{"id":953,"date":"2015-07-30T16:52:07","date_gmt":"2015-07-30T15:52:07","guid":{"rendered":"http:\/\/blog.rewoo.de\/?p=953"},"modified":"2015-07-30T16:52:07","modified_gmt":"2015-07-30T15:52:07","slug":"rewoo-scope-in-der-praxis-reisekosten-erfassen-und-verwalten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.rewoo.de\/?p=953","title":{"rendered":"REWOO Scope in der Praxis: Reisekosten erfassen und verwalten"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\t<strong><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft wp-image-1001 \" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/geld-300x236.jpg\" alt=\"geld\" width=\"240\" height=\"189\" \/>In dieser neuen Artikelreihe m\u00f6chten wir Ihnen einen Einblick geben, welche Themen Sie mit unserer <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar\/ecm-die-loesung-fuer-das-informationsmanagement-in-unternehmen.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">ECM<\/a>-Software REWOO Scope abbilden k\u00f6nnen und wie bestimmte Fragestellungen gel\u00f6st werden k\u00f6nnen. Jeder Artikel befasst sich dabei mit einem eigenst\u00e4ndigen Themenfeld und beleuchtet dieses bis hin zur fertigen Modellierung. Der erste Artikel der neuen Serie besch\u00e4ftigt sich mit dem Thema Reisekosten und gibt einen \u00dcberblick, wie eine m\u00f6gliche L\u00f6sung zur Erfassung und Verwaltung von Reisekosten in REWOO Scope aussehen kann.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>Bevor wir in das eigentliche Thema einsteigen, m\u00f6chte ich vorab noch darauf hinweisen, dass alle gezeigten L\u00f6sungen keine Musterl\u00f6sungen darstellen, sondern lediglich als Best-Practice Beispiele zu verstehen sind. Da sich Probleme und Fragestellungen mit REWOO Scope in vielf\u00e4ltiger Art und Weise l\u00f6sen lassen, gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Art der Modellierung richtet sich vielmehr nach den genauen Anforderungen und den Verkn\u00fcpfungen mit anderen Themenfeldern.\u00a0<!--more-->Da wir im Rahmen der einzelnen Artikel auch auf die technischen Gegebenheiten der Modellierung eingehen, richtet sich diese Artikelserie prim\u00e4r an Modellierer und Anwender von REWOO Scope. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen aber auch Nicht-Anwender und Interessierte hier einen Einblick erhalten, was mit REWOO Scope alles m\u00f6glich ist.<br \/>\nWie immer freuen wir uns \u00fcber Ihre pers\u00f6nlichen Erfahrungen, Anregungen oder Fragen. Und nun: viel Spa\u00df mit REWOO Scope in der Praxis.<\/p>\n<p>Typ- und Feldnamen werden der \u00dcbersichtlichkeit wegen im nachfolgenden Text\u00a0<em>kursiv\u00a0<\/em>dargestellt. Da Felder auf dem Datenblatt so dargestellt werden, wie sie benannt wurden, k\u00f6nnen Feldnamen auch Leerzeichen beinhalten. In der Regel werden Felder, deren Namen auf dem <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar\/datenblatt.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Datenblatt<\/a>\u00a0sichtbar sind, voll ausgeschrieben. Felder die nur f\u00fcr Berechnungen im Hintergrund ben\u00f6tigt werden oder deren Namen auf dem Datenblatt nicht sichtbar sind (z.B. weil sie in einer Matrix liegen), werden i.d.R. abgek\u00fcrzt oder zusammengeschrieben, z.B <em>DatumAbfahrt<\/em> oder <em>UhrzeitAbfahrt<\/em>. Dieses Namensschema ist nicht zwingend vorgeschrieben, so dass der Modellierer hier auch ein eigenes Schema verwenden kann.<\/p>\n<h2>Zu Beginn: die Problemstellung<\/h2>\n<p>Als erstes m\u00f6chte Ich Ihnen einen kurzen \u00dcberblick geben,\u00a0welches Thema wir in dem nachfolgend erl\u00e4uterten Modell darstellen und welche Funktionalit\u00e4ten sich darin verbergen. Wie bereits erw\u00e4hnt dreht sich in diesem Artikel alles um das Thema Reisekosten. Reisekosten gibt es in jedem Unternehmen unabh\u00e4ngig von seiner Gr\u00f6\u00dfe. Ob Kundentermine vor Ort, Messebesuche oder Eins\u00e4tze von Servicepersonal beim Kunden vor Ort: in der Regel m\u00fcssen die Mitarbeiter die Kosten der Reise in Form einer Reisekostenabrechnung darlegen und der Buchhaltung \u00fcbermitteln. In der Reisekostenabrechnung werden dann basierend auf den gesetzlich vorgegebenen Spesens\u00e4tzen, die entsprechenden Posten f\u00fcr An- und Abreise, \u00dcbernachtungen, Verpflegung und sonstigen Ausgaben angegeben.