Author Archives: Benjamin Schäfer

Die 3 Arten der Cloud: Public, Private und Hybrid

Juni 2nd, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (0 Kommentare)

Während jeder bestimmte Vorstellungen mit dem Begriff Cloud verbindet, kennen die wenigsten die verschiedenen Modelle der Cloud. Aber Cloud ist nicht gleich Cloud. Unterschiedliche Cloud-Modelle bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile, auch in punkto Sicherheit der eigenen Daten. Dass das Wort „Sicherheitsrisiko“ oft in Verbindung mit „Cloud“ fällt, ist damit nicht zwangsweise gerechtfertigt.

Man unterscheidet hauptsächlich zwischen drei Typen: die Public Cloud, die Private Cloud und die Hybrid Cloud. Hier zeigen wir, wofür diese Begriffe stehen und was die Vor- und Nachteile sind. (mehr …)

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83% aller Büroangestellten verschenken Zeit durch veraltete Dokumentenversionen

Mai 6th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (2 Kommentare)

Laut einer Studie von Harris Interactive verlieren 83% aller Büroangestellten täglich Zeit an den Folgen verschiedener oder veralteter Dokumentenversionen.[1]

Langes Suchen, Arbeiten mit einer alten Version usw.

Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kommt es zwangsläufig zu mehreren Dateiversionen. Besonders wenn die Datei nicht zentral gespeichert ist, sondern per E-Mail oder USB-Stick mit anderen geteilt wird, verliert man sehr schnell den Überblick, was genau die aktuellste Version ist. 57% aller Befragten berichteten, dass sie oft wegen der Suche nach der aktuellsten Dokumentenversion unnötig Zeit am Arbeitsplatz vergeuden.

Machen mehrere Personen unabhängig voneinander Änderungen an eigenen Kopien eines Hauptdokuments, raubt das zusätzlich kostbare und teure Arbeitszeit. 56% der befragten Büroangestellten sind häufig damit beschäftigt, verschiedene Veränderungen wieder in einem Dokument zusammenzubringen.

Fast jeder Zweite gab an, hin und wieder unwissentlich mit einer veralteten Version eines Dokuments gearbeitet zu haben bzw. eine veraltete Version an den Chef, einen Mitarbeiter oder Kunden verschickt zu haben. (mehr …)

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Das Dropbox-Problem: Cloud-Dienste und ihre Risiken für Unternehmen (Teil 2)

April 7th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (1 Kommentar)

Im ersten Teil dieser Artikel-Serie haben wir Ihnen bereits einige Probleme in Zusammenhang mit Cloud-Lösungen geschildert. Erfahren Sie in diesem Teil mehr über die möglichen Problemstellungen und wie Sie die Risiken in Ihrem Unternehmen minimieren können.

Sicherheitslücken im Dienst

offenes schlossWeil Menschen Fehler machen, gibt es auch keine gänzlich fehlerfreie Software. In manchen Fällen können Softwarefehler allerdings zu ernstzunehmenden Sicherheitslücken führen. Im Fall von Skype – obwohl kein File-Sharing-Cloud-Dienst im engeren Sinne – kam es zum Beispiel vor, dass private Nachrichten an falsche Empfänger gesendet wurden. Bereits hier kann das unangenehme Folgen haben. Stellt man sich denselben Fehler allerdings innerhalb eines Cloud-Dienstes vor, wo es eventuell um noch vertraulichere Daten und interne Firmendokumente geht, sind die Auswirkungen umso katastrophaler. (mehr …)

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Welcher Typ Knowledge-Worker sind Sie – oder Ihre Mitarbeiter?

März 24th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (0 Kommentare)

Anhand von vier Talenten beschreibt Faith Ralston in Ihrem Buch „Play Your Best Hand – How to Manage the Four Types of Knowledge Workers“ vier verschiedene Typen von Knowledge-Workern. Finden Sie heraus, welcher der vier Typen Sie sind und wie Sie Ihre Stärken und die Ihrer Kollegen und Mitarbeiter verstehen und sinnvoll einsetzen können.

