{"id":425,"date":"2014-05-06T10:00:30","date_gmt":"2014-05-06T09:00:30","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=425"},"modified":"2014-05-06T10:00:30","modified_gmt":"2014-05-06T09:00:30","slug":"83-aller-bueroangestellten-verschenken-zeit-durch-veraltete-dokumentenversionen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=425","title":{"rendered":"83% aller B\u00fcroangestellten verschenken Zeit durch veraltete Dokumentenversionen"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tLaut einer Studie von Harris Interactive verlieren 83% aller B\u00fcroangestellten t\u00e4glich Zeit an den Folgen verschiedener oder veralteter Dokumentenversionen.[1]<\/a><\/sup><\/b><\/p>\n

Langes Suchen, Arbeiten mit einer alten Version usw.<\/h3>\n

Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kommt es zwangsl\u00e4ufig zu mehreren Dateiversionen. Besonders wenn die Datei nicht zentral gespeichert ist, sondern per E-Mail oder USB-Stick mit anderen geteilt wird, verliert man sehr schnell den \u00dcberblick, was genau die aktuellste Version ist. 57% aller Befragten berichteten, dass sie oft wegen der Suche nach der aktuellsten Dokumentenversion unn\u00f6tig Zeit am Arbeitsplatz vergeuden.<\/p>\n

Machen mehrere Personen unabh\u00e4ngig voneinander \u00c4nderungen an eigenen Kopien eines Hauptdokuments, raubt das zus\u00e4tzlich kostbare und teure Arbeitszeit. 56% der befragten B\u00fcroangestellten sind h\u00e4ufig damit besch\u00e4ftigt, verschiedene Ver\u00e4nderungen wieder in einem Dokument zusammenzubringen.<\/p>\n

Fast jeder Zweite gab an, hin und wieder unwissentlich mit einer veralteten Version eines Dokuments gearbeitet zu haben bzw. eine veraltete Version an den Chef, einen Mitarbeiter oder Kunden verschickt zu haben.<\/p>\n

Macht Frust, vergeudet Zeit und schadet dem Ruf<\/h3>\n

Das schadet nicht nur der Effizienz, sondern auch dem eigenen Ruf und der Glaubw\u00fcrdigkeit am Arbeitsplatz (und im schlimmsten Fall der ganzen Firma). 13% berichten, dadurch einen schlechten Eindruck auf Mitarbeiter oder Kunden gemacht zu haben. 4% geben sogar an, deshalb bereits ihren Job verloren zu haben.<\/p>\n

Laut der Studie sind die Probleme, die sich aus unklarer Dokumentenversionierung ergeben, mehr Grund zum Frust als zum Beispiel die Autoschl\u00fcssel im Auto zu lassen, ein Smartphone mit leerem Akku oder am Wochenende arbeiten zu m\u00fcssen.<\/p>\n

Immer noch Methoden der 90er verwendet<\/h3>\n

Die Ursachen f\u00fcr die Problematik fand die Studie vor allem darin, dass Dokumente weiterhin mithilfe von Methoden geteilt werden, wie sie in den 90ern verwendet wurden \u2013 per Datentr\u00e4ger (wie USB-Sticks) oder E-Mail.<\/p>\n

Aber selbst wenn moderne Software zur Unterst\u00fctzung des Dokumentenworkflows vorliegt, scheint das Problem nicht zwangsweise beseitigt zu sein. Erstaunlicherweise benutzten 69% der Befragten bereits ein Dokumentenmanagementsystem oder einen Dienst zum Dokumentenaustausch wie Dropbox. Von ihnen erlebten allerdings 88% weiterhin Probleme mit veralteten Dokumentenversionen und verschwendeter Zeit, nach der aktuellsten Version zu suchen.<\/p>\n

Das geht meist darauf zur\u00fcck, so die Studie, dass weiterhin E-Mails der Verwendung des Dokumentensystems vorgezogen werden. Dokumentenmanagementsysteme sind meistens darauf optimiert, gr\u00f6\u00dfere Firmenprobleme zu l\u00f6sen, eignen sich deshalb aber oft nicht f\u00fcr simple Alltagsaufgaben, wie eine Datei mal schnell mit einem Mitarbeiter zu teilen.<\/p>\n

Wie Rewoo Scope diese Probleme l\u00f6st<\/h2>\n

Laut Perforce CEO Christopher Seiwald gelingt effektive Kollaboration, so lange klare Workflow-Prozesse vorhanden sind und zu jeder Zeit Zugriff auf die richtige Version eines Dokuments gew\u00e4hrleistet ist.<\/p>\n

Rewoo Scope<\/a> als modernes Enterprise-Content-Management-System bietet nicht nur alle Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems, sondern auch die Einfachheit des E-Mail-Schreibens.<\/p>\n