<br \/>\nDas papierlose B\u00fcro ist inzwischen keine Illusion mehr, deshalb ist es nat\u00fcrlich von Vorteil, diese Abrechnung \u00fcber ein Tool bereitzustellen. Das wohl am h\u00e4ufigsten eingesetzte Tool d\u00fcrfte wohl Microsoft Excel sein. Die M\u00f6glichkeiten hierbei sind jedoch begrenzt und haben deutliche Nachteile gegen\u00fcber Datenbank gest\u00fctzten Systemen (siehe auch\u00a0<a href=\"http:\/\/blog.rewoo.de\/das-excel-office-warum-excel-nicht-immer-die-loesung-ist-teil-1\/\">Artikel Das Excel Office<\/a>). Mit REWOO Scope wird nicht nur das Erstellen von Reisekostenantr\u00e4gen vereinfacht, es k\u00f6nnen auch anschlie\u00dfende Prozesse (z.B. die Freigabe, die Weitergabe der Kosten an Kunden etc) angesto\u00dfen werden. Die nachfolgende Beispiell\u00f6sung kann auch einfach in bestehende REWOO Scope Systeme \u00fcbernommen und mit wenig Aufwand angebunden werden. \u00a0Folgende Funktionalit\u00e4ten werden dabei abgedeckt:<\/p>\n<ul>\n<li>Anlegen eines neuen Reisekostenantrags<\/li>\n<li>Ausf\u00fcllen der einzelnen Teilbereiche (z.B. Fahrtkosten, \u00dcbernachtung, Verpflegung)<\/li>\n<li>automatische Berechnungen basierend auf den aktuell gesetzlich vorgegebenen Spesens\u00e4tzen<\/li>\n<li>Hinterlegen von Dokumenten (z.B. Quittungen, Rechnungen etc.)<\/li>\n<li>Freigabe durch den Antragssteller und den Genehmigungsbefugten<\/li>\n<li>Einbindung von Kunden und\/oder Projekten (sofern bereits vorhanden)<\/li>\n<li>Export des Reisekostenantrags als Word-Dokument<\/li>\n<\/ul>\n<p>In diesem Beispiel gehen wir ausschlie\u00dflich auf das Thema Reisekosten ein.\u00a0Richtig sinnvoll wird das Thema und die Funktion aber nat\u00fcrlich dann, wenn man es in bestehende Strukturen eines REWOO Scope Modells einbindet. Beispielsweise eine Verkn\u00fcpfung auf die eigene Mitarbeiter Seite, um z.B. eine Liste der eigenen Reisekostenantr\u00e4ge anzuzeigen oder das Einbinden von\u00a0 vorhandenen Kunden im System, um diesen direkt Reisekosten zuzuordnen. Die hier beschriebene L\u00f6sung kann Ihr System also sinnvoll erg\u00e4nzen. Im Folgenden werde ich daher\u00a0f\u00fcr die L\u00f6sung das Wort <strong>Modul<\/strong> verwenden.<\/p>\n<h2>Die Grundstruktur<\/h2>\n<p><img loading=\"lazy\" class=\" size-medium wp-image-960 alignleft\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Struktur2-300x28.png\" alt=\"Struktur2\" width=\"300\" height=\"28\" \/><img loading=\"lazy\" class=\" size-medium wp-image-961 alignleft\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Struktur1-300x19.png\" alt=\"Struktur1\" width=\"300\" height=\"19\" \/>Damit sich das Modul f\u00fcr die Reisekosten in bestehende REWOO Scope Modelle einbinden l\u00e4sst, ist es sinnvoll, dass Modul m\u00f6glichst kompakt zu organisieren und so die Schnittstellen gering zu halten. Wir verwenden daher ein eigenes <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar\/tle-top-level-element.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">TLE <\/a>&#8222;<strong>Reisekosten<\/strong>&#8222;, unter dem die einzelnen Reisekostenantr\u00e4ge angeordnet werden. Der \u00dcbersichtlichkeit wegen wird das TLE als Prozesstyp definiert und erscheint dann beim Anlegen im oberen Teil des Rings in blauer Farbe.\u00a0Der einzelne Antrag besteht \u00a0jeweils aus einem <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar\/aspekt.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Aspekt <\/a>f\u00fcr die Basisinformationen und einem Kind-Knoten mit den Details des Antrags. Diese Aufteilung ist nicht zwingend erforderlich, hilft aber, die Menge an Informationen zu strukturieren und lesbarer zu machen.<\/p>\n<div id=\"attachment_968\" style=\"width: 160px\" class=\"wp-caption alignleft\"><a href=\"https:\/\/trial.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/AspektDatenblatt.png\"><img aria-describedby=\"caption-attachment-968\" loading=\"lazy\" class=\"wp-image-968 size-thumbnail\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/AspektDatenblatt-150x150.png\" alt=\"AspektDatenblatt\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-968\" class=\"wp-caption-text\">Aspekt-Datenblatt: Die Antrags\u00fcbersicht<\/p><\/div>\n<div id=\"attachment_969\" style=\"width: 160px\" class=\"wp-caption alignleft\"><a href=\"https:\/\/trial.