{"id":228,"date":"2014-02-10T10:30:01","date_gmt":"2014-02-10T09:30:01","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=228"},"modified":"2014-02-10T10:30:01","modified_gmt":"2014-02-10T09:30:01","slug":"lueckenloses-records-management-das-muss-ihr-ecm-koennen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=228","title":{"rendered":"L\u00fcckenloses Records-Management: Das muss ihr ECM k\u00f6nnen"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tJe mehr Kommunikationswege in einem Unternehmen verwendet werden, desto gr\u00f6\u00dfer ist die Gefahr, dass Dokumente vom Records-Management nicht erfasst werden. Deshalb muss der Informations- und Dokumentenfluss eines Unternehmens m\u00f6glichst in einem System geb\u00fcndelt werden. Damit das bestm\u00f6glich gelingt, m\u00fcssen Enterprise-Content-Management-Systeme bestimmte Merkmale erf\u00fcllen. Finden sie heraus, worauf sie bei der Wahl eines ECM-Systems achten m\u00fcssen, damit auch ihr Records-Management l\u00fcckenlos ist.<\/strong>
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Zu viele Kommunikationswege<\/h2>\n

\"archiv\"<\/a><\/p>\n

Heutzutage existiert eine ganzer Berg von M\u00f6glichkeiten, digitale Dokumente und Informationen mit anderen zu teilen. Unter anderem Emails (immer noch ungeschlagen an erster Stelle), USB-Sticks, Cloud-Storage-L\u00f6sungen wie Dropbox, Google Drive, Instant-Messaging-Dienste wie Skype, iMessage oder WhatsApp, in manchen F\u00e4llen sogar Social-Media-Kan\u00e4le wie Facebook, etc. Die Palette an M\u00f6glichkeiten nimmt kaum ein Ende. Alle haben ihre Vor- und Nachteile. Alle ihre pers\u00f6nlichen Bef\u00fcrworter.<\/p>\n

Auch in Unternehmen wird erstaunlich h\u00e4ufig auf ganz unterschiedliche Kommunikationskan\u00e4le zur\u00fcckgegriffen, oft aus Gr\u00fcnden der Bequemlichkeit. Dabei ist es nicht selten, dass jeder Mitarbeiter sein bevorzugtes Tool verwendet. W\u00e4hrend es innerhalb eines Unternehmens noch relativ leicht ist, einen einheitlichen Dokumentenfluss durch den Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems zu gew\u00e4hrleisten, gestaltet sich die zentrale Verwaltung von Dokumenten h\u00e4ufig viel schwieriger im Kontakt mit externen Beteiligten wie Kunden, anderen Abteilungen oder Unternehmen.
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\nDiese Uneinheitlichkeit des Dokumenten- und Informationsflusses birgt in sich selbst schon gen\u00fcgend Probleme f\u00fcr ein Unternehmen. Aus der Sicht des Records-Managements ist diese Vielzahl an genutzten Kommunikationswegen aber schnell ein echter Grund zur Sorge.<\/p>\n

Die Probleme f\u00fcrs Records-Management<\/h2>\n

Wichtige Dokumente wie Vertr\u00e4ge, Rechnungen, u.a. haben oft eine gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist. Records-Management, das automatische Verwalten der Speicherung, Archivierung und kontrollierten L\u00f6schung dieser Dokumente, ist heutzutage ein grundlegender Bestandteil der meisten ECM-Systeme.<\/p>\n

Allerdings greift das nat\u00fcrlich nur f\u00fcr die Dokumente und Informationen, die \u00fcber das ECM-System und die darin integrierten Kan\u00e4le abgedeckt sind. Kommunikation, die nicht zentral stattfindet, ist nicht nur nicht zentral verf\u00fcgbar, sondern bleibt auch total unber\u00fchrt vom Records-Management. Die gesetzeskonforme Aufbewahrung und kontrollierte Vernichtung von Daten und Dokumenten ist dann aber nicht gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n

Was passiert zum Beispiel mit den Dokumenten, die auf dem privaten Emailkonto statt im Mitarbeiteraccount liegen (eine \u00fcberraschend h\u00e4ufige Alltagspraxis in vielen Unternehmen)? Oder was passiert mit den Dateien auf Dropbox, die ein Mitarbeiter dort hochgeladen hat, weil sie zu gro\u00df waren, um sie an eine E-Mail zu h\u00e4ngen? Dort hat ein ECM weder Zugriff noch Einsicht auf die vorhandenen Daten. Sie befinden sich au\u00dferhalb dessen Einflussbereichs und existieren h\u00e4ufig sogar ohne dass andere Beteiligte davon wissen. Records-Management bleibt an dieser Stelle v\u00f6llig aus.<\/p>\n

Die Herausforderungen an ein ECM-System<\/h2>\n

Um F\u00e4lle wie diese zu vermeiden, ist es notwendig, dass das ECM-System m\u00f6glichst ausschlie\u00dflich und fl\u00e4chendeckend eingesetzt wird. Dabei reicht es allerdings noch nicht, wenn das unternehmensintern geschieht, sondern muss auch im Kontakt mit externen Beteiligten wie Kunden, anderen Abteilungen und Firmen umgesetzt werden. Das ECM-System muss zum geeigneten bzw. geeignetsten Tool f\u00fcr den Dokumenten- und Informationsfluss jeglicher Art werden. Daf\u00fcr ist es auch notwendig, dass die f\u00fcr das Unternehmen g\u00e4ngigen und wichtigen Kommunikationswege in das System integriert werden k\u00f6nnen, damit diese nicht vom Records-Management unber\u00fchrt bleiben.<\/p>\n

