden. Ist so ein Szenario anfangs noch relativ gut beherrschbar, kommt es bei steigender Komplexit\u00e4t schnell zu einem un\u00fcberschaubaren Gebilde, welches extrem fehleranf\u00e4llig ist und die Produktivit\u00e4t der Mitarbeiter ausbremst.<\/p>\n

Kein zentrales Know How<\/h2>\n

Da Excel so weit verbreitet ist, werden innerhalb eines Unternehmens zahlreiche Probleme durch die Software gel\u00f6st. Die Komplexit\u00e4t reicht dabei von einfachen Tabellen bis hin zu umfangreichen Pivot Tabellen und\u00a0 Dokumenten, die durch Skripte erweiterte Funktionalit\u00e4ten bieten. Allen Dateien ist i.d.R. gemein, dass Sie von einzelnen Mitarbeitern erstellt und erweitert werden. Das Wissen \u00fcber die Struktur und deren Funktionalit\u00e4t liegt daher nicht zentral im Unternehmen sondern bei einzelnen\u00a0 Mitarbeitern. Verl\u00e4sst dieser Mitarbeiter das Unternehmen oder ist aufgrund von Krankheit oder Urlaub l\u00e4ngere Zeit nicht verf\u00fcgbar, geht dieses Wissen mit ihm oder ist zumindest zeitweise nicht verf\u00fcgbar. M\u00fcssen dann \u00c4nderungen vorgenommen werden, tun sich die Kollegen oft sehr schwer mit der Umsetzung. H\u00e4ufig werden dann neue Excel Dateien erzeugt, um das Problem zu umgehen. Jeder, der schon mal versucht hat, ein komplexes Excel Dokument, welches er nicht selber erstellt hat, zu ver\u00e4ndern, wei\u00df, wie zeitintensiv und aufw\u00e4ndig solche \u00c4nderungen seien k\u00f6nnen.<\/p>\n

Die L\u00f6sung<\/h1>\n

Ein Ausweg: ECM<\/h2>\n

Excel ist nat\u00fcrlich nicht per se schlecht. Sofern es richtig eingesetzt wird, geh\u00f6rt es zu der besten und am h\u00e4ufigsten eingesetzten Standardsoftware. Leider wird es h\u00e4ufig zweckentfremdet, was schnell zu den o.g. Problemen f\u00fchrt.<\/p>\n

Doch wie sieht nun der Ausweg aus dem Excel-Office Dilemma aus?
\nDie L\u00f6sung liegt auf der Hand: die Verwendung von Datenbanken. Datenbankbasierte Systeme haben keine Probleme mit Datenredundanz, da Informationen einfach miteinander verkn\u00fcpft werden k\u00f6nnen. Mitarbeiter k\u00f6nnen gemeinsam auf der gleichen Datenbasis arbeiten, die Zugriffsrechte lassen sich per Rechtemanagement verwalten.
\nDar\u00fcber hinaus bieten Datenbanken einen hohen Schutz vor Datenverlust, der sich bei dateibasierten L\u00f6sungen wie Excel nicht erreichen l\u00e4sst.<\/p>\n

Was bedeutet das nun konkret? Wie sieht eine Datenbankbasierte L\u00f6sung f\u00fcr ein Unternehmen aus? Welche Art Software ben\u00f6tigt das Unternehmen?
\nF\u00fcr die Zusammenf\u00fchrung von Informationen hat sich vor einigen Jahren der Begriff des Enterprise Content Managements (ECM<\/b>) etabliert. Ein ECM System geht dabei \u00fcber die Funktionalit\u00e4ten eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hinaus, und erweitert die Funktionalit\u00e4ten, weg von der reinen Verwaltung der Dokumente, hin zu der Zusammenf\u00fchrung von Informationen unabh\u00e4ngig von Ihrer Quelle.
\nEine ECM Software hilft, die im Unternehmen verstreuten Informationen zusammenzuf\u00fchren und f\u00fcr alle Beteiligten Transparenz und \u00dcbersicht zu schaffen. In der Regel ist in einem ECM System ein DMS integriert, welches die verschiedenen Dokumente verwaltet. Archivierung und Versionierung sind hier nur einige Schlagworte, die deutlich machen, dass Dokumente in einem ECM System gut aufgehoben sind. Redundanz von Daten wird vermieden, da in einem ECM System alle Mitarbeiter auf der gleichen Datenbasis arbeiten. Informationen und Dokumente sind nicht mehr \u00fcber das gesamte Unternehmen in verschiedenen Systemen verteilt, sondern stehen allen Anwendern zentral zur Verf\u00fcgung. Hierbei ist es unerheblich, ob die Informationen aus einem Dokument, einem anderen System oder vom Anwender kommen.
\nDurch die Zusammenf\u00fchrung und die Verkn\u00fcpfung von Informationen und die M\u00f6glichkeit Workflows zu erstellen, ist es m\u00f6glich Unternehmensprozesse, wie z.B. Freigabeprozesse, abzubilden. Mit einem ECM System werden also nicht nur die Excel typischen Probleme gel\u00f6st sondern auch Arbeitsabl\u00e4ufe optimiert. Das Unternehmen schl\u00e4gt dabei gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: die Mitarbeiter sind effizienter und sp\u00fcren eine Erleichterung bei Ihrer t\u00e4glichen Arbeit, die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung hat endlich einen globalen \u00dcberblick \u00fcber alle im Unternehmen vorhandenen Informationen und kann auf Basis der Daten leichter Entscheidungen treffen.
\nAuf Excel muss dabei nat\u00fcrlich nicht vollst\u00e4ndig verzichtet werden. Es kann aber wieder daf\u00fcr eingesetzt werden, f\u00fcr was es entwickelt wurde: als Tabellenkalkulation.<\/p>\n

Fazit<\/h2>\n

Mit einer modernen ECM Software lassen sich viele der Probleme, die im Umgang mit Excel Dateien auftreten, l\u00f6sen. Dar\u00fcber hinaus bietet ein ECM System zahlreiche M\u00f6glichkeiten Prozesse im Unternehmen zu verbessern und effizienter zu gestalten. Die Zusammenarbeit von Mitarbeitern wird vereinfacht und die \u00dcbersicht \u00fcber wichtige Unternehmensdaten wird gesteigert. \u00a0Excel kann wieder da eingesetzt werden, wo es seine St\u00e4rken ausspielen kann: bei der Darstellung und Berechnung von Tabellendaten.<\/p>\n

Haben Sie auch Erfahrungen mit dem zweckentfremdeten Einsatz von Excel in Ihrem Unternehmen? Wir freuen uns \u00fcber Ihre pers\u00f6nlichen Erfahrungen.<\/strong><\/p>\n

Ben\u00f6tigen Sie ein ECM System f\u00fcr Ihr Unternehmen? Wir beraten Sie gerne. Schauen Sie doch mal auf unserer Webseite<\/a> vorbei und nehmen Sie mit uns Kontakt auf.<\/strong><\/p>\n

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Weiterf\u00fchrende Links:<\/strong><\/p>\n

Erster Teil des Artikels:\u00a0http:\/\/blog.rewoo.de\/das-excel-offi\u2026ung-ist-teil-1\/<\/a>\t\t<\/p>\n

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