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/AntragDetails.png\"><img aria-describedby=\"caption-attachment-969\" loading=\"lazy\" class=\"wp-image-969 size-thumbnail\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/AntragDetails-150x150.png\" alt=\"AntragDetails\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><p id=\"caption-attachment-969\" class=\"wp-caption-text\">Kindknoten: Die Antragsdetails<\/p><\/div>\n<p>Anhand des Aufbaus wird klar, dass es f\u00fcr den Aspekt-Typ <em>reisekostenantrag\u00a0<\/em>zwei Layouts geben muss: Eins f\u00fcr den Aspekt und eins f\u00fcr den Kindknoten. Nun gilt es, sich zu entscheiden, welche Informationen auf den jeweiligen Layouts bzw. Datenbl\u00e4ttern dargestellt werden soll. In diesem Beispiel nutzen wir den Aspekt f\u00fcr eine \u00dcbersicht der Basisinformationen, wie z.B. Anreise- und Abreisedatum, Reisezweck und Kosten\u00fcbersicht. Au\u00dferdem soll der Antragssteller und der Genehmigungsbefugte den Antrag auf dem Aspekt signieren.<\/p>\n<p>Auf dem Kindknoten sollen die Details des Antrags dargestellt werden, d.h. die einzelnen Angaben f\u00fcr die Kategorien Verpflegungsmehraufwand, \u00dcbernachtungskosten, Fahrtkosten und Nebenkosten.<\/p>\n<p>Die Details der einzelnen Layouts schauen wir uns in den nachfolgenden Abschnitten etwas genauer an. An dieser Stelle jedoch auch nochmal der Hinweis: die angezeigten Daten k\u00f6nnen nat\u00fcrlich beliebig ver\u00e4ndert werden, d.h. Sie entscheiden, welche Informationen Sie auf den einzelnen Datenbl\u00e4ttern sehen m\u00f6chten.<\/p>\n<h2>Im Detail: Der Antrag<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/trial.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/LayoutAspekt.png\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-thumbnail wp-image-972\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/LayoutAspekt-150x150.png\" alt=\"LayoutAspekt\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a>Das Datenblatt (der Aspekt) des Antrags gliedert sich in zwei Abschnitte: Im oberen Bereich werden die Basisinformationen, wie Name des Antragsstellers, An- und Abreisedatum sowie der Zweck der Reise angegeben. Im unteren Teil werden dann die Kosten, die auf dem Kindknoten (Antragsdetails) ermittelt wurden noch einmal zusammengefasst dargestellt, so dass sowohl der Antragssteller als auch der Genehmigungsbefugte den Antrag schnell pr\u00fcfen und unterschreiben kann.<br \/>\nDer Name des Antragsstellers wird hier als Freitextfeld angegeben. Grunds\u00e4tzlich w\u00e4re es aber auch denkbar diesen automatisch zu ermitteln. Hierf\u00fcr ist jedoch die Abbildung der Firmenstruktur mit den jeweiligen Mitarbeitern in REWOO Scope erforderlich. Der Einfachheit halber haben wir in diesem Beispiel darauf verzichtet. Eine Verkn\u00fcpfung ist aber ohne weiteres \u00fcber eine <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar\/beziehung.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Beziehung<\/a>\u00a0m\u00f6glich, die dann mit dem Formelwort\u00a0<code>ROLESIF<\/code>\u00a0abgefragt wird.<\/p>\n<p>Die Informationen \u00fcber den Zeitraum der Reise haben wir in einem Matrix-Feld\u00a0<em>Zeitraum der Reise\u00a0<\/em>gruppiert. Durch die Gruppierung in einer Matrix lassen sich zusammengeh\u00f6rige Informationen gut vom Rest der Informationen auf einem Datenblatt abheben.<br \/>\nEine Besonderheit bei den Reisedaten gibt es bei der Abfahrts- bzw. Ankunftszeit: Derzeit gibt es in REWOO Scope kein Uhrzeit Feld. Aus diesem Grund ben\u00f6tigen wir f\u00fcr die Eingabe jeweils ein Zahlenfeld f\u00fcr die Stunden und eins f\u00fcr die Minuten. F\u00fcr Abfahrt und R\u00fcckkehr ergibt das also vier Felder, die wie folgt benannt werden: <em>StdAbfahrt<\/em>, <em>StdR\u00fcckkehr<\/em>, <em>MinAbfahrt<\/em> und <em>MinR\u00fcckkehr<\/em>. Um mit den eingetragenen Werten sp\u00e4ter Berechnungen durchf\u00fchren zu k\u00f6nnen, m\u00fcssen diese in das Dezimalsystem umgewandelt werden. Aus 15:30 soll also 15,5 werden. Um die Minuten in den entsprechenden Dezimalwert umzuwandeln verwendet man die Formel Minuten\/60. In REWOO Scope sieht das f\u00fcr die Abfahrt dann so aus: <code>@StdAbfahrt + (@MinAbfahrt \/ 60)<\/code>. Das Ergebnis (d.h. die Formel) speichern wir dann in dem Hilfsfeld <em>UhrzeitAbfahrt<\/em>. F\u00fcr die R\u00fcckkehr ist die Formel entsprechend <code>@StdR\u00fcckkehr + (@MinR\u00fcckkehr \/ 60)<\/code>. Diese wird im den Hilfsfeld <em>UhrzeitR\u00fcckkehr<\/em> hinterlegt. Mit den beiden Hilfsfeldern k\u00f6nnen in den nachfolgenden Formeln dann dir Berechnungen f\u00fcr die Spesens\u00e4tze durchgef\u00fchrt werden. Dazu sp\u00e4ter mehr.