{"id":81,"date":"2013-12-23T11:30:43","date_gmt":"2013-12-23T10:30:43","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=81"},"modified":"2013-12-23T11:30:43","modified_gmt":"2013-12-23T10:30:43","slug":"das-excel-office-warum-excel-nicht-immer-die-loesung-ist-teil-1","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=81","title":{"rendered":"Das Excel Office – warum Excel nicht immer die L\u00f6sung ist (Teil 1)"},"content":{"rendered":"

\"excel2\"<\/a>Excel wird heutzutage in vielen Unternehmen immer wieder zweckentfremdet. Daraus ergeben sich zahlreiche Probleme, die Unternehmen und deren Mitarbeitern das Leben schwer machen. Einige der Probleme, wie doppelte Datenhaltung, fehlende Versionierung und fehlende M\u00f6glichkeiten f\u00fcr die Zusammenarbeit stellen wir Ihnen in dieser zweiteiligen Artikelserie vor und zeigen Ihnen einen Ausweg, wie Sie diese Probleme in Ihrem Unternehmen l\u00f6sen und in Zukunft vermeiden.\u00a0<\/strong><\/p>\n

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Kennen Sie das auch: wichtige Unternehmenszahlen und Termine finden sich Unternehmensweit bzw. Abteilungsweit verstreut in diversen Excel Dateien wieder. Jeder Bereich baut sich seine eigenen Excel L\u00f6sungen. Der \u00dcberblick \u00fcber die zahlreichen Dateien und deren Versionen ist l\u00e4ngst verloren gegangen.<\/p>\n

Ein g\u00e4ngiges Szenario in vielen Unternehmen: immer wieder wird Excel zweckentfremdet, um Projekte zu planen, Reports zu erstellen oder komplexe Formulare zu gestalten. Es ist ja auch so sch\u00f6n einfach. Fast jeder Mitarbeiter ist in seinem Berufsleben schon mal mit Excel in Ber\u00fchrung gekommen. Grundkenntnisse sind bei fast allen vorhanden und so wird eben schnell mal eine Liste zusammengezimmert, die dann immer mehr erweitert wird und \u00fcber Jahre Bestand hat. Aus einer anf\u00e4nglichen \u00dcbergangsl\u00f6sung wird eine Dauerl\u00f6sung, die zu einem festen Bestandteil der Arbeitsabl\u00e4ufe geworden ist.<\/p>\n

Ein gro\u00dfes Problem. Excel ist f\u00fcr viele \u00a0Fragestellungen nicht die beste L\u00f6sung, birgt sogar erhebliche Nachteile, die sich nicht immer sofort bemerkbar machen. Diese Nachteile, wollen wir im nachfolgenden genauer beleuchten und Ihnen und Ihrem Unternehmen einen Ausweg aus dem Informations-Dilemma zeigen.<\/p>\n

Die Probleme<\/h1>\n

Daten doppelt und dreifach<\/h2>\n

Da sich Themen und Aufgaben in Unternehmen i.d.R. \u00fcberschneiden, entstehen h\u00e4ufig Excel Dateien mit gleichen Inhalten. Informationen m\u00fcssen dann von Mitarbeitern manuell abgeglichen werden. Bei 2-3 Mitarbeitern ist dies in den meisten F\u00e4llen noch ohne \u00fcberm\u00e4\u00dfigen (Zeit-) Aufwand machbar. Sobald aber mehrere Mitarbeiter mit den Daten arbeiten, kommt es zu Problemen. Die L\u00f6sung f\u00fcr dieses Problem ist h\u00e4ufig, dass alle Mitarbeiter auf einer Datei arbeiten. Dies f\u00fchrt jedoch schnell zu einem weiteren Problem.<\/p>\n

Zusammenarbeit mit Hindernissen<\/h2>\n

Wer hat diese Meldung nicht schon mal selbst gesehen:<\/p>\n

DateiXY.xls wird von einem andern Benutzer verwendet. M\u00f6chten Sie: eine Kopie \u00f6ffnen\u2026.<\/p><\/blockquote>\n

Excel Dokumente, die von mehreren Mitarbeitern verwendet werden, k\u00f6nnen i.d.R. nicht gleichzeitig bearbeitet werden. Es ist zwar grunds\u00e4tzlich m\u00f6glich, dass mehrere Benutzer an einer Datei arbeiten, dies ist jedoch erst umst\u00e4ndlich f\u00fcr die Datei zu konfigurieren und muss bei jeder Datei neu durchgef\u00fchrt werden. Sind diese Einstellungen nicht gesetzt, kommt es zur o.g. Meldung. Der Mitarbeiter muss also warten, bis sein Kollege das Dokument geschlossen hat, um dann sein Gl\u00fcck neu zu versuchen. Oft genug hat der Kollege nur vergessen das Dokument zu schlie\u00dfen. Wenn es schlecht l\u00e4uft, ist der Kollege gerade in der Pause oder in einem Meeting. Die Wartezeit erh\u00f6ht sich.
\nDie Wartezeit ist nicht nur ineffizient, sie f\u00fchrt in vielen F\u00e4llen auch dazu, dass Mitarbeiter vergessen, die geplanten \u00c4nderungen sp\u00e4ter nachzuholen. Schnell kommt es dadurch zu Verz\u00f6gerungen. Insbesondere bei der Projektplanung kann diese Verz\u00f6gerung dann fatal sein.
\nNeben dem gemeinsamen Arbeiten an einem Dokument kommt es dar\u00fcber hinaus immer wieder zum Problem mit dem Austausch von Dateien zwischen den Mitarbeitern. Dokumente werden per Mail versendet oder \u00fcber zentrale Fileserver verteilt. Die \u00dcbersicht leidet, die Suche nach dem richtigen Dokument oder der aktuellen Version ist aufw\u00e4ndig.<\/p>\n

Ist das die aktuelle Version?<\/h2>\n

\"akten\"<\/p>\n

Insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter eine Excel Datei bearbeiten, ist es wichtig, immer auf dem aktuellsten Stand zu arbeiten. Da Excel selber keine Versionierung mitbringt, kommt es h\u00e4ufig dazu, dass die Mitarbeiter verschiedene Versionsst\u00e4nde bearbeiten und die \u00c4nderungen nachtr\u00e4glich in einer neuen Datei zusammengef\u00fchrt werden m\u00fcssen. Problematisch ist dabei auch, dass Mitarbeiter h\u00e4ufig lokale Kopien der Datei anlegen und ihre \u00c4nderungen dort vornehmen. Die Gefahr, dass Informationen dadurch verloren gehen, ist hoch.<\/p>\n

Auch beim Austausch der Dateien unter den Mitarbeitern ist die fehlende Versionierung ein Problem. Einige Benutzer schreiben daher Versionsnummern in den Dateinamen, was das Problem jedoch nur oberfl\u00e4chlich l\u00f6st. Sp\u00e4testens wenn eine Datei von mehreren Benutzern unabh\u00e4ngig voneinander bearbeitet und ausgetauscht wird, kommt es erneut zu Kollisionen.<\/p>\n

Im zweiten Teil<\/a> des Artikels beschreiben wir weitere Probleme und zeigen Ihnen einen Ausweg aus dem Excel Dilemma.<\/p>\n

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