{"id":736,"date":"2014-06-16T10:00:41","date_gmt":"2014-06-16T09:00:41","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=736"},"modified":"2014-06-16T10:00:41","modified_gmt":"2014-06-16T09:00:41","slug":"dokumentenmanagement-mit-rewoo-scope","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=736","title":{"rendered":"Dokumentenmanagement mit REWOO Scope"},"content":{"rendered":"

\t\t\t\tEgal ob im Vertrieb, Projektmanagement oder dem Controlling: Mitarbeiter haben in Ihren T\u00e4tigkeiten eine Vielzahl an Dokumenten zu bew\u00e4ltigen.<\/strong>
\n Die Art der Dokumente reicht hierbei von einfachen Schriftst\u00fccken \u00fcber komplexe (Excel-) Arbeitsmappen, die nicht selten von mehren Mitarbeitern bearbeitet werden m\u00fcssen.<\/strong>
\n Die st\u00e4ndig wachsende Zahl an Dokumenten macht es erforderlich klare Strukturen zu definieren, wie Mitarbeiter ihre Dokumente verarbeiten und speichern. Eine einfache Dateiablage\u00a0auf einem zentralen Server reicht daf\u00fcr heutzutage nur noch in den wenigsten F\u00e4llen.<\/strong><\/p>\n

Viele Firmen setzen daher auf ein Dokumentenmanagement.\"akten\"<\/a>
\nDokumentenmanagementsysteme (DMS) erlauben nicht nur die einfache Speicherung von Dokumenten, sie bieten dar\u00fcber hinaus auch diverse Funktionen, die den Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. Einige dieser Funktionen sind beispielsweise Versionierung von Dokumenten, Meta-Informationen zu Dokumenten oder zentrale Suchfunktionen.<\/p>\n

Einen Schritt weiter gehen Enterprise Content Management (ECM<\/a>) Systeme, welche nicht nur als reine Dokumentenablage\u00a0fungieren,\u00a0sondern als zentrale Informationsplattform f\u00fcr Prozesse und Dokumente im Unternehmen verstanden werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

REWOO Scope bietet als moderner ECM Software eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern den Umgang mit Dokumenten erleichtern. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die einzelnen Funktionen vor und zeigen auf, was REWOO Scope von diversen anderen\u00a0Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen unterscheidet. Am Ende des Artikels finden Sie ein Video, welches die beschriebenen Funktionen der Software im Einsatz zeigt<\/a>.<\/p>\n

Dokumente am richtigen Ort\"filebox\"<\/a><\/h2>\n

Damit Ihre Mitarbeiter die Dokumente immer im Griff haben, wenn Sie sie ben\u00f6tigen, haben Sie bei REWOO Scope die M\u00f6glichkeit, individuell festzulegen an welchen Stellen im System Dokumente abgelegt werden k\u00f6nnen. Hierf\u00fcr k\u00f6nnen mit wenigen Mausklicks Container f\u00fcr Dateien angelegt werden, die beliebig im System platziert werden k\u00f6nnen. So legen Sie beispielsweise fest, dass Dokumente eines Projekts auch innerhalb dieses Projekts abgelegt werden. Die Mitarbeiter, die in diesem Projekt arbeiten, erhalten so eine schnelle \u00dcbersicht aller projektrelevanten Dokumente und haben immer die aktuellste Version vorliegen.<\/p>\n

REWOO Scope spielt hier seinen ECM Vorteil aus: Im Gegensatz zu einem Dokumentenmanagement System, definieren Sie nicht einfach eine weitere Verzeichnisstruktur in zus\u00e4tzlicher Software, sondern bringen die Dokumente direkt dorthin, wo Sie ben\u00f6tigt werden: In Ihre Prozesse und Workflows.<\/p>\n

Dateien hinzuf\u00fcgen – einfach und schnell<\/h2>\n

Das Hinzuf\u00fcgen neuer Dokumente kann auf zwei Arten erfolgen: manuell durch den Anwender oder automatisch mit einem Dokument, welches durch ein anderes System erzeugt wurde (z.B. Scanner System). Die Gr\u00f6\u00dfe und das Format der Datei spielt hierbei keine Rolle.<\/p>\n

manuelles Hinzuf\u00fcgen<\/h3>\n

M\u00f6chte ein Mitarbeiter ein Dokument hinzuf\u00fcgen, so kann er dies auf drei\u00a0Arten durchf\u00fchren:<\/p>\n

    \n
  1. per drag&drop zieht der Mitarbeiter das Dokument auf den jeweiligen Dateicontainer im System. \u00a0Die Software erkennt automatisch den Vorgang und l\u00e4d die Datei in das System<\/li>\n
  2. klassisch \u00fcber einen Windows Datei Auswahl Dialog<\/li>\n
  3. im Windows Explorer, nachdem der REWOO Server als Netzlaufwerk verbunden wurde<\/li>\n<\/ol>\n

    automatisches Hinzuf\u00fcgen<\/h3>\n

    In einigen F\u00e4llen kann es auch notwendig sein, Dokumente automatisch in REWOO Scope zu \u00fcbertragen, z.B. wenn ein anderes System ein Dokument erzeugt, welches in REWOO Scope abgelegt werden soll. Hierf\u00fcr steht eine Schnittstelle zur Verf\u00fcgung (ETL<\/a>), die es erm\u00f6glicht, Dokumente direkt an der richtigen Stelle zu platzieren.<\/p>\n

    So lassen sich beispielsweise Rechnungen aus dem Buchhaltungssystem oder automatisch gescannte Dokumente direkt in REWOO Scope \u00fcbertragen.<\/p>\n

    schneller Einblick – die Vorschauansicht<\/h2>\n

    \"preview1\"Dokumente, die in REWOO Scope hinterlegt werden, k\u00f6nnen innerhalb der Software direkt angeschaut werden.<\/p>\n

    Ein Klick auf das Dokument \u00f6ffnet dabei die Vorschau des entsprechenden Dokuments. Die Vorschau funktioniert nicht nur bei Bildern in g\u00e4ngigen Formaten (jpeg, png, gif, …) sondern auch typische Office Dokumente (pdf, docx, xlsx, pptx, …). Der Mitarbeiter kann sich so mit wenigen Klicks einen schnellen \u00dcberblick \u00fcber alle Dokumente verschaffen.<\/p>\n

     <\/p>\n

    Dar\u00fcber hinaus bietet die Vorschauansicht diverse Hilfsmittel:<\/p>\n