Laut einer Bitkom-Studie von 2013 haben über achtzig Prozent der kleinen und mittelständischen Unternehmen mit weniger als 200 Mitarbeitern kein ECM-System. Was sind die Gründe hierfür? Ist ein ECM-System für derartige Unternehmensgrößen unnötig oder sind die Entscheider in der Mehrzahl dieser Betrieb einfach sparsame „Technik-Muffel“, welche die Einführungskosten und Veränderungen, die ein solches System mit sich bringen, scheuen? Auf diese Fragen soll nachfolgend eingegangen werden und letztlich auch der Hauptschuldige an der Misere genannt werden: die Inflexibilität der ECM-Branche und der meisten ihrer Werkzeuge.

Warum will der Mittelstand kein ECM?

Die Bitkom sieht als Ursache für die geringe Verbreitung von ECM-Systemen in kleineren Betrieben vor allem das mangelnde „Verständnis für gebräuchliche (meist englische) Begriffe der Produktcharakteristik. Die Kenntnis und das Verständnis für einzelne Begriffe ist jedoch die Voraussetzung für ein Bewusstsein über die Vorteile, den Nutzen und die Optimierungsmöglichkeiten von ECM-Lösungen“. Laut der Studie sind also eigentlich die Unternehmer und Mitarbeiter der Unternehmen die Schuldigen an der Problematik: mit einer entsprechenden Kenntnis der Begriffe, Techniken und Technologien wäre Ihnen der Vorteil von ECM schließlich intuitiv klar und sie würden auch nicht länger zögern entsprechende Systeme einzusetzen. Auch wenn die weiteren Zahlen des Berichts diese Aussage zu stützen scheinen (immerhin kennen überhaupt nur 15% der Befragten in diesen Unternehmen den Begriff „ECM“), greift die Schlussfolgerung aus meiner Sicht viel zu kurz und ist auch nicht hilfreich.

In Betrieben dieser Größe ist es nicht ungewöhnlich, dass weder der Unternehmer noch seine Mitarbeiter Zeit haben, um sich über technische Neuerungen auf dem Markt der Informationsorganisation zu befassen oder sich gar mit einzelnen Begriffen aus dem für aussenstehenden kaum zu überblickenden Abkürzungssalat auseinanderzusetzen (ECM, DMS, ERP, CMS oder doch EIM?). Das Tagesgeschäft ist für die Mehrzahl dieser Betriebe überlebenswichtig, so dass man lieber alles beim Alten lässt, als sich mit Änderungen der Gefahr der Insolvenz auszusetzen. Deshalb ist es aus meiner Sicht unerlässlich, dass sich nicht die Unternehmer in Richtung ECM-Industrie bewegen, sondern umgekehrt die ECM-Branche endlich anfängt, auch auf Unternehmer in diesem Marktsegment zuzugehen. Das bedeutet aus meiner Sicht vor allem:

• Keine abstrakten Gespräche über die Vorzüge von ECM. Stattdessen muss dem Verantwortlichen ganz konkret aufgezeigt werden, wo der Informationsbedarf in der Firma vorhanden ist und wie er befriedigt werden kann. Auch wenn es schon immer „3 Tage gedauert hat, bis die Umsatzzahlen für das Quartal da sind“: mit einem modernen ECM kann man sich die Zahlen zu jedem Zeitpunkt ansehen und sofort reagieren, auch von unterwegs und von zuhause. Diese Vorteile versteht auch ein Unternehmer, der kein „ECM spricht“
• Nicht versuchen Kosten in Features zu verstecken, die der Kunde weder kennt noch braucht. Ein einfaches und transparentes Angebot muss der Kunde in wenigen Minuten lesen und verstehen können, ohne dass er hierfür noch einen „Dolmetscher für ECM-Features“ benötigt.
• Dem Kunden erlauben, klein anzufangen. Auch wenn ein ECM-System mehr Nutzen bringt, wenn es möglichst alle Informationsquellen im Unternehmen vernetzt, muss dies nicht der erste Schritt bei der Einführung sein. Mit der Benutzung des Systems wächst automatisch auch das Verständnis für die Thematik und der Wunsch, mehr Informationen im System zu haben.

Der REWOO Weg

All dies sind Punkte, welche nicht der Mittelstand (= der mögliche Kunde) umsetzen muss, sondern jeder ECM-Hersteller eigentlich als selbstverständlich ansehen sollte. Die REWOO Technologies AG als Hersteller des ECM-Systems „REWOO Scope“ arbeitet deshalb schon seit jeher nach den folgenden Maximen:

• Die Lösung des Kundenproblems steht im Mittelpunkt, nicht die Einführung des ECM-Systems. Der Kunde möchte wissen, wie es finanziell um sein Unternehmen steht? Unsere Solution-Engineers bringen in persönlichen Gesprächen in Erfahrung, an welchen Kennzahlen und Indikatoren er das finanzielle Wohl festmacht und stimmen die Softwarelösung optimal darauf ab. Nicht das System gibt vor was der Benutzer zu sehen bekommt, sondern sein Problem.
• Transparente und faire Preise. Bei der Einführung von REWOO Scope gibt es nicht unzählige verschiedene Versionen und Varianten zu beachten, die dem Kunden am Ende ohnehin keinen Preisvorteil bringen, da er nicht weiß, was er braucht. Unsere Software gibt es in einer einzigen, günstigen Version und Beraterleistungen werden nach einem einheitlichen Standardsatz abgerechnet.
• Die Software wächst mit dem Kunden. Auch wenn die REWOO Scope bereits von Beginn an alle Features mitbringt, so zeigt sie dem Kunden nur das, was er auch wirklich braucht. Jede REWOO Scope Installation wird von unseren Solution Engineers nach den individuellen Bedürfnissen des Kunden gestaltet und kann später beliebig erweitert und ummodelliert werden. Auch dabei gilt dann wieder das Gebot der transparenten und fairen Preise.

Fazit

Um auch für kleinere und mittlere Unternehmen interessant zu werden, muss sich die ECM-Branche bewegen. Es reicht einfach nicht, nur mit dem Finger auf die möglichen Kunden zu zeigen und darauf zu hoffen, dass sie sich eines Tages selbst über ECM informieren. Mittelständische Unternehmer und Mitarbeiter benötigen in der heutigen, vernetzten Welt genauso wie Großunternehmen schnellen Zugriffe auf die relevanten Daten im Unternehmen. Ihnen diesen zu verschaffen ist die Aufgabe von ECM, ihnen einfach, fair und verständlich zu zeigen, wie sie diese Lösungen einführen und einsetzen können die Aufgabe der ECM-Branche.

Dirk Weber