Folgende Merkmale sollte ein ECM erf\u00fcllen:<\/h2>\n

Um den fl\u00e4chendeckenden, unternehmens\u00fcbergreifenden Einsatz eines ECM-Systems zu gew\u00e4hrleisten und damit l\u00fcckenloses Records-Management zu erm\u00f6glichen, muss ein ECM-System die folgenden Merkmale erf\u00fcllen:<\/p>\n

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  • web-basierende Benutzeroberfl\u00e4che<\/strong>
    \nM\u00f6chte man m\u00f6glichst viele Nutzer (intern wie extern) an ein System anbieten, muss die H\u00fcrde zur Nutzung so niedrig wie m\u00f6glich h\u00e4ngen. Besonders bei externen Beteiligten ist es deshalb notwendig, dass keine zus\u00e4tzliche Software installiert werden muss. Web-basierende ECMs bieten sich deshalb an, weil sie unabh\u00e4ngig von Plattform und Betriebssystem funktionieren und normalerweise keinen Einrichtungsaufwand beim Nutzer fordern. Damit erreicht man die gr\u00f6\u00dftm\u00f6gliche Kompatibilit\u00e4t mit kleinstm\u00f6glichem Aufwand beim Nutzer.<\/li>\n
  • intuitive und einfache Benutzeroberfl\u00e4che<\/strong>
    \nEine einfache, simple Bedienung ist dabei genauso wichtig. M\u00f6chte man m\u00f6glichst viele Nutzergruppen (intern wie extern) an ein System anbinden, ist es wichtig, dass m\u00f6glichst keine Einarbeitung n\u00f6tig ist, um sich im System zurechtzufinden. Komplizierte Benutzeroberfl\u00e4chen mit einem \u00dcberangebot an Men\u00fcs und Funktionen k\u00f6nnen leicht verwirren. Bei der Auswahl eines ECMs sollte deshalb auf eine leichte Benutzerf\u00fchrung und einfache Bedienung geachtet werden, die selbst f\u00fcr weniger technikaffine Nutzer intuitiv ist. Die Verwendung sollte schnell, unkompliziert und komfortabel sein.<\/li>\n
  • integrierte Dokumentenvorschau und Bearbeitung<\/strong>
    \nDamit keine zus\u00e4tzlichen Tools verwendet werden m\u00fcssen und damit Informations- und Dokumentenfluss weitgehend zentral stattfinden, m\u00fcssen s\u00e4mtliche Grundaktivit\u00e4ten im ECM-System durchgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen. Dokumente sollten nicht nur alle in einem System gespeichert werden, sondern auch gleich dort f\u00fcr alle Beteiligte anschaubar und bearbeitbar sein, ohne sie zuvor irgendwo anders speichern zu m\u00fcssen. Eine integrierte Dokumentenansicht aller wichtigen Dateitypen und Bearbeitung aus dem System heraus ist deshalb zwingend erforderlich.<\/li>\n
  • Integrierung des Emailverkehrs<\/strong>
    \nVon allen genannten Kommunikationswegen ist der Email-Kontakt der, der am wenigsten wegzudenken ist. Auch wenn wir die fr\u00fchestm\u00f6gliche Anbindung externer Beteiligter an das eigene System propagieren, ist dies in den meisten F\u00e4llen nur nach vorangehendem Emailkontakt n\u00f6tig. Dar\u00fcber hinaus findet ein Gro\u00dfteil des Informationsaustausches heutzutage per Email statt, so dass dieser Kanal nicht einfach ignoriert werden kann. Damit Records-Management auch den Email-Verkehr revisionssicher speichert, archiviert und kontrolliert gel\u00f6scht werden kann, ist es notwendig, dass dieser in das ECM integriert werden kann.<\/li>\n
  • Smartphone- und Tablet-kompatibel<\/strong>
    \nDas ECM-System sollte nicht nur von \u00fcberall aus \u00fcber das Internet verf\u00fcgbar sein, sondern auch kompatibel mit den g\u00e4ngigsten mobilen Ger\u00e4ten wie Smartphones und Tablets. Ist dies nicht gew\u00e4hrleistet, ist es wahrscheinlich, dass hier und dort auf Instant Messaging oder Cloud-Storage-L\u00f6sungen zur\u00fcckgegriffen wird, um schnell mal ein Dokument weiterzuleiten. Das ECM sollte deshalb ein App f\u00fcr Android und iOS besitzen oder aber \u00fcber einen Webzugang verf\u00fcgen, der f\u00fcr mobile Browser optimiert ist.<\/li>\n<\/ul>\n

    Fazit<\/h2>\n

    Damit das Records-Management eines Unternehmens wirklich l\u00fcckenlos stattfinden kann, muss ein ECM-System verschiedene Merkmale erf\u00fcllen, vor allem in Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit, der mobilen Verf\u00fcgbarkeit und der Integration wichtiger Kommunikationswege. Das hilft aber alles nichts, wenn das ECM letztlich nicht auch von allen Beteiligten umfassend eingesetzt wird.<\/p>\n

    Egal wie sehr ein ECM-System l\u00fcckenloses Records-Management beg\u00fcnstigt, der Mensch ist laut Freytag bekannterweise ein Gewohnheitstier, der sich nur schwer von seinen bekannten und bevorzugten Wegen trennt. Ein st\u00e4ndiges Ermutigen der Mitarbeiter und Kollegen zum ausschlie\u00dflichen Einsatz der vom Records-Management unterst\u00fctzten Kommunikationswege ist hier nicht weniger essentiell f\u00fcr eine erfolgreiche, l\u00fcckenlose und gesetzeskonforme Dokumentenaufbewahrung.\t\t<\/p>\n

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