Zur Erklärung des Begriffs:

Als Knowledge-Worker oder auch Wissensarbeiter bezeichnet man „hochqualifizierte Fachkräfte, die mit ihrem Wissen wesentlich zur Wertschöpfung der Unternehmen beitragen“ [1]. Im Klartext sind damit ein Großteil der Büroangestellten als auch die meisten Führungskräfte gemeint. (mehr …)

Das Dropbox-Problem: Cloud-Dienste und ihre Risiken für Unternehmen (Teil 1)

März 10th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (1 Kommentar)

cloudsZwei Drittel aller deutschen Unternehmen sind bereits Nutzer einer Cloud-Lösung oder planen derzeit eine Anschaffung, so Cloud Monitor 2013. Ein deutlicher Anstieg zum Vorjahr, wie er auch in kommenden Jahren zu erwarten ist. Cloud-Dienste wie Dropbox bieten hier mächtige und hilfreiche Werkzeuge für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Dennoch weisen sie bestimmte Risiken auf, derer man sich im Klaren sein muss. Finden Sie hier heraus, welche.

Die gängigsten Cloud-Dienste

Cloud-Dienste ermöglichen einen schnellen und einfachen Austausch von Dateien und Dokumenten. Einem Mitarbeiter mal schnell eine Datei freizugeben und dessen Änderungen sofort zu sehen ist mit einem solchen Dienst kein Problem mehr. Kollaboration wird deutlich vereinfacht: kein E-Mail-Versand und kein Warten auf die zurückgeschickte Datei. Die Dokumente sind zentral gespeichert und können von dort an betreffende Bearbeiter freigegeben werden. (mehr …)

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Sind eingescannte Rechnungen gültig?

Februar 17th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (4 Kommentare)

rechnungOrdner oder sogar ganze Aktenschränke voll mit Rechnungen sammeln sich in einem Unternehmen recht schnell an. Aber auch privat kann die eigene Rechnungs- und Kassenzettelsammlung auf Dauer sehr groß und unübersichtlich werden. Sie in digitaler Form aufzubewahren ist hier eine sinnvolle und platzsparende Alternative. Aber sind eingescannte Rechnungen genauso gültig wie die Originale?

Rechnungen digital auszustellen und zu versenden ist besonders bei Online-Einkäufen üblich. Rechtlich gesehen macht das auch überhaupt keinen Unterschied zur Papierrechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Kopien eines Originalbelegs. Zu dem Ergebnis kam nun auch eine Simulationsstudie der Universität Kassel.[1]
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Lückenloses Records-Management: Das muss ihr ECM können

Februar 10th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (0 Kommentare)

Je mehr Kommunikationswege in einem Unternehmen verwendet werden, desto größer ist die Gefahr, dass Dokumente vom Records-Management nicht erfasst werden. Deshalb muss der Informations- und Dokumentenfluss eines Unternehmens möglichst in einem System gebündelt werden. Damit das bestmöglich gelingt, müssen Enterprise-Content-Management-Systeme bestimmte Merkmale erfüllen. Finden sie heraus, worauf sie bei der Wahl eines ECM-Systems achten müssen, damit auch ihr Records-Management lückenlos ist.
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7 Tipps zur besseren Verwaltung Ihrer E-Mails

Januar 20th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (8 Kommentare)

E-Mails sind heute eins der wichtigsten und meistgebrauchten Kommunikationswege – sowohl privat als auch am Arbeitsplatz. 2013 wurden weltweit circa 182.9 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt. Damit erhielt jeder Erdenbewohner am Tag durchschnittlich 26 E-Mails. Auch zukünftig wird diese Zahl nur weiter steigen.

Bei solchen Mengen kann man sehr schnell den Überblick im Dschungel des eigenen E-Mail-Postfachs verlieren. Wir zeigen Ihnen 7 nützliche Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Konto besser organisieren und übersichtlich halten. Das steigert Effizienz und Freude an der Arbeit.
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