{"id":367,"date":"2014-01-20T10:25:06","date_gmt":"2014-01-20T09:25:06","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=367"},"modified":"2014-01-20T10:25:06","modified_gmt":"2014-01-20T09:25:06","slug":"7-tipps-zur-besseren-verwaltung-ihrer-emails","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=367","title":{"rendered":"7 Tipps zur besseren Verwaltung Ihrer E-Mails"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tE-Mails sind heute eins der wichtigsten und meistgebrauchten Kommunikationswege \u2013 sowohl privat als auch am Arbeitsplatz. 2013 wurden weltweit circa 182.9 Milliarden E-Mails pro Tag<\/a>\u00a0verschickt. Damit erhielt jeder Erdenbewohner am Tag durchschnittlich 26 E-Mails. Auch zuk\u00fcnftig wird diese Zahl nur weiter steigen.<\/strong><\/p>\n

Bei solchen Mengen kann man sehr schnell den \u00dcberblick im Dschungel des eigenen E-Mail-Postfachs verlieren. Wir zeigen Ihnen 7 n\u00fctzliche Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Konto besser organisieren und \u00fcbersichtlich halten. Das steigert Effizienz und Freude an der Arbeit.<\/strong>
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Tipp 1: Unwichtige E-Mails gro\u00dfz\u00fcgig l\u00f6schen<\/h2>\n

\"papierkorb\"Die meisten Mitteilungen von Plattformen (bspw. Social Media) werden nie wieder ben\u00f6tigt. Auch liest fast keiner einen Newsletter zum zweiten Mal. Unwichtige E-Mails wie diese k\u00f6nnen bedenkenlos gel\u00f6scht werden \u2013 auch wenn selbst in den zweifelfreisten F\u00e4llen uns trotzdem oft eine nagende Ungewissheit weismachen will, dass wir sie ja doch zu irgendeinem Zeitpunkt unter irgendwelchen Umst\u00e4nden f\u00fcr irgendwelche Zwecke nochmal brauchen k\u00f6nnten.<\/p>\n

E-Mails mit Kundenkontakt, Interna, Beschl\u00fcssen oder angeh\u00e4ngten Dokumenten (wie Rechnungen, Vertr\u00e4gen, etc.) sollten aus Gr\u00fcnden der Nachverfolgbarkeit oder gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfristen allerdings behalten werden. Dennoch kann auch hier f\u00fcr mehr \u00dcbersichtlichkeit gesorgt werden:<\/p>\n

Tipp 2: Ein effizienter Posteingang<\/h2>\n

F\u00fcr viele ist der Posteingang lediglich eine Sammelst\u00e4tte aller eingehenden E-Mails. Dabei kann man ihn mithilfe eines kleinen Kniffs zu einer effektiven ToDo-Liste machen:<\/p>\n

In meinem Posteingangsordner habe ich ausschlie\u00dflich E-Mails, f\u00fcr die von mir noch eine Aktion aussteht \u2013 also ungelesene, unbeantwortete, bzw. mit unbearbeiteten Aufgaben. Alle anderen \u2013 gelesene, beantwortete, abgearbeitete \u2013 entferne ich vom Posteingangsordner. Damit sehe ich immer auf einen Blick, auf welche E-Mails ich noch einzugehen habe und vergesse auch keine davon in den Weiten meiner Inbox.<\/p>\n

Die meisten modernen E-Mail-Programme und \u2013Provider bieten zu diesem Zweck eine sogenannte Archivierungsfunktion an. Obwohl die E-Mails aus dem Posteingang verschwinden, bleiben sie anders als bei der L\u00f6schung weiterhin im E-Mail-Konto und sind auch in Zukunft aufrufbar. Man legt sie sozusagen im Aktenschrank ab, statt sie weiterhin auf dem Schreibtisch zu behalten.<\/p>\n

Tipp 3: E-Mails in Ordner einsortieren<\/h2>\n

\"ordner\"Neben der Archivierung kann auch die Verwendung von Ordnern f\u00fcr zus\u00e4tzliche \u00dcbersichtlichkeit sorgen. Durch die Verwendung von Ordnern (bei Gmail \u201eLabels\u201c genannt) lassen sich E-Mails gleichzeitig aus dem Posteingang entfernen und dazu auch einer passenden Kategorie zuordnen. Ist es nicht sch\u00f6n, wenn alle E-Mails mit Protokollen an einem Platz im Konto wiederzufinden sind? Oder wenn man alle internen E-Mails auf einen Blick \u00fcberblicken kann?<\/p>\n

Es gibt ganz unterschiedliche M\u00f6glichkeiten zur Kategorisierung. Dabei muss jeder f\u00fcr sich herausfinden, was am besten l\u00e4uft und am sinnvollsten ist.<\/p>\n

Hier sind ein paar Vorschl\u00e4ge:<\/p>\n