<\/p>\n<p>Sollten Sie bereits ein REWOO Scope System im Einsatz haben, welches Kundendaten beinhaltet, haben Sie die M\u00f6glichkeit, den Kunden direkt mit der Reisekostenabrechnung zu verkn\u00fcpfen. Hierf\u00fcr ist der Button\u00a0<em>Kunde w\u00e4hlen <\/em>vorgesehen, der eine Beziehung zu einem vorhandenen Kundendatenblatt zieht. \u00a0Das Feld\u00a0<em>Kunde<\/em> stellt dann den Namen des Kunden als <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/manual\/M02-datenblatt.html#ElementLinks\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">ElementLink<\/a>\u00a0dar und erlaubt eine Navigation zu dem entsprechenden Datenblatt.<\/p>\n<p>In einer weiteren Matrix werden die Kosten f\u00fcr die einzelnen Teilbereiche, wie \u00dcbernachtung oder Fahrtkosten, aufgelistet, um am Ende den Auszahlungsbetrag zu ermitteln. Die Summen der einzelnen Teilbereiche werden jeweils mit der Formel <code>SUM (CHILDREN)<\/code> berechnet. Durch diese Formel greifen wir auf das gleiche Feld der Kindknoten zu. Hierbei ist es wichtig, dass diese Formel nicht als Standardformel hinterlegt wird, da wir die gleichen Felder auch auf dem Kinknoten verwenden, auf diesen jedoch eine andere Formel ben\u00f6tigen. Die Formel wird also direkt in der <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar\/skizze.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Skizze<\/a>\u00a0des Aspekts hinterlegt. Die Gesamtkosten aller Teilbereiche werden in dem Feld\u00a0<em>Gesamtkosten\u00a0<\/em> mit der Formel <code>SUM ( @FahrtkostenGesamt ; @Verpflegungsaufwand gesamt ; @NebenkostenGesamt ; @\u00dcbernachtungskostenGesamt )<\/code> summiert.<\/p>\n<p>Zus\u00e4tzlich geben wir dem Anwender die M\u00f6glichkeit, seine Belege f\u00fcr weitere Ausgaben als Datei direkt auf dem Antrag zu hinterlegen. Hierf\u00fcr legen wir ein FileLinks-Feld <i>Dokumente &amp; Belege\u00a0<\/i>an.<br \/>\nF\u00fcr die Signaturfelder am Ende des Datenblattes l\u00e4sst sich festlegen, welche Felder bei einer \u00c4nderung die Unterschrift ung\u00fcltig werden lassen. Hier k\u00f6nnen die bestehenden Felder nach Belieben ausgew\u00e4hlt werden. In diesem Beispiel verwenden wir hierf\u00fcr die Felder f\u00fcr die Reisedaten sowie alle Felder, die mit den Kosten zu tun haben.<\/p>\n<h2>Berechnungen nach gesetzlichen Vorgaben<\/h2>\n<p>F\u00fcr eine Reisekostenabrechnung gibt es gesetzliche Vorgaben, die die H\u00f6he der Spesen abh\u00e4ngig von der Reisedauer festlegen. F\u00fcr dieses Modul sind dabei folgende Informationen relevant:<\/p>\n<ul>\n<li>bei mehrt\u00e4gigen Reisen werden An- &amp; Abreisetage jeweils mit \u20ac 12,- verg\u00fctet, unabh\u00e4ngig von der Dauer<\/li>\n<li>eint\u00e4gige Reisen mit einer Dauer &gt; 8 Stunden werden ebenfalls mit \u20ac 12,- verg\u00fctet<\/li>\n<li>ganzt\u00e4gige Abwesenheiten (bei mehrt\u00e4gigen Reisen) werden mit \u20ac 24,- verg\u00fctet<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nun gilt es, diese Regeln in REWOO Scope mit Hilfe der Formelsprache umzusetzen und die entsprechenden Berechnungen durchzuf\u00fchren. Wir beginnen damit zu ermitteln, wie viele ganzt\u00e4gige Abwesenheitstage es gibt. Hierf\u00fcr ben\u00f6tigen wir eine Pr\u00fcfung, \u00a0ob eine Reise l\u00e4nger als einen Tag gedauert hat. Dies ist relativ simpel, da sich diese Information aus dem An- und Abreisedatum ermitteln l\u00e4sst. Sind die Tage unterschiedlich, hat also eine mehrt\u00e4gige Reise stattgefunden. In der Formelsprache ausgedr\u00fcckt bedeutet dies: <code>@DatumR\u00fcckkehr &gt; @DatumAbfahrt<\/code>. Da wir diese Information lediglich als Bedingung ben\u00f6tigen, brauch dieser Vergleich nicht im einem separaten Feld durchgef\u00fchrt werden. Stattdessen legen wir ein Hilfsfeld\u00a0<em>anzahl ganze tage\u00a0<\/em>an. Wie der Name schon sagt, ermitteln wir in diesem Feld die Anzahl der ganzen Tage bei mehrt\u00e4gigen Reisen. Die Formel hierf\u00fcr lautet <code>=SUMIF ((DAY (@DatumR\u00fcckkehr - @DatumAbfahrt) - 1) \/ 1day | @DatumR\u00fcckkehr &gt; @DatumAbfahrt)<\/code>. Mit dem Formelwort DAY ermitteln wir die