E-Mails sind heute eins der wichtigsten und meistgebrauchten Kommunikationswege – sowohl privat als auch am Arbeitsplatz. 2013 wurden weltweit circa 182.9 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt. Damit erhielt jeder Erdenbewohner am Tag durchschnittlich 26 E-Mails. Auch zukünftig wird diese Zahl nur weiter steigen.

Bei solchen Mengen kann man sehr schnell den Überblick im Dschungel des eigenen E-Mail-Postfachs verlieren. Wir zeigen Ihnen 7 nützliche Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Konto besser organisieren und übersichtlich halten. Das steigert Effizienz und Freude an der Arbeit.

Tipp 1: Unwichtige E-Mails großzügig löschen

Die meisten Mitteilungen von Plattformen (bspw. Social Media) werden nie wieder benötigt. Auch liest fast keiner einen Newsletter zum zweiten Mal. Unwichtige E-Mails wie diese können bedenkenlos gelöscht werden – auch wenn selbst in den zweifelfreisten Fällen uns trotzdem oft eine nagende Ungewissheit weismachen will, dass wir sie ja doch zu irgendeinem Zeitpunkt unter irgendwelchen Umständen für irgendwelche Zwecke nochmal brauchen könnten.

E-Mails mit Kundenkontakt, Interna, Beschlüssen oder angehängten Dokumenten (wie Rechnungen, Verträgen, etc.) sollten aus Gründen der Nachverfolgbarkeit oder gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfristen allerdings behalten werden. Dennoch kann auch hier für mehr Übersichtlichkeit gesorgt werden:

Tipp 2: Ein effizienter Posteingang

Für viele ist der Posteingang lediglich eine Sammelstätte aller eingehenden E-Mails. Dabei kann man ihn mithilfe eines kleinen Kniffs zu einer effektiven ToDo-Liste machen:

In meinem Posteingangsordner habe ich ausschließlich E-Mails, für die von mir noch eine Aktion aussteht – also ungelesene, unbeantwortete, bzw. mit unbearbeiteten Aufgaben. Alle anderen – gelesene, beantwortete, abgearbeitete – entferne ich vom Posteingangsordner. Damit sehe ich immer auf einen Blick, auf welche E-Mails ich noch einzugehen habe und vergesse auch keine davon in den Weiten meiner Inbox.

Die meisten modernen E-Mail-Programme und –Provider bieten zu diesem Zweck eine sogenannte Archivierungsfunktion an. Obwohl die E-Mails aus dem Posteingang verschwinden, bleiben sie anders als bei der Löschung weiterhin im E-Mail-Konto und sind auch in Zukunft aufrufbar. Man legt sie sozusagen im Aktenschrank ab, statt sie weiterhin auf dem Schreibtisch zu behalten.

Tipp 3: E-Mails in Ordner einsortieren

Neben der Archivierung kann auch die Verwendung von Ordnern für zusätzliche Übersichtlichkeit sorgen. Durch die Verwendung von Ordnern (bei Gmail „Labels“ genannt) lassen sich E-Mails gleichzeitig aus dem Posteingang entfernen und dazu auch einer passenden Kategorie zuordnen. Ist es nicht schön, wenn alle E-Mails mit Protokollen an einem Platz im Konto wiederzufinden sind? Oder wenn man alle internen E-Mails auf einen Blick überblicken kann?

Es gibt ganz unterschiedliche Möglichkeiten zur Kategorisierung. Dabei muss jeder für sich herausfinden, was am besten läuft und am sinnvollsten ist.

Hier sind ein paar Vorschläge:

• nach Inhalt (Protokolle, Rechnungen, Newsletter, Team-Updates, Social Media, …)
• nach Priorität (heute, morgen, diese Woche, zwei Wochen, langfristig, …)
• nach Absendergruppe (intern, extern, Abteilung xyz, Kunden, privat, …)
• nach Bearbeitungsstatus (zu lesen, zu beantworten, zu bearbeiten, warten auf Antwort, …)

In vielen Fällen lohnt sich auch eine Kombination der oben genannten Kategorien.