Jeder arbeitet am selben Dokument<\/h3>\n

In Rewoo Scope sind Dateien nicht nur zentral gespeichert, sondern werden auch zentral bearbeitet. Dokumente m\u00fcssen nicht mehr auf dem eigenen PC zwischengespeichert werden und gehen auch nicht in verschiedenen E-Mail-Konten unter. Es bleibt bei nur einer einzigen Datei.<\/p>\n

Der Komfort bleibt dennoch erhalten: Die Dokumente k\u00f6nnen wie gewohnt mit dem bevorzugten Office-Paket bearbeitet werden. Beim Klick auf Speichern wird automatisch eine neue Version im System angelegt.<\/p>\n

Zugang von \u00fcberall m\u00f6glich<\/h3>\n

Die zentrale Speicherung der Dokumente gew\u00e4hrleistet auch einen schnellen und einfachen Zugriff von \u00fcberall. Dateien m\u00fcssen nicht mehr verschickt werden, sie sind einfach f\u00fcr alle Beteiligten verf\u00fcgbar. Damit ist gew\u00e4hrleistet, was Christopher Seiwald als Bedingung zur erfolgreichen Kollaboration identifiziert hat.<\/p>\n

Transparente Versionierung<\/h3>\n

In Rewoo Scope ist immer klar, wann ein Dokument bearbeitet wurde und durch wen. Alte Versionen bleiben erhalten und k\u00f6nnen im Notfall einfach wiederhergestellt werden. Sollte eine veraltete Version eines Dokuments ge\u00f6ffnet sein, teilt Rewoo Scope dies mit. Versehentliches Arbeiten mit veralteten Dokumentversionen bleibt damit ausgeschlossen.<\/p>\n

Schnelles Finden<\/h3>\n

\u00dcber die Volltextsuche werden Dokumente und deren Inhalte schnell gefunden. Langes, aufwendiges Suchen wird damit vermieden und kostbare Zeit gespart.<\/p>\n

Filesharing so einfach wie E-Mail schreiben<\/h3>\n

Auch Dateien mitzuteilen, die nicht direkt zu Firmenprozessen geh\u00f6ren, ist in Rewoo Scope so simpel wie eine E-Mail zu schreiben. Damit l\u00f6st Rewoo Scope ein in der Studie identifiziertes Manko vieler Dokumentenmanagementsysteme. Die Schritte sind dabei nicht anders als beim Versenden eines Dokuments per Email:<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Rewoo Scope<\/b><\/td>\nE-Mail<\/b><\/td>\n<\/tr>\n
Neuen Arbeitsbereich erstellen (1 Klick)<\/td>\nNeue E-Mail erstellen<\/td>\n<\/tr>\n
Datei hinzuf\u00fcgen<\/td>\nDatei hinzuf\u00fcgen<\/td>\n<\/tr>\n
Beteiligte ausw\u00e4hlen (aus vorgefertigter Liste)<\/td>\nE-Mail-Adressen eintippen oder in Kontaktliste suchen<\/td>\n<\/tr>\n
Optional: Kommentar eingeben<\/td>\nBetreff und Inhalt eingeben<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

Nicht nur ist der Aufwand bei Rewoo Scope geringer, im Gegensatz zur E-Mail eliminiert man zugleich auch s\u00e4mtliche Ursachen f\u00fcr Versionierungsprobleme. Das spart Zeit und Nerven.<\/p>\n

Fazit<\/h2>\n

Unklare Dokumentenversionierung kostet einem Unternehmen und dessen Mitarbeiter auch heute noch unn\u00f6tig Ressourcen. Gute, zweckm\u00e4\u00dfige Software, die sich nicht nur an den Firmenprozessen, sondern auch an den Bed\u00fcrfnissen der Anwender orientiert, kann hier Abhilfe schaffen, die Zeit und Nerven spart.<\/p>\n

88% aller B\u00fcroangestellten leiden trotz Dokumentenmanagementsystem oder Filesharing-Dienst weiterhin an den Folgen von Problemen mit Dokumentenversionen. Rewoo Scope erf\u00fcllt hier wichtige Bedingung, die eine erfolgreiche und effiziente Dokumentenkollaboration gew\u00e4hrleisten und unsere Kunden zu den anderen 12% z\u00e4hlen lassen.<\/p>\n

Gerne demonstrieren wir Ihnen die M\u00f6glichkeiten und Funktionen von Rewoo Scope. Sprechen Sie uns an<\/a>.<\/p>\n

\u00a0Quellen:<\/h3>\n

<\/a>[1] F\u00fcr die Studie befragte Perforce in Kooperation mit Harris Interactive 1.004 B\u00fcroangestellte aus den Vereinigten Staaten und Gro\u00dfbritannien. Weiter lesen…<\/a>\t\t<\/p>\n

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