Immer wieder wird man im Geschäfts-Alltag damit konfrontiert, Entscheidungen nachzuvollziehen oder Entscheidungen zu rechtfertigen.
Doch was, wenn die notwendigen Informationen nicht mehr auffindbar sind oder der damals zuständige Mitarbeiter nicht mehr greifbar ist?
Software kann hier unterstützen und dafür Sorgen, dass keine Informationen verloren gehen. Mittels Versionierung lassen sich beispielsweise alte Dokumente einsehen oder sogar komplette Entscheidungsgrundlagen nachvollziehen.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Versionierungs Funktion in REWOO Scope vor und zeigen Ihnen, wie Sie zukünftig die Übersicht auch über vergangene Ereignisse und Dokumente behalten.
Sinnvolle Unterstützung durch Software
Sei es Stuttgart 21, der Berliner Flughafen oder ein Softwareprojekt: Jeder Projektleiter kennt die Situation: Das Projekt ist durchgeplant und kalkuliert. Die Ausführung beginnt und völlig unvorhergesehen sind Änderungen notwendig, die zusätzliche Kosten nach sich ziehen. Nun ist es nicht nur wichtig die Situation neu zu bewerten und die Projektplanung entsprechend anzupassen, genauso wichtig ist die Dokumentation der Ereignisse, die zu der Kostensteigerung geführt hat. Die so entstehende Transparenz schafft nicht nur Sicherheit für den Projektleiter sondern gibt den Entscheidergremien auch die notwendigen Grundlagen an die Hand, um weitere Projektentscheidungen treffen zu können.
Leider läuft es in der Praxis selten so wie in der Theorie. Projektmanager stehen bei Großprojekten ständig unter Feuer und vernachlässigen dabei gerne einmal, dass eine gute Dokumentation von Entscheidungsprozessen später einmal nützlich sein kann. Um so wichtiger ist es, dass Software hier sinnvoll unterstützt und dem Projektmanager die Arbeit so leicht wie möglich macht. Je einfacher die Lösung für den Anwender zu handhaben ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass er diese auch in stressigen Situationen zur Sicherung der Ergebnisse verwendet.
In REWOO Scope haben wir daher darauf geachtet, dass nicht nur die Bedienung der Software einfach und intuitiv ist, sondern auch, dass die Suche nach Informationen aus der Vergangenheit so schnell wir möglich das gesuchte Ergebnis liefert.
Auch in anderen Szenarien ist ein Blick in die Vergangenheit durchaus hilfreich: Für einen Geschäftsführer ist es wichtig seine Unternehmenszahlen im Auge zu behalten. Kann er dabei nachvollziehen warum es zu Veränderungen kam, kann er diese Informationen in zukünftige Planung und Geschäftsentscheidungen einbeziehen.
Doch was genau bedeutet nun Versionierung innerhalb von REWOO Scope?
Ein Sprung in die Vergangenheit – nur ein Klick entfernt
In REWOO Scope werden die Informationen auf sogenannten Datenblättern zusammengefasst.
Ein Datenblatt kann beispielsweise ein Formular sein, welches der Benutzer ausfüllt oder aber auch eine Übersichtsseite für das Management, auf der Informationen verschiedener Themen zusammenlaufen.
Wird auf einem Datenblatt ein Feld/Wert manuell oder automatisch verändert, so erzeugt REWOO Scope im Hintergrund eine neue Version dieses Datenblattes. Der Nutzer bemerkt von diesem Vorgang erst mal nichts und landet bei der Navigation auf das Datenblatt immer automatisch auf der aktuellsten Version. 
Unterhalb des Datenblattes lässt sich mit einem Klick auf „Versionen laden“ der Versionsschieber öffnen.
Dieser erlaubt dem Anwender eine einfache Navigation durch sämtliche erstellten Versionen des Datenblattes. Navigiert man zu einer alten Version markiert REWOO Scope die Felder, welche sich im vergleich zur nachfolgenden Version geändert haben. Darüber hinaus werden Zusatzinformationen angezeigt, wie z.B. wie lange diese Version aktuell war bis sie geändert wurde oder auch den Autor der Änderungen. So lässt sich mit minimalem Aufwand feststellen, wer wann welche Änderungen an dem Datenblatt durchgeführt hat.
Dokumentenhistorie – nichts geht verloren
Arbeiten mehrere Anwender an einem Dokument oder wird dieses fortlaufend weiterentwickelt, so nutzen Anwender häufig den Dateinamen, um Versionsinformationen oder Datumsangaben zu hinterlegen. Häufig sieht das dann so aus: Handbuch_05-03-2012_v1.5.doc
Auch wenn es sich hierbei natürlich nicht um eine echte Versionierung handelt, hilft es dem Anwender offenbar zu erkennen, welche Version eines Dokuments nun die richtige und aktuellste ist.
Um den Anwender bei seinen Anforderungen zu unterstützen werden Dokumente in REWOO Scope automatisch Versioniert und revisionssicher abgelegt.
Das bedeutet: Öffnet ein Anwender ein Dokument aus REWOO Scope heraus und bearbeitet dieses, führt das Speichern der Änderung zu einer neuen Version des Datenblattes mit der geänderten Datei.
Der Vorteil: die vorherige Datei bleibt erhalten und kann mit Hilfe des Versionsschiebers jederzeit eingesehen werden. So geht keine Änderung verloren und der Anwender findet auf dem Datenblatt immer die aktuellste Version des Dokuments. Das Ergänzen von Versionsinformationen und Datumsangaben im Dateinamen gehört somit der Vergangenheit an.
Gesamtüberblick zu einem beliebigem Zeitpunkt
Neben den Datenblättern werden Informationen in REWOO Scope in sogenannten Portfolios dargestellt. Hierbei handelt es sich um tabellarische Übersichten, welche einen Überblick über verschiedene Elemente eines Modells bieten (zB eine Übersicht über alle Projekte, Aufträge etc.).
Wird ein Element in REWOO Scope archiviert (z.B. ein abgeschlossener Auftrag), so verschwindet dieser aus der Portfolio Ansicht. So wird der Anwender nicht mit unnötigen Informationen belästigt und findet sich schneller in seinem Datenbestand zurecht.
Dennoch gibt es Szenarien, bei denen es erforderlich ist, die Übersicht über alle Elemente zu erhalten, unabhängig davon, ob diese bereits abgeschlossen sind oder nicht. Ein klassisches Beispiel wäre wohl eine Buchprüfung, bei der die Zahlen und Daten der Vergangenheit eingesehen werden müssen.
In REWOO Scope haben Sie daher die Möglichkeit die Ansicht des Portfolios zu einem bestimmten Zeitpunkt einzunehmen. So können Sie alle Elemente einsehen, die zu dem definierten Zeitpunkt sichtbar waren.
Fazit
REWOO Scope hilft Ihnen mit einfach zu bedienenden Funktionen immer einen Überblick über Ihre aktuellen Daten und Dokumente zu erhalten. Durch einfaches Nachvollziehen veralteter Informationen werden Sie in Ihren Geschäftsentscheidungen unterstützt. Die eingebaute Dokumentenversionierung unterstützt Ihre Mitarbeiter in der Zusammenarbeit und erleichtert so den Austausch von Informationen und Dokumenten.
Im nachfolgenden Video zeigen wir Ihnen, wie die im Artikel beschriebenen Funktionalitäten in der Praxis funktionieren.
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