{"id":384,"date":"2014-02-24T11:15:07","date_gmt":"2014-02-24T10:15:07","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=384"},"modified":"2014-02-24T11:15:07","modified_gmt":"2014-02-24T10:15:07","slug":"mit-ecm-aus-dem-informationsdschungel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=384","title":{"rendered":"Mit ECM aus dem Informationsdschungel"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Wenn an etwas im modernen Unternehmensalltag kein Mangel herrscht, dann sind das Informationen: Das Auftragsmanagement-Tool wei\u00df genau, wie lange der aktuelle Auftrag schon in Bearbeitung ist und wann wir mit der Fertigstellung rechnen k\u00f6nnen, mithilfe der FiBu-Software k\u00f6nnen wir herausfinden, ob der Kunde auch mit den Zahlungen auf dem Laufenden ist und in diversen Excel-Tabellen ist genauestens erfasst, wann welche Bestellung an welchen Kunden rausgeschickt wurde und wann sie dort ankam.<\/strong><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Mit etwas Rechercheaufwand l\u00e4sst sich so sicherlich jedes Informationsbed\u00fcrfnis stillen \u2026 dumm nur, dass sich dieses Bed\u00fcrfnis zumeist erst dann einstellt, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist und man nur noch versuchen kann, die Ursache daf\u00fcr zu finden, um zuk\u00fcnftige Probleme zu vermeiden. Und selbst dann stellen sich einem als Verantwortlichen h\u00e4ufig Steine in den Weg: Wer kennt sich eigentlich mit der Auftragsverwaltung aus? Wie war nochmal mein Passwort f\u00fcr die FiBu-Software, das ich nur einmal im Jahr brauche? Und warum ist Herr M\u00fcller gerade heute im Urlaub, wo ich mir sein mit Formeln und Pivot-Tabellen gespicktes \u201eExcel-Meisterwerk\u201c vornehmen muss? Willkommen im Informationsdschungel!<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Das beschriebene Szenario zeigt gleich mehrere Probleme auf, die in vielen Unternehmen an der Tagesordnung sind:<\/p>\n<ul style=\"text-align: justify;\">\n<li>Die verschiedenen Systeme und Branchenl\u00f6sungen sind alle unterschiedlich zu bedienen. Entweder ich kenne mich mit dem jeweiligen System aus oder ich muss jemanden um Hilfe (und um seine Arbeitszeit) bitten.<\/li>\n<li>Wichtige Informationen sind verteilt. Sich einen \u00dcberblick \u00fcber die Gesamtsituation zu einem Projekt zu verschaffen ist zeitraubend und wird deshalb oft nur dann gemacht, wenn etwas schief gelaufen ist.<\/li>\n<li>Selbst wenn ich alle Informationen auf einen Blick habe (z.B. durch einen monatlich erstellten Report) muss ich die Anzeichen f\u00fcr ein aufkommendes Problem erst noch erkennen.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: justify;\">Hier kann ein ECM-System Abhilfe schaffen, allerdings nur dann, wenn es auch die erforderlichen Features mitbringt. Welche das sind, m\u00f6chte ich nachfolgend kurz vorstellen:<\/p>\n<h2>Kein Einzelkind: Anbinden von FiBu, Excel &amp; Co<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Ein ECM-System soll die unterschiedlichen Informationen im Unternehmen zusammenbringen, ohne dabei die branchenspezifischen L\u00f6sungen abzuschaffen. Die Auftragserfassung soll ruhig weiterhin im Auftragserfassungs-Tool stattfinden, nur m\u00f6chte ich die wichtigsten Daten auch in meinem ECM-System sehen. Hierf\u00fcr ist es wichtig, dass meine ECM-L\u00f6sung schon fertige Anbindungen an Standardsoftware aufweist und es einfach und kosteng\u00fcnstig m\u00f6glich ist, weitere Schnittstellen hinzuzuf\u00fcgen.<\/p>\n<h2>Kann der auch rechnen?