{"id":167,"date":"2013-12-02T16:48:37","date_gmt":"2013-12-02T15:48:37","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=167"},"modified":"2013-12-02T16:48:37","modified_gmt":"2013-12-02T15:48:37","slug":"was-ist-ecm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=167","title":{"rendered":"Was ist ECM?"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Es verwendet wohl keine andere Branche so viele Abk\u00fcrzungen, wie die IT Branche. DMS, CMS, ERP oder CRM sind nur einige Beispiele, mit denen Mitarbeiter in ihren Unternehmen h\u00e4ufig konfrontiert werden. In diesen Begriffs-Dschungel ist seit einigen Jahren noch ein weiteres K\u00fcrzel hinzugekommen: ECM. Im nachfolgenden Artikel wollen wir Ihnen einen kurzen \u00dcberblick geben, was ECM bedeutet und warum es sinnvoll sein kann, eine ECM-L\u00f6sung einzusetzen.<\/strong><br \/>\n<!--more--><\/p>\n<p>ECM steht f\u00fcr Enterprise Content Management. Wie der Name schon sagt, geht es hierbei um die Verwaltung von Inhalten in einem Unternehmen. Im Gegensatz zu einem Content Management System (CMS), welches h\u00e4ufig f\u00fcr Inhalte von Webseiten verwendet wird, ist ein ECM-System f\u00fcr die Verwaltung aller im Unternehmen vorliegenden Inhalte gedacht. Egal, ob es sich um digitalisierte Dokumente oder Informationen aus Drittsystemen handelt, ein ECM-System soll alle Inhalte und Informationen zusammenf\u00fchren und dem Anwender zur Verf\u00fcgung stellen.<img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-medium wp-image-170\" style=\"padding: 0px; margin-bottom: 0px; margin-right: 0px;\" alt=\"ecm\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2013\/11\/ecm-300x162.png\" width=\"300\" height=\"162\" \/> Die Funktionalit\u00e4t geht dabei \u00fcber ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinaus. W\u00e4hrend bei einem DMS das Dokument und dessen Verwaltung im Mittelpunkt steht, geht es bei einem ECM System um den Inhalt bzw. die Information an sich und deren Zusammenh\u00e4nge. Dokumente k\u00f6nnen zwar eingebunden werden, stehen aber nicht im Mittelpunkt.<\/p>\n<h2>Bausteine<\/h2>\n<p>Ein ECM System deckt dabei mehrere Bereiche der Informationsverarbeitung ab: Dokumente m\u00fcssen erstellt bzw. digitalisiert werden, Daten m\u00fcssen in Arbeitsabl\u00e4ufen verarbeitet werden, und zu guter Letzt sollen die Informationen auch zur zuk\u00fcnftige Nutzung gespeichert und archiviert werden.<\/p>\n<p>Laut Definition besteht ein ECM System daher aus den folgenden Komponenten:<\/p>\n<ul>\n<li><b>\u00a0Erfassung (Capture)<\/b>\n<ul>\n<li>Erstellen und Erfassen von Inhalten\/Daten, z.B. durch Schnittstellen<\/li>\n<li>Digitalisierung von Dokumenten<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><b>Verwaltung (Manage)<\/b>\n<ul>\n<li>integriertes Dokumentenmanagement <b><\/b><\/li>\n<li>Management und Erstellung von Workflows<b> <\/b><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><b>Speicherung (Store)<\/b>\n<ul>\n<li>kurzfristige Speicherung der Informationen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><b>Ausgabe (Deliver)<\/b>\n<ul>\n<li>Bereitstellung von Informationen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><b>Bewahrung (Preserve)<\/b>\n<ul>\n<li>dauerhafte Archivierung von Informationen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Vorteile und Nutzen<\/h2>\n<p>Doch wozu braucht man nun \u00fcberhaupt ein ECM System? Reichen die vorhandenen Systeme, wie Dokumentenmanagement oder Content Management nicht aus?<\/p>\n<p>Ziel eines ECM Systems ist nicht die Abl\u00f6sung der bereits existierenden Systeme, die Inhalte verwalten. Vielmehr geht es um die Zusammenf\u00fchrung der Inhalte und Informationen zu einer globalen \u00dcbersicht. Der Vorteil liegt auf der Hand: Mitarbeiter m\u00fcssen ihre Informationen nicht mehr in diversen Systemen zusammensuchen, sondern haben eine zentrale Stelle, \u00fcber die sie ihre Informationen suchen und verwalten k\u00f6nnen. Zusammenh\u00e4nge sind schneller ersichtlich und themen\u00fcbergreifende Fragen k\u00f6nnen schneller beantwortet werden. Dadurch sparen sie Zeit und arbeiten effizienter.