{"id":446,"date":"2014-02-17T10:30:44","date_gmt":"2014-02-17T09:30:44","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=446"},"modified":"2014-02-17T10:30:44","modified_gmt":"2014-02-17T09:30:44","slug":"sind-eingescannte-rechnungen-gueltig","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=446","title":{"rendered":"Sind eingescannte Rechnungen g\u00fcltig?"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\t\"rechnung\"<\/a>Ordner oder sogar ganze Aktenschr\u00e4nke voll mit Rechnungen sammeln sich in einem Unternehmen recht schnell an. Aber auch privat kann die eigene Rechnungs- und Kassenzettelsammlung auf Dauer sehr gro\u00df und un\u00fcbersichtlich werden. Sie in digitaler Form aufzubewahren ist hier eine sinnvolle und platzsparende Alternative. Aber sind eingescannte Rechnungen genauso g\u00fcltig wie die Originale?<\/strong><\/p>\n

Rechnungen digital auszustellen und zu versenden ist besonders bei Online-Eink\u00e4ufen \u00fcblich. Rechtlich gesehen macht das auch \u00fcberhaupt keinen Unterschied zur Papierrechnung. Dasselbe gilt f\u00fcr eingescannte Kopien eines Originalbelegs. Zu dem Ergebnis kam nun auch eine Simulationsstudie der Universit\u00e4t Kassel.[1]<\/a><\/sup>
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Rechtliches<\/h2>\n

Die deutsche Abgabenordnung sieht die digitale Aufbewahrung von Dokumenten in den allermeisten F\u00e4llen als rechtskonform an (\u00a7 147 Abs 2 AO<\/a>), so lange die Daten inhaltlich mit dem Original \u00fcbereinstimmen und der Zugriff auf das digitale Dokument gew\u00e4hrleistet ist (es also in einem lesbaren Dateiformat abgespeichert ist). Es gibt Sonderrichtlinien f\u00fcr besonders wichtige Dokumente wie Urkunden, aber das ist im Rahmen dieses Artikels und im Fall von Rechnungen nicht weiter relevant.<\/p>\n

\"recht\"<\/p>\n

In Gerichtsprozessen gelten digitale Kopien von Dokumenten als g\u00fcltiger Augenscheinbeweis (nach \u00a7 371 Abs 1 ZPO<\/a>). Das trifft selbst dann zu, wenn das Dokument lediglich mit einer\u00a0Digitalkamera oder einem Smartphone abfotografiert wurde. Bei Rechnungen ist allerdings wichtig, dass s\u00e4mtliche relevante Informationen zum Kauf vorhanden und gut lesbar sind. Dazu geh\u00f6ren Informationen wie der Preis, das Kaufdatum, die Belegnummer als auch Angaben zum Verk\u00e4ufer (bspw. Name der Verkaufsstelle).<\/p>\n

F\u00e4lschlicherweise wird in Online-Diskussionen zum Thema h\u00e4ufig die Bedeutung elektronischer Signaturen<\/a> untermauert. Diese sind allerdings nur dann von Bedeutung, wenn sie vom Aussteller des Dokuments stammen, wenn die Rechnung also sowieso elektronisch aus- und zugestellt wurde. Eventuelle Signaturen zum Zeitpunkt des Scannens, die im Rahmen dieses Themas h\u00e4ufig propagiert werden, haben dahingegen keinen Einfluss auf die Beweiskraft eines Dokuments \u2013 weder positiv noch negativ.<\/p>\n

Im Fall von Rechnungen kommt hinzu, dass jeder Vertragspartner in der Regel \u00fcber ein Exemplar verf\u00fcgt und damit mindestens zwei Exemplare vorliegen. Durch einen Abgleich der Dokumente beider Parteien k\u00f6nnen nachtr\u00e4gliche Manipulationen ausgeschlossen bzw. identifiziert werden.<\/p>\n

Aber wie sieht das in der Praxis aus?<\/h2>\n

Im Gerichtsprozess ist es damit unerheblich, ob eine Rechnung in originaler Papierform oder als digitale Kopie vorliegt. Aber wie sieht das im Alltag aus?<\/p>\n

Beispiel: Ich kaufe mir ein Ger\u00e4t in einem Elektrofachgesch\u00e4ft. Zuhause scanne ich den Rechnungsbeleg ein und vernichte das Original. Wenig Tage darauf f\u00e4llt mir auf, dass eine bestimmte Funktion des neuerworbenen Ger\u00e4ts nicht funktioniert \u2013 ein Gew\u00e4hrleistungsfall. Also bring ich das Ger\u00e4t zur\u00fcck zu dem Elektrofachgesch\u00e4ft, um es einzutauschen bzw. reparieren zu lassen.<\/p>\n

Im Gesch\u00e4ft muss ich mich aber auf ganz unterschiedliche Reaktionen einstellen. Dass ich zus\u00e4tzlich zum defekten Ger\u00e4t den Rechnungsbeleg mitbringen muss, ist klar. Dabei muss ich mich allerdings darauf einstellen, dass nach dem Originalbeleg gefragt wird. Meist hat das was mit internen Abfertigungsmethoden und -richtlinien zu tun, oder auch einfach weil die Verk\u00e4ufer es so gewohnt sind.<\/p>\n

Die schlechtesten Chancen auf eine schnelle, reibungslose Abfertigung hat man wohl, wenn der Kaufbeleg nur in digitaler Form auf dem Smartphone oder Tablet vorgezeigt wird. Es empfiehlt sich zumindest einen Ausdruck der Kopie mitzubringen. Das erleichtert eventuell auch Abfertigung der Reklamation durch das Gesch\u00e4ft. Sollten die Mitarbeiter zun\u00e4chst die G\u00fcltigkeit der Rechnung anhand der Belegnummer mit den eigenen Daten abgleichen, kann es zu Verz\u00f6gerungen in der Bearbeitung kommen. Im schlimmsten Fall wird man ohne Originalbeleg einfach abgewiesen.<\/p>\n

In diesem Fall bliebe da nur der Rechtsweg. Dort stehen die Gewinnchancen, wie bereits gezeigt, klar zugunsten des K\u00e4ufers.<\/p>\n

Fazit<\/h2>\n

\"scanner\"<\/a>Rechtlich gesehen reichen digitale Kopien von Rechnungen vollkommen aus und sind ebenso g\u00fcltig wie Originalbelege. In der Praxis kann es aber unter Umst\u00e4nden zu Komplikationen kommen, wenn kein Original mehr vorliegt. Hier kann man zwar \u00fcber den Rechtsweg den Fall f\u00fcr sich entscheiden, allerdings sind damit Aufwand, Kosten und Nerven verbunden, wo man abw\u00e4gen muss, ob es das einem im Einzelfall wert ist. M\u00f6chte man das umgehen, sollte man vielleicht doch die ein oder andere besonders wichtige Rechnung etwas l\u00e4nger im Original aufheben. Ansonsten ermutigt die Rechtssituation jedoch zum flei\u00dfigen Scannen und Schreddern, und bringt uns damit einen Schritt n\u00e4her zum papierlosen B\u00fcro<\/a>.<\/p>\n

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Quellen<\/strong>
\n<\/a>[1] Uni Kassel: „Simulationsstudie ‚Ersetzendes Scannen‘: Die Papierablage ist ein Auslaufmodell“<\/a><\/p>\n

Weiterf\u00fchrende Links<\/strong><\/p>\n