<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Kann das ECM mehr, als nur die Informationen darstellen? Im besten Fall kann ich die Werte, die mir die Fachsysteme liefern, innerhalb des ECMs weiterverwenden. Damit kann ich beispielsweise von mir definierte Kennwerte berechnen lassen, die das urspr\u00fcngliche System gar nicht kannte, z.B. eine prozentuale Auslastung einer Abteilung oder den mit einem Auftrag generierten Umsatz und Gewinn.<\/p>\n<h2>Und denken kann er auch?<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Mit den Werten aus den diversen Systemen rechnen zu k\u00f6nnen ist die eine Sache, die andere ist es, aus den Zahlen und Fakten auch rechtzeitig die richtigen Schl\u00fcsse zu ziehen. Schlie\u00dflich hat man nicht immer die Zeit, sich im ECM des Unternehmens zu tummeln. Das System sollte deshalb M\u00f6glichkeiten anbieten, gewisse Grenzen zu definieren, bei deren Unter- oder \u00dcberschreitung ein entsprechender Benutzerkreis eine Warnmeldung erh\u00e4lt. Eine Mail dar\u00fcber, dass der aktuelle Auftrag gerade die geplanten Kosten um 20% \u00fcberschritten hat, kann helfen, rechtzeitig die richtigen Schritte einzuleiten, um das Blatt noch zu wenden.<\/p>\n<h2>Wie lange dauert das denn wieder?<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">\u00c4ndert sich etwas an den zugrunde liegenden Daten, m\u00f6chte ich diese aktuellen Informationen sofort sehen, ohne dass ich daf\u00fcr erst noch einen Report erstellen muss. Diese F\u00e4higkeit, \u00c4nderungen an den zugrunde liegenden Daten direkt auch im ECM-System sichtbar zu machen, wird Echtzeitf\u00e4higkeit genannt. Erst dadurch wird es m\u00f6glich, dass ich rechtzeitig \u00fcber kritische Ver\u00e4nderungen informiert werde: Der w\u00f6chentlich erstellte Report kommt n\u00e4mlich im schlechtesten Fall erst 6 Tage nach Auftreten eines Problems.<\/p>\n<h2>Das sieht ja interessant aus<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Das ECM-System sollte mir eine einheitliche und \u00fcbersichtliche Darstellung der Daten aus den unterschiedlichen Systemen bieten. Muss ich mich nach wie vor durch Men\u00fcs und Untermen\u00fcs k\u00e4mpfen und sehe ich die relevanten Informationen nicht auf einen Blick, habe ich nicht viel gewonnen.<\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p style=\"text-align: justify;\">Informationen gibt es normalerweise genug im Unternehmen. Die Kunst besteht darin, die wichtigen Informationen zur rechten Zeit in diesem Dschungel zu finden. Dabei stehen einem als Entscheider vor allem zwei Dinge im Weg:<\/p>\n<ol style=\"text-align: justify;\">\n<li>der gro\u00dfe Aufwand, sich die Informationen aus den unterschiedlichen Systemen zu besorgen<\/li>\n<li>die Kunst, aus den Informationen auch die richtigen Schl\u00fcsse zu ziehen, bevor es zu sp\u00e4t ist<\/li>\n<\/ol>\n<p style=\"text-align: justify;\">Bei der Bew\u00e4ltigung dieser (und noch vieler weiterer) Probleme kann ein ECM-System eine enorme Hilfe darstellen, aber nur, wenn es auch die richtigen Features mitbringt.<\/p>\n<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_384 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_384')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_384').socialSharePrivacy({\"services\":{\"twitter\":{\"reply_to\":\"RewooTech\",\"tweet_text\":\"Mit%20ECM%20aus%20dem%20Informationsdschungel%20%C2%BB%20REWOO%20Software%20GmbH%20Blog%20%23ECM\",\"status\":\"on\",\"txt_info\":\"2 Klicks f\\u00fcr mehr Datenschutz: Erst wenn Sie hier klicken, wird der Button aktiv und Sie k\\u00f6nnen Ihre Empfehlung an Twitter senden. 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