Vor einiger Zeit haben wir hier betrachtet, was der Unterschied zwischen einer elektronischen und einer digitalen Signatur ist und welche Arten der elektronischen Signaturen es gibt. Auch in unserer ECM Software REWOO Scope gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine elektronische Signatur einzubauen.

Handzeichen als Haken

Ein einfaches Handzeichen kann in Scope sehr einfach realisiert werden, indem man auf dem Datenblatt eine Checkbox hinzufügt. Über die Versionsverwaltung kann man schnell und einfach sehen, wer diesen Haken gesetzt hat und damit sein Handzeichen hinterlassen hat. Dies eignet sich vor allem dann als Handzeichen, wenn die wichtigste Information ist, dass die Freigabe erteilt ist und erst in zweiter Linie wichtig ist, wer das war. (mehr …)

rechnungOrdner oder sogar ganze Aktenschränke voll mit Rechnungen sammeln sich in einem Unternehmen recht schnell an. Aber auch privat kann die eigene Rechnungs- und Kassenzettelsammlung auf Dauer sehr groß und unübersichtlich werden. Sie in digitaler Form aufzubewahren ist hier eine sinnvolle und platzsparende Alternative. Aber sind eingescannte Rechnungen genauso gültig wie die Originale?

Rechnungen digital auszustellen und zu versenden ist besonders bei Online-Einkäufen üblich. Rechtlich gesehen macht das auch überhaupt keinen Unterschied zur Papierrechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Kopien eines Originalbelegs. Zu dem Ergebnis kam nun auch eine Simulationsstudie der Universität Kassel.[1]
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Häufig wird das papierlose Büro lediglich als Synonym für die elektronische Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen verstanden. Diese werden eingescannt bzw. direkt als PDF in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingepflegt und mit einigen Schlagwörtern versehen. Das ist jedoch nur ein Bruchteil dessen, was im Büroalltag an Dokumenten anfällt, wie z.B.

  • Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Geschäftspartnern
  • Berichte und Analysen
  • Anleitungen und Prozessbeschreibungen für interne Vorgänge
  • Protokolle von Meetings und Telefongesprächen
  • Inventarlisten

und vieles mehr.

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