{"id":371,"date":"2014-01-27T10:00:05","date_gmt":"2014-01-27T09:00:05","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=371"},"modified":"2014-01-27T10:00:05","modified_gmt":"2014-01-27T09:00:05","slug":"dms-vs-ecm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=371","title":{"rendered":"DMS vs. ECM : eine sportliche Betrachtung"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\t\"boxhandschuhe\"
\nWillkommen im Box-Ring professioneller Software, der heutige Kampf geht \u00fcber 12 Runden. Dem Sieger winken Ruhm und Ehre, dem Verlierer bleibt ein Eintrag in den<\/strong>
\nGeschichtsb\u00fcchern. Bei diesem Kampf geht es um die Vorherrschaft im Bereich der Unternehmens-Software f\u00fcr kleine und mittlere Unternehmen.<\/strong><\/p>\n

In der linken Ecke der Titelverteidiger: DMS, erfolgreich seit \u00fcber 20 Jahren. Bew\u00e4hrt, erfahren, hoch dekoriert und von vielen IT-Beratern seit langem trainiert. Sein Antrittsgeld ist zwar nicht niedrig, bleibt jedoch in seiner Klasse absolut ohne Konkurrenz. Daher ist DMS in vielen Firmen zu finden. Experten beschreiben die Technik wie folgt:
\n
\n\u201eDokumentenmanagement regelt datenbankgest\u00fctzt den Austausch gro\u00dfer Mengen von elektronischen Dokumenten und Informationen\u00a0 unterschiedlichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf.\u201c [1]<\/a><\/sup><\/p>\n

In der rechten Ecke der Herausforderer: ECM, jung, wenig bekannt, leistungsstark. Bei den letzten K\u00e4mpfen oft von einem gro\u00dfen Trainer- und Beraterstab umgeben, setzt ECM auf neue Techniken und Methodiken. \u00dcber das Antrittsgeld wurde Stillschweigen vereinbart. Es wird spekuliert, dass je nach Gr\u00f6\u00dfe des Kampfes unterschiedliche Preise aufgerufen werden \u2013 auch abh\u00e4ngig vom aktuellen Trainer. Die Einsch\u00e4tzung:<\/p>\n

\u201e \u2026 umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterst\u00fctzung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.\u201c [2]<\/a><\/sup><\/p>\n

Runde 1: Vorbereitung<\/h2>\n

Verglichen mit dem letzten Kampf, DMS vs. Kopierer&Hauspost, wird hier auf Augenh\u00f6he gek\u00e4mpft. Experten erwarten jedoch ebenfalls einen deutlichen Ausgang. In dieser Runde geht es darum, wie lange ein reines DMS\/ECM-Projekt von der Planung bis zum Einsatz in der Praxis ben\u00f6tigt.<\/p>\n

Die erste Runde geht knapp an das DMS. Durch vorgefertigte Standards und allgemeing\u00fcltige Szenarien ist kaum Beratungsleistung n\u00f6tig. Es werden an der einen oder anderen Stelle Anpassungen vorgenommen, diese halten sich jedoch in \u00fcberschaubarem Rahmen.<\/p>\n

Das ECM verliert leicht an Boden in dieser Runde, denn gerade seine St\u00e4rken in der unternehmens\u00fcbergreifenden Sicht auf Daten ben\u00f6tigt im Vergleich mehr Beratungsleistung. Oft wissen verschiedene Bereiche nichts von den Bed\u00fcrfnissen oder Vorgehensweisen der Anderen. Zudem lebt jedes Unternehmen seine Prozesse individuell, ein Standard kann also nur beispielhaft verwendet werden.<\/p>\n

Runde 2: Kosten<\/h2>\n

Ein Unentschieden trennt die Gegner: Sowohl DMS als auch ECM gibt es am Markt in einer breiten Preispalette. Beschr\u00e4nkt man das Angebot auf ein vergleichbares Feature-Set sind beide im gleichen Preissegment.<\/p>\n

Lediglich die Abrechnungsmethode, also wie die H\u00f6he der anfallenden Kosten ermittelt werden, ist unterschiedlich. \u00dcblich bei DMS-Anbietern ist der verbrauchte Speicherplatz oder die Anzahl der abgelegten Dokumente. Dagegen ist im ECM-Segment der Nutzer-pro-Monat-Preis \u00fcblich.<\/p>\n

Runde 3: Einsatzgebiete<\/h2>\n

Hier sah es zu Beginn der Runde f\u00fcr das DMS vielversprechend aus, die Wertung spricht jedoch klar dem ECM den Rundensieg zu.<\/p>\n