Anzahl der Tage eines Datums. In diesem Fall ist es die Differenz der Tage zwischen R\u00fcckkehr und Abfahrt Datum. Von der Differenz ziehen wir 1 Tag ab, da bei einer zweit\u00e4gigen Reise keine ganzen Tage anfallen k\u00f6nnen. Jeder Tag ist ein An- bzw. Abreisetag und f\u00e4llt damit bereits unter die \u20ac 12,- Verg\u00fctung. Das Ergebnis teilen wir durch 1day, um die Einheit &#8222;day&#8220; zu entfernen, die automatisch hinzugef\u00fcgt wird, wenn das Formelwort DAY verwendet wird. Damit die Berechnung nur durchgef\u00fchrt wird, wenn die Reise wirklich mehrt\u00e4gig ist, verwenden wir im Bedingungsteil die oben schon beschriebene Bedingung. Eine Reise, die z.B. vom 15.06. bis zum 17.06. stattgefunden hat, liefert als Ergebnis 1 zur\u00fcck (17-15-1). Nun wissen wir, wie viele Tage mit \u20ac 24,- zu verg\u00fcten sind.<\/p>\n<p>Nach dem gleichen Schema wollen wir nun ermitteln, welche Tage mit jeweils \u20ac 12,- verg\u00fctet werden m\u00fcssen. Hierf\u00fcr schauen wir uns zun\u00e4chst die Vorgabe f\u00fcr An- und Abreisetage an. Diese Option trifft immer genau dann zu, wenn wir eine mehrt\u00e4gige Reise haben, d.h. bei einer mehrt\u00e4gigen Reise werden immer 2 Tage mit jeweils \u20ac 12,- angesetzt. Dies l\u00e4sst sich in der Formelsprache recht simpel ausdr\u00fccken: <code>=SUMIF (2 | @DatumR\u00fcckkehr &gt; @DatumAbfahrt)<\/code>. Die Formel wird in dem Hilfsfeld <em>anreise-abreisetage\u00a0<\/em>gespeichert.\u00a0Als letztes bleiben noch die Tage zu ermitteln, die bei eint\u00e4gigen Reisen l\u00e4nger als 8 Std. gedauert haben. Hier kommt nun nicht nur das Datum sondern auch die Uhrzeit der An- und Abreise ins Spiel. \u00a0Hierf\u00fcr legen wir erneut ein Hilfsfeld\u00a0<em>relevante stunden\u00a0<\/em>an. In diesem wollen wir nun ermitteln, ob eine Reise l\u00e4nger als 8 Stunden gedauert hat und dies nur dann, wenn die Reise nur einen Tag gedauert hat. Es gibt also zwei Bedingungen, die gepr\u00fcft werden m\u00fcssen. Die Pr\u00fcfung, ob die Dauer mindestens 8 Stunden war kann \u00fcber die Bedingung <code>@UhrzeitR\u00fcckkehr - @UhrzeitAbfahrt &gt;= 8<\/code> gepr\u00fcft werden. Wir ermitteln also die Differenz der Stunden von R\u00fcckkehr und Ankunft und pr\u00fcfen, ob diese gr\u00f6\u00dfer oder gleich 8 Stunden ist. Die zweite Bedingung ist eine Abwandlung der oben genannten Bedingung f\u00fcr die Ermittlung der mehrt\u00e4gigen Reise: <code>@DatumAbfahrt = @DatumR\u00fcckkehr<\/code>. Die Bedingung ist also wahr, wenn Abfahrt und R\u00fcckkerh am gleichen Tag erfolgt sind. Beide Bedingungen sollen wahr sein, damit der Mitarbeiter einen Anspruch auf eine Verg\u00fctung \u00fcber \u20ac 12,- f\u00fcr seine Reise geltend machen kann. Die finale Formel lautet also <code>=SUMIF ( 1 | AND (@UhrzeitR\u00fcckkehr - @UhrzeitAbfahrt &gt;= 8;@DatumAbfahrt = @DatumR\u00fcckkehr))<\/code>. Treffen beide Bedingungen zu, wird in das Hilfsfeld\u00a0<em>relevante stunden\u00a0<\/em>der Wert 1 geschrieben.<\/p>\n<h2>Antragdetails<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/trial.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/AntragDetails.png\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-medium wp-image-969\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/AntragDetails-300x237.png\" alt=\"AntragDetails\" width=\"300\" height=\"237\" \/><\/a>Bevor wir die oben berechneten Werte nun f\u00fcr weitere Berechnungen nutzen k\u00f6nnen, gilt es sich dem Kindknoten, d.h. den Angebotsdetails zu widmen. Auf dem Detail Datenblatt stellen wir f\u00fcr die einzelnen Teilbereiche die Kosten dar und geben dem Anwender die M\u00f6glichkeit weitere Kosten zu hinterlegen. Dar\u00fcber hinaus wollen wir die Ermittlung der Betr\u00e4ge so transparent und verst\u00e4ndlich wie m\u00f6glich machen. Hierf\u00fcr legen wir f\u00fcr jeden Teilbereich ein String-Feld an, welches entsprechende Informationen zu den einzelnen Bereichen enth\u00e4lt, z.B. die Informationen \u00fcber die gesetzlichen Verpflegungspauschalen oder die Pauschalen f\u00fcr \u00dcbernachtungen. So kann der Anwender nachvollziehen, wie die einzelnen Posten berechnet werden.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/trial.