<\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich wird eine hohe Transparenz geschaffen, die dem Management hilft, Entscheidungen schneller zu treffen. St\u00e4ndiges Nachfragen bei einzelnen Mitarbeitern, um beispielsweise den Status eines Projektes zu erfahren, entf\u00e4llt. Die Daten sind direkt im ECM System einsehbar. Arbeitsabl\u00e4ufe werden durch die integrierte Workflow-Funktionalit\u00e4t optimiert. Die \u00dcbersicht verbessert sich und die Mitarbeiter werden zielgerichtet auf Probleme hingewiesen.<\/p>\n<p>Da jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse und Strukturen mitbringt, ist ECM-Software in der Regel keine Software, die man &#8222;out of the box&#8220; nutzen kann. Die Individualisierung und Anpassbarkeit an das eigene Unternehmen sind essentielle Bestandteile, die eine ECM Software ausmachen. Bei der Einf\u00fchrung eines solchen Systems f\u00e4llt daher naturgem\u00e4\u00df Beratungsaufwand an. Der Aufwand ist aber eine lohnenswerte Investition, denn ist die Software einmal eingerichtet, wird man mit einem System belohnt, das genau auf das eigene Unternehmen abgestimmt ist.<\/p>\n<h2>Fazit und Ausblick<\/h2>\n<p>Viele Probleme in Unternehmen, wie z.B. \u00fcberlastete Mitarbeiter, unstrukturierte Datenhaltung oder ineffiziente Arbeitsabl\u00e4ufe, lassen sich mit einem ECM-System l\u00f6sen. Durch die Zusammenf\u00fchrung der Informationen aus diversen Systemen entsteht \u00dcbersicht und Transparenz.\u00a0 Archivierungsfunktionen stellen sicher, dass auch in Zukunft keine Informationen verloren gehen.<\/p>\n<p>Ein ECM-System unterst\u00fctzt Unternehmen, auch bei steigender Arbeitslast und Komplexit\u00e4t den \u00dcberblick zu behalten und ist insofern auch eine Investition in die Zukunft.<\/p>\n<p>Genau wie sich ECM aus dem Dokumentenmanagement heraus entwickelt hat, geht der Trend immer weiter in Richtung vernetzter Informationen \u2013 mit integrierten Dokumenten, die jedoch nicht mehr im Zentrum des Interesses liegen. Es gibt bereits einen weiteren Begriff f\u00fcr diese Evolutionsstufe: Enterprise Information Management (EIM). Hierbei steht die Information noch mehr im Fokus. Funktionalit\u00e4ten des ECMs werden um Business Intelligence (BI) Komponenten erweitert, um Informationen noch einfacher auffindbar zu machen. Die Entwicklung steht hier zwar noch am Anfang, zeigt jedoch klar, in welche Richtung sich der Markt bewegt.<\/p>\n<p>Weiterf\u00fchrende Informationen zum Thema ECM und dessen Komponenten finden Sie hier:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"http:\/\/de.wikipedia.org\/wiki\/Enterprise-Content-Management\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Enterprise Content Management auf Wikipedia<\/a><\/li>\n<li><a href=\"http:\/\/www.ecm-navigator.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">BITKOM ECM Navigator<\/a><\/li>\n<li><a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">REWOO Technologies AG<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_167 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_167')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_167').socialSharePrivacy({\"services\":{\"twitter\":{\"reply_to\":\"RewooTech\",\"tweet_text\":\"Was%20ist%20ECM%3F%20%C2%BB%20REWOO%20Software%20GmbH%20Blog%20%23DMS%20%23ECM%20%23EIM\",\"status\":\"on\",\"txt_info\":\"2 Klicks f\\u00fcr mehr Datenschutz: Erst wenn Sie hier klicken, wird der Button aktiv und Sie k\\u00f6nnen Ihre Empfehlung an Twitter senden. 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