Tipp 4: Automatische Filter/Regeln setzen

Um E-Mails nicht immer selbst in die passenden Ordner verschieben zu müssen, lassen sich Filter setzen, die das automatisch tun. Mithilfe von Filtern lassen sich E-Mails aber nicht nur verschieben, sondern auch automatisch löschen oder als gelesen markieren. Somit lassen  sich unabbestellbare Newsletter gleich beim Empfang aussortieren. E-Mails auf denen man nur als Empfänger im CC steht, die also für einen nicht zwingend relevant sind, können automatisch als gelesen markiert werden. Alle E-Mails eines Absenders lassen sich in einen dafür vorgesehenen Ordner verschieben.

Auch komplexere Filter lassen sich setzen: So kann man zum Beispiel alle E-Mails, deren Betreff mit „FWD:“ anfängt (die also Weiterleitungen sind) mit einer bestimmten Aktion versehen. Es lassen sich auch die meisten englischen Newsletter mit einem Befehl abfangen, indem man den Inhalt nach dem Wort „unsubscribe“ durchsucht.

Filter bieten eine unendliche Bandbreite von Möglichkeiten und können ganz individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Anleitungen zum Einrichten in den verschiedenen E-Mail-Clients finden Sie hier: Outlook, Thunderbird, Lion Mail (Mac), Gmail.

Tipp 5: Extra-Adresse für unwichtigen E-Mail-Verkehr

Es gibt Dienste oder Online-Shops bei denen man einfach eine ganze Menge von Newslettern bekommt ohne dass man es will oder sie abbestellen kann. Sollte ich so etwas erahnen, verwende ich eine andere E-Mail-Adresse, die ich weniger auf neue Nachrichten überprüfe und auf die auch keine wichtigen E-Mails geschickt werden. Ich trenne somit wichtige von unwichtigen E-Mails indem ich unterschiedliche Adressen verwende. Das sorgt für höhere Übersicht in den E-Mail-Konten, die wirklich relevant sind.

Tipp 6: E-Mails als Favoriten markieren

Besonders wichtige E-Mails, die auch langfristig schnell gefunden werden sollen, kann man zu den Favoriten hinzufügen. Bei den meisten E-Mail-Programmen setzt man dazu eine Flagge, bei Thunderbird und dem E-Mail-Provider Gmail einen Stern.

Wichtige rechtliche Informationen und Dokumente, Zertifikate, aber auch so manche einfach guttuende E-Mail sind bei mir unter den Favoriten jederzeit schnell wieder auffindbar.

Weniger ist hier natürlich mehr, denn auch in einem Meer von Favoriten verliert man sehr schnell die Übersicht.

Tipp 7: Konversationsansicht

Viele E-Mail-Programme und E-Mail-Dienste können zusammengehörende E-Mails zu Konversationen zusammenfügen (bei Outlook, Lion Mail und Gmail standardmäßig integriert; bei Thunderbird über ein Addon). Die ursprüngliche E-Mail wird automatisch mit allen Antworten zusammengebunden und chronologisch angeordnet, statt sie einzeln im Postfach anzuzeigen. Damit bleibt der gesamte Austausch immer auf einen Blick verfügbar und man erspart sich den Aufwand, sich im Posteingangs- und Postausgangsordner alle relevanten E-Mail zusammensuchen zu müssen, wenn man den Kommunikationsfluss nachverfolgen will.

Allerdings funktioniert das nur dann, wenn man die Antworten-Funktion verwendet, statt jeweils mit einer leeren E-Mail zu beginnen. Obwohl das bereits in den meisten Bereichen zur gängigen Praxis gehört, kommt es leider immer wieder zu neuen, kontextlosen E-Mails, die eigentlich auf ein laufende Konversation eingehen. Darauf hat man leider selbst nicht wirklich viel Einfluss. Hier gilt es lediglich, selbst ein Vorbild zur sein – für mehr Übersichtlichkeit im eigenen Postfach und bei allen, denen man schreibt.

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Benjamin Schäfer