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/LayoutKindknoten.png\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignright size-medium wp-image-996\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/LayoutKindknoten-300x258.png\" alt=\"LayoutKindknoten\" width=\"300\" height=\"258\" \/><\/a>F\u00fcr die einzelnen Kostenbl\u00f6cke verwenden wir wieder Matrix-Felder, um einen inhaltlichen Zusammenhang herzustellen und die gesamte Ansicht etwas \u00fcbersichtlicher zu gestalten. F\u00fcr die Nebenkosten gibt es jedoch eine Ausnahme. Hier verwenden wir keine Matrix sondern ein <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/manual\/M02-datenblatt.html#Table\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Tabellen<\/a>-Element. Der Grund daf\u00fcr ist simpel: wir wissen nicht, wie viele Posten an Nebenkosten der Anwender eintragen m\u00f6chte. Eine Tabelle bildet genau dieses Verhalten ab. Der Anwender kann im Bearbeiten-Modus dann beliebig viele weitere Zeilen hinzuf\u00fcgen. Im Gegensatz zu einer Matrix, bei der f\u00fcr jede Zeile die Felder angegeben werden m\u00fcssen, werden bei Tabellen nur Felder f\u00fcr die jeweiligen Spalten definiert. Jede neue Zeile nutzt dann diese Felder f\u00fcr die entsprechenden Werte. Eine Tabelle ist also perfekt f\u00fcr dynamische Inhalte geeignet, bei denen nicht vorhergesehen werden kann, wie viele Werte denn \u00fcberhaupt eingegeben werden. Die Gesamtkosten der Nebenkosten werden dann in einem nebenstehendem Feld mit einer Formel ermittelt: <code>=SUM ( @Betrag ) + 0\u20ac<\/code>. Wir summieren also alle Felder in der Spalte\u00a0<em>Betrag\u00a0<\/em>und addieren am Ende noch 0 \u20ac dazu, um die Euro W\u00e4hrung mit dem \u20ac Symbol hinzuzuf\u00fcgen (falls der Anwender dieses im Betragsfeld nicht eingegeben hat).<\/p>\n<p>Bei den Kosten f\u00fcr die Verpflegungsmehraufw\u00e4nde greifen wir nun auf die vorab angelegten Hilfsfelder zur Berechnung der verschiedenen Spesens\u00e4tze zu. Die in den Hilfsfeldern ermittelten Werte werden dabei mit den jeweiligen Spesens\u00e4tzen multipliziert und daraus die Gesamtsumme gebildet. Die daf\u00fcr notwendige Formel sieht wie folgt aus: <code>=(@anzahl ganze tage * 24\u20ac) + (SUM (@anreise-abreisetage;@relevante stunden) * 12\u20ac)<\/code>. Diese Formel speichern wir im Feld\u00a0<em>Verpflegungsaufwand\u00a0<\/em>ab.<br \/>\nVon dieser Summe m\u00fcssen noch die sogenannten Sachbezugswerte abgezogen werden. Hierbei handelt es sich um Pauschalen f\u00fcr unentgeltlich bereitgestelltes Essen w\u00e4hrend der Reise. Hierf\u00fcr gibt es zwei gesetzlich vorgegebene Pauschalen:<\/p>\n<ul>\n<li>\u20ac 4,80 f\u00fcr jedes Fr\u00fchst\u00fcck<\/li>\n<li>\u20ac 9,60 f\u00fcr jedes Mittag-\/Abendessen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Um die abzuziehenden Sachbezugswerte zu ermitteln, legen wir zwei Eingabefelder fest, in die der Antragssteller die Anzahl der (unentgeltlichen) Mahlzeiten eintragen kann. Die Summe speichern wir dann in einem separaten Feld\u00a0<em>Sachbezugswert gesamt.\u00a0<\/em> Die Formel hierf\u00fcr lautet: <code>=(@fr\u00fchst\u00fcck * 4.8\u20ac) + (@mittag * 9.6\u20ac)<\/code>. Diesen Wert ziehen wir nun von dem Feld\u00a0<em>Verpflegungsaufwand\u00a0<\/em>ab und ermitteln so den Gesamtbetrag f\u00fcr den Teilbereich Verpflegung. \u00a0Hierf\u00fcr nutzen wir wieder das bereits auf dem Aspekt genutzte Feld\u00a0<em>Verpflegungsaufwand gesamt.<\/em> Hier hinterlegen wir die Formel <code>=@Verpflegungsaufwand - @Sachbezugswert gesamt<\/code>. Hier wird nun auch klar warum wir auf dem Aspekt die Formel f\u00fcr dieses Feld nicht als Standardformel hinterlegt haben, sondern diese direkt auf der Skizze hinterlegt haben. Auf diese Weise l\u00e4sst sich sowohl auf dem Aspekt, als auch auf dem Kindknoten das gleiche Feld f\u00fcr unterschiedliche Berechnungen nutzen. Das reduziert die Gesamtzahl der Felder und macht es dem Modellierer etwas leichter den \u00dcberblick zu behalten. Wir hinterlegen also die genannte Formel wieder auf der Skizze, dieses Mal jedoch auf der des Kindknotens.<\/p>\n<p>F\u00fcr die \u00fcbrigen Teilbereiche \u00dcbernachtungen, Fahrtkosten und Nebenkosten werden die entsprechenden Summen jeweils aus den Eingaben des Anwenders mit den entsprechenden gesetzlichen Pauschalen berechnet. Die Formeln sind eigentlich selbsterkl\u00e4rend und brauchen daher hier nicht genauer erkl\u00e4rt werden sondern k\u00f6nnen direkt im Modul eingesehen werden.