Wie viel Information braucht der Mensch?
Internet, E-Mail, Web 2.0, Facebook, Twitter, WhatsApp, Dropbox & Co. – Wer kennt sie nicht, die Schlagwörter unserer Zeit? Noch nie war Kommunizieren und Informationsaustausch so einfach und schnell wie heutzutage. Alle sind immer und überall online, erreichbar und auf Abruf.
Dies birgt aber auch Gefahren: im Zeitalter der modernen Technologie überfordert die Informationsmenge viele Arbeitnehmer. Wer kann sich schon an jede E-Mail erinnern? Geschweige denn an den genauen Inhalt oder gar die Informationen, die die mitgelieferten Anhänge liefern? Vielen fällt es dabei schwer, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden oder die wichtigsten Informationen herauszufiltern, um eine Entscheidung treffen zu können.
Und wie oft haben wir das Gefühl, völlig sinnlos im Mailverteiler gelandet und auf CC gesetzt worden zu sein?
Laut der Radicati Group Inc. [1] erhält jeder Internetnutzer durchschnittlich 74 E-Mails pro Tag, davon 13 nicht gewollte. 75 % der E-Mails sind private Mails, der Rest geschäftliche Mails. Also rund 19 Geschäfts-Mails pro Tag.
Wie viel wertvolle (Arbeits-)Zeit geht dabei verloren? Schätzungen besagen, dass wir täglich 30 bis 60 Minuten unserer Arbeitszeit für die Suche nach relevanten Informationen aufwenden. Bei Managern und Führungskräften sogar noch mehr: Bis zu zwei Stunden täglich sind Manager mit ihren E-Mails beschäftigt – und davon sind mindestens ein Drittel der E-Mails irrelevant.
Heutzutage müssen wir immer und überall alles unter Kontrolle haben, wollen informiert sein und versuchen angestrengt, dabei nicht den Überblick verlieren. Aber dies ist in Zeiten einer derart schnelllebigen Welt und beschleunigten Kommunikation schier unmöglich.
Wen wundert es da, wenn Überforderung und Burnouts zunehmen? Laut eines Spiegel-Artikels von 2011 [2] schätzen Experten, dass etwa neun Millionen Menschen in Deutschland unter Burnout leiden. Die Dunkelziffer sei auch aufgrund der schwierigen Diagnose hoch, sagt die Gesundheitspsychologin und Beraterin Dagmar Siebecke.
Zu viele E-Mails schaden der Produktivität: Der E-Mail-Account steuert unseren (Arbeits-)Alltag
Viele Arbeitnehmer haben auch die Angewohnheit, bei jedem „Ping“ gleich ihren Posteingang zu checken und unterbrechen ihre Aufgabe und damit ihre eigentliche Arbeit. Nehmen wir mal an, dass ein Arbeitnehmer durchschnittlich 20 E-Mails pro Tag erhält – dann bedeutet das 20mal Unterbrechung der Arbeit. Ein absoluter Produktivitätskiller!
Ganz klar: E-Mails sind praktisch und heutzutage nicht mehr wegzudenken. Man kann ganz einfach Dokumente an das gesamte Team verschicken und teilen, wichtige Fragen klären und innerhalb kürzester Zeit kann man alle Projektbeteiligten über den Projektstatus informieren. Aber schon tun sich die nächsten Probleme auf: Welches war denn jetzt nochmal das letzte, das aktuellste Dokument? Haben das auch wirklich alle erhalten und arbeiten auf dieser Version weiter?
Welche Alternativen gibt es?
Ein modernes ECM bringt viele unterschiedliche Unternehmensdaten zusammen und stellt den Arbeitnehmern die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen. Alle haben jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Daten, Informationen und den genauen Status.
Ein ECM liefert darüberhinaus nur die für Sie relevanten Informationen – nicht mehr und nicht weniger. Im Klartext heißt das: das System filtert die Informationen für Sie und Ihren Zuständigkeitsbereich.
Ein Beispiel: Für den Projektleiter ist es wichtig, den Gesamtüberblick über ein Projekt zu haben. Für einen Sachbearbeiter sind wiederum viele der Details nicht relevant, er sieht deswegen nur die für ihn wichtigen Teilbereiche. Das erreichen wir mittels der Schaffung von sogenannten „Beziehungen“ – ähnlich einer „Zugriffsbegrenzung“.
ECM kann mehr als nur Dokumente teilen
Mit einem ECM teilen Sie nicht nur die Dokumente mit Ihren Kollegen, sondern auch den Inhalt dieser Dokumente. Das bedeutet verbesserter Überblick, echte Kollaboration und vernetztes Wissen – die Teamarbeit von morgen.
Fazit
Mit Einsatz eines ECM-Systems ließe sich die Anzahl der E-Mails erheblich verringern bzw. manche davon sogar ganz vermeiden. Wir wollen den E-Mail-Verkehr mit Sicherheit nicht abschaffen, aber auf das Wesentliche beschränken, damit sich die Mitarbeiter wieder ihren eigentlichen Aufgaben widmen können. Überlastete Mitarbeiter, ineffiziente Arbeitsabläufe und E-Mail-Fluten gehören unserer Meinung nach der Vergangenheit an.
Wir helfen Ihnen weiter
Wir informieren Sie gerne über das Thema ECM. Besuchen Sie doch einfach mal unsere Webseite. Haben Sie sich schon dafür entschieden ein ECM System einzusetzen? Unser Produkt REWOO Scope ist vielleicht für Sie, das passende System. Wir beraten Sie gerne.
Quellen:
[1] http://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/
[2] http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/massenleiden-burnout-wie-firmen-ihre-spitzenkraefte-verbrennen-a-765353.html
weiterführende Links:
http://de.wikipedia.org/wiki/Informationsüberflutung
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