{"id":912,"date":"2015-05-13T11:00:38","date_gmt":"2015-05-13T10:00:38","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=912"},"modified":"2021-12-13T17:38:23","modified_gmt":"2021-12-13T15:38:23","slug":"kunden-und-projekte-managen-mit-rewoo-scope","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=912","title":{"rendered":"Kunden und Projekte managen mit REWOO Scope"},"content":{"rendered":"

\"projektcontrolling_opener\"In dem nachfolgenden Artikel m\u00f6chten wir Ihnen demonstrieren, wie sie in REWOO Scope schnell und einfach ihre Kunden und Projekte verwalten k\u00f6nnen. Das hierf\u00fcr verwendete Modell ist hierbei lediglich eine beispielhafte Modellierung und kann beliebig ver\u00e4ndert und angepasst werden. F\u00fcr ein besseres Verst\u00e4ndnis ist es vorteilhaft, wenn sie mit dem grunds\u00e4tzlichen Aufbau und Funktionen von REWOO Scope bereits vertraut sind. Hilfreiche Links hierzu finden sie auch am Ende dieses Artikels.<\/strong><\/p>\n

Ma\u00dfgeschneidert oder doch von der Stange?<\/h2>\n

Vor der Anschaffung neuer Software steht die Frage nach der Art der Software: soll es eine fertige oder doch lieber ein individuelle L\u00f6sung sein?<\/p>\n

Fertige Software hat hier in der Regel den Vorteil, dass sie schnell einsatzf\u00e4hig ist, da sie die Struktur f\u00fcr Prozesse und Informationen bereits mitbringt.\u00a0Unternehmen m\u00fcssen sich also im ersten Schritt erstmal nicht mit Prozessen und internen Abl\u00e4ufen auseinandersetzen sondern m\u00fcssen\u00a0lediglich pr\u00fcfen, ob die gew\u00fcnschte Software die eigenen Anforderungen erf\u00fcllt. Daf\u00fcr bietet Standardsoftware in der Regel wenig Flexibilit\u00e4t und nur geringe Anpassungsm\u00f6glichkeiten.\u00a0<\/span><\/p>\n

Dem gegen\u00fcber stehen individuelle Software L\u00f6sungen, die sich individuell an die Bed\u00fcrfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Hierbei ist volle Flexibilit\u00e4t gew\u00e4hrleistet und Prozesse und Informationen lassen sich so abbilden, wie es das Unternehmen ben\u00f6tigt. Ein Nachteil individueller Software ist, dass das Unternehmen entsprechende Vorarbeit einbringen muss. Dar\u00fcber hinaus muss entschieden werden, welche konkreten Probleme durch die Software gel\u00f6st werden sollen.<\/p>\n

Eine Vielzahl von Einsatzm\u00f6glichkeiten: ECM<\/h2>\n

Mit einem ECM System lassen sich vielf\u00e4ltige Fragen und Problemstellungen l\u00f6sen. Daher lassen sich die Vorteile eines ECM Systems am besten an konkreten L\u00f6sungen demonstrieren.<\/p>\n

In unserem heutigen Praxisbeispiel zeigen wir ihnen, wie Sie REWOO Scope daf\u00fcr nutzen k\u00f6nnen, ihre Kunden und Projekte zu verwalten. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen sie nun sagen: „daf\u00fcr kann ich doch ein einfaches CRM System verwenden.“. Das ist grunds\u00e4tzlich nat\u00fcrlich korrekt. Warum es dennoch sinnvoll sein kann f\u00fcr solche Aufgaben ein ECM System wir REWOO Scope zu verwenden, erfahren sie in diesem\u00a0Artikels.<\/p>\n

Das nachfolgende Beispiel ist als eine von vielen M\u00f6glichkeiten zu verstehen. Da REWOO Scope ihnen die M\u00f6glichkeit bietet ihre Problemstellung individuell zu l\u00f6sen k\u00f6nnte eine fertige L\u00f6sung in ihrem \u00a0Unternehmen vollkommen anders \u00a0aussehen.<\/p>\n

Der Kunde steht im Mittelpunkt\"Kundendatenblatt\"<\/h2>\n

Um den Aufbau des Beispiel Modells besser zu verstehen ist ein Blick auf die Struktur hilfreich: Ausgangspunkt f\u00fcr alle weiteren Informationen Ist der Kunde bzw. Interessent. An diesem \u00a0werden alle weiteren Daten, wie zb Projekte oder Kontakte angekn\u00fcpft. Das Kundendatenblatt stellt dabei eine globale \u00dcbersicht \u00fcber den Kunden und aller mit diesem verkn\u00fcpften Informationen dar. Hier k\u00f6nnen neue Kundenkontakte hinterlegt, neue Opportunities angelegt oder wichtige Dokumente abgelegt werden. Neu angelegte Elemente erscheinen als klickbares Element auf dem Datenblatt und sind somit f\u00fcr den Anwender schnell erreichbar.\u00a0Dar\u00fcber hinaus kann hier auch der Status des Kunden ver\u00e4ndert werden, zB von „Lead“ zu „Kunde“. So haben sie einen schnellen \u00dcberblick \u00fcber alle wichtigen Kundendaten.<\/p>\n