<br \/>\nDer Hauptteil ist damit abgeschlossen. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen die Datenbl\u00e4tter beliebig ver\u00e4ndert werden, so dass gegebenenfalls weitere Berechnungen erforderlich werden.<\/p>\n<h2>Etwas mehr \u00dcbersicht<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/trial.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Portfolio.png\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignright size-medium wp-image-988\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Portfolio-300x82.png\" alt=\"Portfolio\" width=\"300\" height=\"82\" \/><\/a>Nachdem das eigentliche Modell nun steht, geht es jetzt darum, noch etwas \u00dcbersicht in zuk\u00fcnftige Datenbest\u00e4nde zu bringen. Wir definieren eine\u00a0Gesamt\u00fcbersicht aller Reisekostenantr\u00e4ge. In REWOO Scope gibt es hierf\u00fcr eine einfache M\u00f6glichkeit: Die tabellarische Ansicht \u00fcber das <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar\/portfolio.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Portfolio<\/a>. \u00a0Wir w\u00e4hlen die wichtigsten Felder f\u00fcr die Reise, wie Abfahrt, R\u00fcckkehr und Kosten. Um zu erkennen, ob ein Antrag bereits genehmigt wurde, legen wir ein neues Condition Feld <i>Antrag genehmigt\u00a0<\/i>an. Dieses Feld soll nur im Portfolio genutzt werden und ist nicht auf dem Datenblatt sichtbar. Wie der Name schon sagt, brauchen wir f\u00fcr das Condition Feld eine Bedingung, die uns als Ergebnis entsprechend ein wahr oder falsch zur\u00fcckliefert. Um zu \u00fcberpr\u00fcfen, ob ein Antrag genehmigt wurde, greifen wir auf die Signaturfelder zur\u00fcck. Sobald diese ausgef\u00fcllt, d.h. unterschrieben sind, ist ein Antrag genehmigt. Wir m\u00fcssen also pr\u00fcfen, ob die Signaturfelder ausgef\u00fcllt wurden. Dies l\u00e4sst sich mit dem Formelwort\u00a0<a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/manual\/M03-formelsprache.html#HAS_VALUE\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">HAS_VALUE<\/a>\u00a0pr\u00fcfen. Da wir zwei Signaturfelder haben, m\u00fcssen wir das Formelwort auf beide Felder anwenden: <code>HAS_VALUE (@Unterschrift Antragssteller)<\/code> und <code>HAS_VALUE (@Unterschrift Genehmigungsbefugter)<\/code>. Da der Antrag nur dann als genehmigt gilt, wenn beide Bedingungen zutreffen, m\u00fcssen diese mit dem Formelwort <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/manual\/M03-formelsprache.html#AND\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">AND <\/a>verkn\u00fcpft werden:\u00a0<code>?AND (HAS_VALUE (@Unterschrift Antragssteller);HAS_VALUE (@Unterschrift Genehmigungsbefugter))<\/code>. Die Formel liefert wahr als Ergebnis zur\u00fcck, wenn beide Felder unterschrieben wurden.<\/p>\n<p>Ginge es nur um die Visualisierung des Status w\u00e4re dies bereits die finale Formel. Wir wollen jedoch das Feld auch daf\u00fcr nutzen das Datenblatt (und damit den Antrag) zu schlie\u00dfen, d.h. den Datenblattstatus auf &#8222;closed&#8220; setzen. In diesem Status wird der aktuelle Datenstand eingefroren und die Werte k\u00f6nnen nicht mehr von Anwendern ver\u00e4ndert werden. Vergleichbar mit dem Abheften in einem Aktenordner. Um den Status eines Datenblatts per Formel zu ver\u00e4ndern steht uns das Formelwort <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/manual\/M03-formelsprache.html#SETSTATE\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">SETSTATE<\/a>\u00a0zur Verf\u00fcgung. Wir wollen in diesem konkreten Fall das Datenblatt schlie\u00dfen, sofern die Bedingung im Feld <em>Antrag genehmigt<\/em>\u00a0von\u00a0falsch auf wahr wechselt. Die Formel daf\u00fcr lautet:\u00a0<code>SETSTATE (CLOSED | f;t)<\/code>. f;t bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Status nur ge\u00e4ndert wird, wenn die Bedingung von falsch (f) nach wahr (t) wechselt. Nun kombinieren wir beide Formeln und erhalten die finale Formel mit Bedingung und Aktion:\u00a0<code>?AND (HAS_VALUE (@Unterschrift Antragssteller);HAS_VALUE (@Unterschrift Genehmigungsbefugter)):SETSTATE (CLOSED | f;t).<\/code><\/p>\n<h2>Doch noch nicht papierlos?<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/trial.