{"id":184,"date":"2013-12-30T11:00:47","date_gmt":"2013-12-30T10:00:47","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=184"},"modified":"2013-12-30T11:00:47","modified_gmt":"2013-12-30T10:00:47","slug":"das-papierlose-buero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=184","title":{"rendered":"Das papierlose B\u00fcro &#8211; mehr als eingescannte Rechnungen"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<span style=\"text-align: justify; font-size: 13px;\">H\u00e4ufig wird das papierlose B\u00fcro lediglich als Synonym f\u00fcr die elektronische Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen verstanden. Diese werden eingescannt bzw. direkt als PDF in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingepflegt und mit einigen Schlagw\u00f6rtern versehen. Das ist jedoch nur ein Bruchteil dessen, was im B\u00fcroalltag an Dokumenten anf\u00e4llt, wie z.B.<\/span><\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Korrespondenz mit Kunden, Beh\u00f6rden und Gesch\u00e4ftspartnern<\/li>\n<li>Berichte und Analysen<\/li>\n<li>Anleitungen und Prozessbeschreibungen f\u00fcr interne Vorg\u00e4nge<\/li>\n<li>Protokolle von Meetings und Telefongespr\u00e4chen<\/li>\n<li>Inventarlisten<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">und vieles mehr.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><!--more--><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Einige dieser Dokumente liegen dabei urspr\u00fcnglich gar nicht in Papierform vor: Auftr\u00e4ge sind z.B. h\u00e4ufig schon im Auftragsverwaltungssystem elektronisch erfasst, trotzdem werden sie in der Produktion ausgedruckt und abgearbeitet, nur um anschlie\u00dfend wieder im B\u00fcro eingescannt und archiviert werden zu k\u00f6nnen. Nimmt man das Thema des papierlosen B\u00fcros ernst, ist es also nicht damit getan, die Buchhaltung mit Scannern und einem althergebrachten Dokumentenmanagementsystem auszustatten. Viel eher geht es darum, alle relevanten Informationen und Dokumente im Unternehmen in elektronischer Form vorhalten, austauschen und auch miteinander in Bezug setzen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2>Die Vorteile &#8211; Umweltschutz nur Begleiterscheinung<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Aber warum m\u00f6chte man \u00fcberhaupt ein papierloses B\u00fcro? Viele Ver\u00f6ffentlichungen zum Thema motivieren die Umstellung vor allem mit der Papiermenge, die jeder Deutsche im Schnitt pro Jahr verbraucht: <a title=\"Pro Kopf-Verbrauch an Papier\" href=\"http:\/\/www.umweltbundesamt.de\/daten\/abfall-kreislaufwirtschaft\/entsorgung-verwertung-ausgewaehlter-abfallarten\/altpapier\">244kg pro Einwohner im Jahr 2012<\/a>. In diesem Zusammenhang wird dann nat\u00fcrlich der Umweltnutzen und auch die Kostenersparnis hervorgehoben, die ein papierloses B\u00fcro mit sich bringen. Auch wenn dies unbestreitbar wichtige Gr\u00fcnde daf\u00fcr sind, m\u00f6glichst auf Papier im B\u00fcro zu verzichten, so handelt es sich eigentlich nur um angenehme Nebeneffekte. Die Umstellung bringt noch viel weitreichendere Vorteile mit sich, welche nachfolgend skizziert werden sollen.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>Finden statt suchen:<\/strong> Dokumente m\u00fcssen nicht in mehr oder weniger sinnvoll zusammengestellten Aktenordnern zeitaufw\u00e4ndig gesucht werden. Stattdessen werden sie anhand von Schlagworten in Sekundenschnelle gefunden (bei einer Volltextindizierung sogar durch beliebige W\u00f6rter, die Bestandteil des Dokuments sind)<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>Die Geschichte des Dokuments kennen:<\/strong> H\u00e4ufig interessiert man sich nicht nur f\u00fcr ein Dokument, sondern auch daf\u00fcr, wie es entstand und was dann damit passiert ist. Wer hat die fragliche Rechnung wann geschrieben? Auf welche Bestellung bezog er sich dabei? Im traditionellen B\u00fcro steht nun eine Suche durch viele Aktenordner und Gespr\u00e4che mit den jeweiligen Sachbearbeitern an.<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>Nur eine Wahrheit:<\/strong> auch wenn es mehrere Versionen eines Dokuments gibt, es ist stets ersichtlich, welches die aktuellste Version ist. Und diese liegt nicht auf irgendeinem Schreibtisch eines Mitarbeiters herum.