\"DesignView\"W\u00e4hrend bei g\u00e4ngigen CRM Systemen die anzeigbaren Informationen in der Regel auf fest vorgegebene Attribute beschr\u00e4nkt sind, haben sie mit REWOO Scope die M\u00f6glichkeit das Datenblatt komplett frei zu gestalten. So entscheiden sie, welche Informationen sie wirklich ben\u00f6tigen und bleiben flexibel, denn die Datenbl\u00e4tter lassen sich jederzeit beliebig w\u00e4hrend des Live Betriebs erweitern. Hierf\u00fcr steht Ihnen eine Design Ansicht zur Verf\u00fcgung, mit der Sie die Datenbl\u00e4tter einfach per drag & drop ver\u00e4ndern k\u00f6nnen.<\/p>\n

Chancen<\/h2>\n

F\u00fcr jeden Kunden hat der Anwender die M\u00f6glichkeit Opportunities, d.h. Chancen anzulegen. Aus diesen Chancen werden dann sp\u00e4ter ggf, Projekte. Eine Opprtunity ist also letzen Endes eine Chance auf ein konkretes Projekt bei einem Kunden.<\/p>\n

Auf dem Datenblatt der Opportunity findet der User daher eine zentrale \u00dcbersicht \u00fcber den Status. Hier l\u00e4sst sich auch festlegen, welcher der beim Kunden hinterlegten Kontaktpersonen als Ansprechpartner f\u00fcr dieses Projekt dient. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen auch Projektmitarbeiter des Kunden hinterlegt werden. Ein Klick auf den entsprechenden Eintrag f\u00fchrt den Anwender dann direkt auf das Datenblatt der Kontaktperson, wo alle relevanten Kontaktdaten hinterlegt sind.<\/p>\n

Um die Chance auf die Umsetzung des Projektes bewerten zu k\u00f6nnen ist ein Qualifizierungsprozess hinterlegt. Nach festgelegten Kriterien kann hier die Umsetzungwahrscheinlichkeit ermittelt werden. Mit Hilfe dieser Wahrscheinlichkeit kann ein Forecast f\u00fcr den erwarteten Projektumsatz erstellt werden. Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil einer individuellen L\u00f6sung gegen\u00fcber einer Standardsoftware: welche Kriterien sie f\u00fcr die Bewertung verwenden, k\u00f6nnen sie selbst entscheiden. Es gibt kein festes Regelwerk, wie eine Chance bewertet wird sondern sie definieren ihre eigenen Standards. Welche Faktoren dann in die Berechnung eines Forecasts mit einflie\u00dfen bleibt ganz ihnen \u00fcberlassen. Dank der m\u00e4chtigen Formelsprache <\/a>in REWOO Scope\u00a0bleiben sie flexibel.<\/p>\n

was ist hier los?<\/h2>\n

Damit die zust\u00e4ndigen Anwender auch jeder Zeit \u00fcber den aktuellen Stand eines Projektes im Bilde sind, k\u00f6nnen einzelne Aktivit\u00e4ten erfasst werden. Wichtig Termine oder Telefonate, aber auch Support Aktivit\u00e4ten lassen sich mit wenigen Klicks erfassen. So bleibt f\u00fcr jeden nachvollziehbar welche Aktivit\u00e4ten in diesem Projekt zuletzt stattgefunden haben.\u00a0Bei jeder Aktivit\u00e4t besteht dar\u00fcber hinaus die M\u00f6glichkeit beteiligte Ansprechpartner des \u00a0Kunden oder des eigenen Unternehmens zu hinterlegen. So sehen sie zb auf einen Blick, wer an einem Telefonat oder Meeting teilgenommen hat.<\/p>\n

Zus\u00e4tzlich l\u00e4sst sich ein Follow Up Termin festlegen. Der Anwender wird wenige Tage vor erreichen des Termins \u00fcber die anstehende Aktivit\u00e4t informiert. Diese Logik l\u00e4sst sich in REWOO Scope beliebig ver\u00e4ndern und somit exakt an Ihre Bed\u00fcrfnisse anpassen. Wollen Sie den Zeitraum f\u00fcr die Benachrichtigung ver\u00e4ndern? Kein Problem – die einfache Formelsprache macht es m\u00f6glich.<\/p>\n

Neben den Aktivit\u00e4ten haben Sie auch die M\u00f6glichkeit beliebige Dokumente f\u00fcr den Kunden oder einzelne Opportunities & Aktivit\u00e4ten zu hinterlegen. Dadurch stehen diese allen beteiligten Personen zur Verf\u00fcgung.\u00a0Dokumente k\u00f6nnen sowohl in einer integrierten Vorschauansicht betrachtet als auch direkt zur Bearbeitung ge\u00f6ffnet werden. \u00c4nderungen werden dann automatisch in REWOO Scope gespeichert. Eine Versionierung stellt sicher, dass alle \u00c4nderungen nachvollziehbar sind und auch alte Dokumentenversionen verf\u00fcgbar bleiben. Die Vorteile liegen auf der Hand: allen beteiligten steht immer die aktuellste Version zur Verf\u00fcgung. Das Versenden von Dokumenten per Mail entf\u00e4llt.<\/p>\n