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Word-template.png\"><img loading=\"lazy\" class=\"alignleft size-medium wp-image-989\" src=\"https:\/\/showroom.rewoo.net\/blog\/wp-content\/uploads\/2015\/07\/Word-template-248x300.png\" alt=\"Word template\" width=\"248\" height=\"300\" \/><\/a>Der Funktionsumfang f\u00fcr das Reisekostenmodul ist damit eigentlich abgeschlossen. Mitarbeiter k\u00f6nnen nun Antr\u00e4ge stellen und Vorgesetzte diese genehmigen. Eine Anbindung an bestehende REWOO Scope\u00a0Installationen ist durch die einfache Struktur schnell umsetzbar. Doch was wenn der Antrag doch noch in Papierform vorliegen soll? Nat\u00fcrlich k\u00f6nnte man hierf\u00fcr den PDF-Export von REWOO Scope nutzen, mit dem jedes Datenblatt einfach als PDF Dokument gespeichert werden kann. In diesem Fall bleibt jedoch das Layout des Datenblatts erhalten. M\u00f6chte man das Layout f\u00fcr den Papier-Antrag jedoch anders gestalten, bietet REWOO Scope eine weitere M\u00f6glichkeit, die Daten zu exportieren: den Word-Export. Ein vorab erstelltes Word-Template wird beim Typ\u00a0<em>reisekostenantrag\u00a0<\/em>hinterlegt. Der Anwender kann dann mit einem Mausklick die Daten in ein Word-Dokument exportieren. Der Vorteil: das Word-Template kann v\u00f6llig frei gestaltet werden und die ben\u00f6tigten Daten k\u00f6nnen je nach Bedarf an den gew\u00fcnschten Stellen platziert werden. Damit bietet diese Funktion v\u00f6llige Gestaltungsfreiheit und so lassen sich z.B. Antr\u00e4ge in Firmenfarben mit entsprechendem Logo ganz einfach erzeugen. Die Felder eines Datenblattes werden im Word-Template als &#8222;Schnellbausteine&#8220; vom Typ &#8222;Merge Field&#8220; eingef\u00fcgt und benennt diese exakt so, wie die Felder auf dem Datenblatt benannt sind.<\/p>\n<p>So k\u00f6nnen Sie den Komfort, die Transparenz und die Revisionssicherheit von REWOO Scope nutzen und dennoch frei gestaltete Dokumente erzeugen.<\/p>\n<h2>Zusammenfassung<\/h2>\n<p>Ich habe Ihnen in diesem Artikel gezeigt, wie schnell und einfach ein Reisekosten-Modul in REWOO Scope erstellt werden kann. Das Thema l\u00e4sst sich nat\u00fcrlich je nach Anforderungen beliebig weiter ausschm\u00fccken. REWOO Scope macht es Ihnen dabei leicht, die Zusammenh\u00e4nge darzustellen. Die Excel-\u00e4hnliche Formelsprache erlaubt Ihnen, auf einfache Art Zusammenh\u00e4nge darzustellen, Berechnungen durchzuf\u00fchren und Aktionen auszul\u00f6sen.<\/p>\n<p>Das hier besprochene Reisekostenmodul finden Sie auf unserer Webseite unter &lt;LINK&gt; zum Download. \u00dcber die Admin Oberfl\u00e4che k\u00f6nnen Sie das Modul in Ihre REWOO Scope Installation importieren. Unter dem genannten Link finden Sie auch das beschriebene Word-Template.<\/p>\n<p>Ich hoffe, Ihnen hat der Artikel gefallen und freue mich \u00fcber Ihre Anregungen und Kommentare. Vielleicht haben Sie auch Ideen oder Fragestellungen, die Sie gerne mit REWOO Scope l\u00f6sen m\u00f6chten? Gerne stehen wir Ihnen f\u00fcr Fragen rund um REWOO Scope zur Verf\u00fcgung. Nehmen Sie einfach <a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/unternehmen\/kontakt.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Kontakt<\/a>\u00a0zu uns auf.<\/p>\n<p>Weiterf\u00fchrende Links:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/manual\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Handbuch REWOO Scope<\/a><\/li>\n<li><a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/manual\/M03-formelsprache.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Handbuch: Abschnitt Formelsprache<\/a><\/li>\n<li><a href=\"http:\/\/www.rewoo.de\/glossar.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Glossar REWOO Scope<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;\t\t<\/p>\n<div class=\"twoclick_social_bookmarks_post_953 social_share_privacy clearfix 1.6.4 locale-de_DE sprite-de_DE\"><\/div><div class=\"twoclick-js\"><script type=\"text\/javascript\">\/* <![CDATA[ *\/\njQuery(document).ready(function($){if($('.twoclick_social_bookmarks_post_953')){$('.twoclick_social_bookmarks_post_953').socialSharePrivacy({\"services\":{\"twitter\":{\"reply_to\":\"RewooTech\",\"tweet_text\":\"%20REWOO%20Scope%20in%20der%20Praxis%3A%20Reisekosten%20erfassen%20und%20verwalten%20%C2%BB%20...\",\"status\":\"on\",\"txt_info\":\"2 Klicks f\\u00fcr mehr Datenschutz: Erst wenn Sie hier klicken, wird der Button aktiv und Sie k\\u00f6nnen Ihre Empfehlung an Twitter senden. 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