Der Fokus eines DMS auf das Dokument als solches entfernt wichtige Informationen f\u00fcr den Benutzer, das Verst\u00e4ndnis leidet. Denn eigentlich ist ein Dokument alleine nicht wichtig, sondern entfaltet seine Brisanz erst in einem Umfeld von Informationen.<\/p>\n

Also ist der Kontext wichtiger, dann folgt erst das Dokument als Detail. So beschr\u00e4nkt sich DMS auf klare, verst\u00e4ndliche und einheitliche Einsatzgebiete. Verschiedene Unternehmens-Disziplinen zwingen das DMS in die Knie.<\/p>\n

ECM punktet hier und hat es sich auf die Brust geschrieben: der Kontext z\u00e4hlt. Das Verkn\u00fcpfen verschiedener Gebiete, Teilen von Informationen \u2013 auch Dateien \u2013 und vor allem die eigene Gestaltung der jeweiligen Informationskontexte sind nicht nur technische Feinheiten, sondern eine methodische Grundlage, die dem Unternehmen zugute kommt.<\/p>\n

Runde 4: Workflow<\/h2>\n

Es hatte sich in Runde 3 bereits angedeutet, jetzt wird es deutlich: das ECM zeigt technische St\u00e4rken gerade in den anpassbaren und pragmatischen Prozessen. So k\u00f6nnen Nutzer beim Sammeln und Erweitern von Informationen nach definierbaren Regeln gef\u00fchrt werden. Unternehmensweites Vorgehen, Compliance, Business-Rules … es gibt viele Namen f\u00fcr diese Technik. ECM beherrscht sie alle.<\/p>\n

Beim DMS sieht es nicht so gut aus. Zwar hatten die Trainer im Vorfeld von „Prozessen zur Dokumentenerstellung“ geschw\u00e4rmt, jedoch sind der Reifegrad, der technische Anspruch und die Anpassbarkeit eher mau. Leicht pariert das ECM diese schwach gef\u00fchrten Attacken. Angez\u00e4hlt und schwer gezeichnet rettet nur der Runden-Gong das DMS vor einem Desaster.<\/p>\n

Runde 5: Erweiterung<\/h2>\n

Abbruch des Kampfes wegen technischen KOs des Titelverteidigers. Zwar hatte DMS in letzter Zeit angefangen, mittels Schnittstellen zu anderen Systemen technisch flexibler aufzutreten. Eine geschickte Verwaltung und Aufbereitung von Metainformationen f\u00fcr eine weiterf\u00fchrende, unternehmensweite Sicht blieb jedoch aus.<\/p>\n

Keine Chance gegen die technisch aktuellen und sauber ausgef\u00fchrten Schl\u00e4ge von ECM gegen das Glaskinn des DMS. Ein flexibler Unterbau, der mittels wohldefiniertem Standard CMIS einen Austausch mit unterschiedlichen ECM-Werkzeugen gew\u00e4hrleistet, war der Schl\u00fcssel zum \u00a0Erfolg.<\/p>\n

Fazit<\/h2>\n

Sie haben es sicher gleich bemerkt: dieser Vergleich hinkt leicht. Technisch gesehen ist ein DMS wesentlich simpler als ein ECM, in den meisten F\u00e4llen sogar integriert. Der springende Punkt ist die Abl\u00f6sung eines etablierten Standards durch technisch neue und \u00fcberlegene Entwicklungen. Vergleichbar ist die Beinarbeit von Muhamad Ali im Kampf\u00a0Sonny Liston vs\u00a0Cassius Clay von 1964 – eine Revolution f\u00fcr den Boxsport.<\/p>\n

Nicht jedem Unternehmen ist die Anschaffung eines ECM anzuraten, und sicher kann ein gut gef\u00fchrtes DMS den Alltag ausreichend unterst\u00fctzen. Jedoch lohnt sich gerade f\u00fcr kleinere Unternehmen eine \u00fcbergreifende Software, um unternehmerische Fragen \u00fcberhaupt erst beantworten zu k\u00f6nnen. Genau solche Hilfsmittel k\u00f6nnen den entscheidenden Vorteil im Wettbewerbskampf ausmachen.<\/p>\n

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weiterf\u00fchrender Link zum Thema:<\/p>\n

www.rewoo.de<\/a><\/p>\n

Quellen:<\/p>\n

<\/a>[1]\u00a0http:\/\/www.optimal-systems.de\/dokumentenmanagement.html<\/a><\/p>\n

<\/a>[2]\u00a0http:\/\/de.wikipedia.org\/wiki\/Enterprise-Content-Management<\/a><\/p>\n

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