Alles unter Kontrolle – die \u00dcbersicht<\/h2>\n

\"Portfolio2\"Als Anwender interessiert Sie nat\u00fcrlich auch eine Gesamt\u00fcbersicht. Wieviele Opportunities oder Projekte laufen derzeit? Welchen Status besitzen diese? Gerade f\u00fcr das Management ist der Blick auf das Gesamtbild entscheidend, denn er schafft nicht nur Transparenz sondern unterst\u00fctz zus\u00e4tzlich bei Gesch\u00e4ftsentscheidungen.<\/p>\n

Um diese \u00dcbersicht zu erhalten, stehen Ihnen in REWOO Scope sogenannte Portfolios zur Verf\u00fcgung. Hierbei handelt es sich um tabellarische \u00dcbersichten \u00fcber ausgew\u00e4hlte Bereiche. Portfolios k\u00f6nnen dabei beliebige Informationen eines Datenblattes beinhalten. Ziel ist die Beantwortung bestimmter Fragestellungen, zB. wieviele Projekte laufen derzeit und wie ist deren Status? Oder auch wieviel Potentieller Umsatz steht derzeit in der Opportunity Pipeline?<\/p>\n

Die \u00dcbersichten k\u00f6nnen dabei in der Software frei definiert werden, d.h. sie legen selber fest, welche Spalten Sie f\u00fcr die Beantwortung Ihrer Fragestellung ben\u00f6tigen und wie diese angeordnet werden sollen. Einzelne Anwender k\u00f6nnen sich aus diesen \u00dcbersichten eigene Sichten ableiten, indem sie zB Spalten ausfiltern oder die Sortierung \u00e4ndern. Die ge\u00e4nderten Sichten k\u00f6nnen dann Anwenderspezifisch gespeichert werden.<\/p>\n

Doch damit nicht genug. Innerhalb der Portfolios stehen Ihnen zahlreiche Filterm\u00f6glichkeiten zur Verf\u00fcgung, um die angezeigte Datenmenge zu reduzieren. So lassen sich die Daten zB gruppieren oder Verlaufswerte (zB Umsatz) anzeigen. Sie k\u00f6nnen also mit wenigen Klicks ihre gezielten Fragen kl\u00e4ren.\u00a0Durch diese Methode ersparen Sie den Mitarbeitern das Erstellen von Reports. Alle eingegebenen Daten stehen sofort in Echtzeit zur Verf\u00fcgung und sind damit immer aktuell. Veraltete Reports (zB als PDF) geh\u00f6ren damit der Vergangenheit an.<\/p>\n

Und warum?<\/h2>\n

CRM Funktionalit\u00e4t muss nicht zwingend mit einer Spezial CRM-Software abgebildet werden. Ein ECM System bietet Ihnen viele Vorteile, da es nicht nur auf ein Thema fokussiert ist. Seien es enthaltene Funktionen, wie Dokumentenmanagement oder auch die M\u00f6glichkeit Reports zu erstellen – viele dieser Funktionen gehen \u00fcber das hinaus was herk\u00f6mmliche CRM-Systeme ohne zus\u00e4tzliche Erweiterungen bieten.<\/p>\n

Es gibt jedoch noch einen weiteren entscheidenden Faktor: Das System kann mit weiteren Themen erweitert werden, die nicht zwingend in Zusammenhang mit der CRM Funktionalit\u00e4t stehen m\u00fcssen. So lassen sich v\u00f6llig neue oder andere Anforderungen, wie zB Urlaubsverwaltung, Changemanagement oder Reisekostenverwaltung, im gleichen System abbilden. Sie ersparen sich somit den Kauf von diverser Spezialsoftware sondern bilden die verschiedenen Bed\u00fcrfnisse Ihres Unternehmens in einer Software ab. Das spart nicht nur Geld sondern erleichtert auch den Mitarbeitern den Umgang, denn das Einarbeiten in immer wieder neu angeschaffte Software entf\u00e4llt.<\/p>\n

Sind Sie neugierig geworden auf die M\u00f6glichkeiten, die Ihnen ein ECM System wie REWOO Scope bieten kann? Dann nehmen Sie doch mit uns Kontakt <\/a>auf. Unsere Berater helfen Ihnen gerne weiter und zeigen Ihnen die vielf\u00e4ltigen Einsatzm\u00f6glichkeiten f\u00fcr Ihr Unternehmen.<\/strong><\/p>\n

Weitere Informationen zu REWOO Scope finden Sie auch in nachfolgenden Artikeln:<\/strong><\/p>\n

Dokumentenverwaltung mit REWOO Scope<\/a><\/p>\n

operative Kennzahlen in REWOO Scope<\/a><\/p>\n

Versionierung in REWOO Scope<\/a><\/p>\n

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