<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>Informationen zusammenbringen:<\/strong> das Interessante an einem Dokument sind nat\u00fcrlich die darin enthaltenen Informationen, wie z.B. Betr\u00e4ge, Datumswerte, Namen oder Artikelnummern. Diese Informationen aus unterschiedlichsten Dokumenten miteinander kombinieren und verrechnen zu k\u00f6nnen, er\u00f6ffnet v\u00f6llig neue M\u00f6glichkeiten beim Erstellen von Berichten und Prognosen, ohne m\u00fchsam alle Werte von Hand eingeben zu m\u00fcssen.<\/li>\n<li style=\"text-align: justify;\"><strong>Nichts geht verloren:<\/strong> Nicht erst seit dem Skandal um geschredderte Akten beim Verfassungsschutz wei\u00df man, dass ein Aktenordner nicht vor Datenverlust sch\u00fctzt. Das papierlose B\u00fcro, zusammen mit einer durchdachten Backup-Strategie, verhindert dagegen, dass wichtige Dokumente jemals verloren gehen k\u00f6nnen.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Wie kommt man dem Ziel n\u00e4her?<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Wie bereits angedeutet, ist mit dem Scannen, Verschlagworten und Archivieren der Papierdokumente nur ein Schritt hin zum papierlosen B\u00fcro getan. Hier helfen klassische Dokumentenmanagementsysteme oder auch moderne, cloud-basierte Dienste wie z.B. die Produkte der deutschen Firmen <a title=\"Homepage Doo\" href=\"https:\/\/doo.net\/de\/\">Doo<\/a> oder <a title=\"Homepage tape.io\" href=\"https:\/\/www.doctape.com\/\">tape.io<\/a>. F\u00fcr einen umfassenden Ansatz m\u00f6chte man aber nat\u00fcrlich auch Dokumente und Informationen, die urspr\u00fcnglich gar nicht in Papierform vorlagen, davor bewahren, ausgedruckt und durch die Abteilungen gereicht zu werden. Dies ist das klassische Einsatzgebiet von Enterprise Content Management Systemen (ECMS): sie bieten zentralen Zugriff auf alle wichtigen Daten im Unternehmen, vom Papierdokument bis hin zu Informationen im ERP-System, dem CRM oder dem Mailverkehr. Da es hierbei auch m\u00f6glich ist, weitere Informationen hinzuzuf\u00fcgen und \u00fcber Dokumente und Sachverhalte zu diskutieren, besteht kaum noch eine Notwendigkeit etwas auszudrucken.<\/p>\n<h2>Wie papierlos ist \u201epapierlos\u201c wirklich?<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Der englische Begriff \u201epaper<strong>less<\/strong>\u201c ist eigentlich viel treffender als das deutsche Wort \u201epapierlos\u201c: auch wenn das hochgesteckte Ziel sein sollte, gar kein Papier mehr im B\u00fcro zu verwenden, so ist dieses Ziel kaum vollst\u00e4ndig zu erreichen. Allein schon zu Beweiszwecken bietet es sich an, bestimmte Dokumente, wie z.B. wichtigen Schriftverkehr mit Beh\u00f6rden, im Original aufzubewahren. Bei manchen Dokumenten ist die Aufbewahrung des Originalschriftst\u00fccks sogar zwingend erforderlich, z.B. bei Jahresabschl\u00fcssen. Auch sollte man nicht au\u00dfer Acht lassen, dass Papier eine Haptik und Flexibilit\u00e4t bietet, die bei einigen Problemstellungen durchaus vorteilhaft sein kann. Wer bei einem Meeting mit kreativen K\u00f6pfen versucht, das Protokoll \u201eon the fly\u201c am Rechner zu verfassen, wird vermutlich schnell abgeh\u00e4ngt, da er sich in Nebens\u00e4chlichkeiten wie dem Formatieren von \u00dcberschriften verliert. Auch so manchen Bericht hat man lieber ausgedruckt vor sich liegen, um schnell querlesen und zwischen verschiedenen Kapiteln springen zu k\u00f6nnen. Wie bei so vielem gilt auch beim papierlosen B\u00fcro: Pragmatismus vor blindem Eifer.<\/p>\n<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_184 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_184')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_184').socialSharePrivacy({\"services\":{\"twitter\":{\"reply_to\":\"RewooTech\",\"tweet_text\":\"%20Das%20papierlose%20B%C3%BCro%20%E2%80%93%20mehr%20als%20eingescannte%20Rechnungen%20%C2%BB%20...\",\"status\":\"on\",\"txt_info\":\"2 Klicks f\\u00fcr mehr Datenschutz: Erst wenn Sie hier klicken, wird der Button aktiv und Sie k\\u00f6nnen Ihre Empfehlung an Twitter senden. 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