Laut einer Studie von Harris Interactive verlieren 83% aller Büroangestellten täglich Zeit an den Folgen verschiedener oder veralteter Dokumentenversionen.^[1]

Langes Suchen, Arbeiten mit einer alten Version usw.

Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kommt es zwangsläufig zu mehreren Dateiversionen. Besonders wenn die Datei nicht zentral gespeichert ist, sondern per E-Mail oder USB-Stick mit anderen geteilt wird, verliert man sehr schnell den Überblick, was genau die aktuellste Version ist. 57% aller Befragten berichteten, dass sie oft wegen der Suche nach der aktuellsten Dokumentenversion unnötig Zeit am Arbeitsplatz vergeuden.

Machen mehrere Personen unabhängig voneinander Änderungen an eigenen Kopien eines Hauptdokuments, raubt das zusätzlich kostbare und teure Arbeitszeit. 56% der befragten Büroangestellten sind häufig damit beschäftigt, verschiedene Veränderungen wieder in einem Dokument zusammenzubringen.

Fast jeder Zweite gab an, hin und wieder unwissentlich mit einer veralteten Version eines Dokuments gearbeitet zu haben bzw. eine veraltete Version an den Chef, einen Mitarbeiter oder Kunden verschickt zu haben.

Macht Frust, vergeudet Zeit und schadet dem Ruf

Das schadet nicht nur der Effizienz, sondern auch dem eigenen Ruf und der Glaubwürdigkeit am Arbeitsplatz (und im schlimmsten Fall der ganzen Firma). 13% berichten, dadurch einen schlechten Eindruck auf Mitarbeiter oder Kunden gemacht zu haben. 4% geben sogar an, deshalb bereits ihren Job verloren zu haben.

Laut der Studie sind die Probleme, die sich aus unklarer Dokumentenversionierung ergeben, mehr Grund zum Frust als zum Beispiel die Autoschlüssel im Auto zu lassen, ein Smartphone mit leerem Akku oder am Wochenende arbeiten zu müssen.

Immer noch Methoden der 90er verwendet

Die Ursachen für die Problematik fand die Studie vor allem darin, dass Dokumente weiterhin mithilfe von Methoden geteilt werden, wie sie in den 90ern verwendet wurden – per Datenträger (wie USB-Sticks) oder E-Mail.

Aber selbst wenn moderne Software zur Unterstützung des Dokumentenworkflows vorliegt, scheint das Problem nicht zwangsweise beseitigt zu sein. Erstaunlicherweise benutzten 69% der Befragten bereits ein Dokumentenmanagementsystem oder einen Dienst zum Dokumentenaustausch wie Dropbox. Von ihnen erlebten allerdings 88% weiterhin Probleme mit veralteten Dokumentenversionen und verschwendeter Zeit, nach der aktuellsten Version zu suchen.

Das geht meist darauf zurück, so die Studie, dass weiterhin E-Mails der Verwendung des Dokumentensystems vorgezogen werden. Dokumentenmanagementsysteme sind meistens darauf optimiert, größere Firmenprobleme zu lösen, eignen sich deshalb aber oft nicht für simple Alltagsaufgaben, wie eine Datei mal schnell mit einem Mitarbeiter zu teilen.

Wie Rewoo Scope diese Probleme löst

Laut Perforce CEO Christopher Seiwald gelingt effektive Kollaboration, so lange klare Workflow-Prozesse vorhanden sind und zu jeder Zeit Zugriff auf die richtige Version eines Dokuments gewährleistet ist.

Rewoo Scope als modernes Enterprise-Content-Management-System bietet nicht nur alle Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems, sondern auch die Einfachheit des E-Mail-Schreibens.

Jeder arbeitet am selben Dokument

In Rewoo Scope sind Dateien nicht nur zentral gespeichert, sondern werden auch zentral bearbeitet. Dokumente müssen nicht mehr auf dem eigenen PC zwischengespeichert werden und gehen auch nicht in verschiedenen E-Mail-Konten unter. Es bleibt bei nur einer einzigen Datei.

Der Komfort bleibt dennoch erhalten: Die Dokumente können wie gewohnt mit dem bevorzugten Office-Paket bearbeitet werden. Beim Klick auf Speichern wird automatisch eine neue Version im System angelegt.

Zugang von überall möglich

Die zentrale Speicherung der Dokumente gewährleistet auch einen schnellen und einfachen Zugriff von überall. Dateien müssen nicht mehr verschickt werden, sie sind einfach für alle Beteiligten verfügbar. Damit ist gewährleistet, was Christopher Seiwald als Bedingung zur erfolgreichen Kollaboration identifiziert hat.

Transparente Versionierung

In Rewoo Scope ist immer klar, wann ein Dokument bearbeitet wurde und durch wen. Alte Versionen bleiben erhalten und können im Notfall einfach wiederhergestellt werden. Sollte eine veraltete Version eines Dokuments geöffnet sein, teilt Rewoo Scope dies mit. Versehentliches Arbeiten mit veralteten Dokumentversionen bleibt damit ausgeschlossen.

Schnelles Finden

Über die Volltextsuche werden Dokumente und deren Inhalte schnell gefunden. Langes, aufwendiges Suchen wird damit vermieden und kostbare Zeit gespart.

Filesharing so einfach wie E-Mail schreiben

Auch Dateien mitzuteilen, die nicht direkt zu Firmenprozessen gehören, ist in Rewoo Scope so simpel wie eine E-Mail zu schreiben. Damit löst Rewoo Scope ein in der Studie identifiziertes Manko vieler Dokumentenmanagementsysteme. Die Schritte sind dabei nicht anders als beim Versenden eines Dokuments per Email:

Nicht nur ist der Aufwand bei Rewoo Scope geringer, im Gegensatz zur E-Mail eliminiert man zugleich auch sämtliche Ursachen für Versionierungsprobleme. Das spart Zeit und Nerven.

Fazit

Unklare Dokumentenversionierung kostet einem Unternehmen und dessen Mitarbeiter auch heute noch unnötig Ressourcen. Gute, zweckmäßige Software, die sich nicht nur an den Firmenprozessen, sondern auch an den Bedürfnissen der Anwender orientiert, kann hier Abhilfe schaffen, die Zeit und Nerven spart.

88% aller Büroangestellten leiden trotz Dokumentenmanagementsystem oder Filesharing-Dienst weiterhin an den Folgen von Problemen mit Dokumentenversionen. Rewoo Scope erfüllt hier wichtige Bedingung, die eine erfolgreiche und effiziente Dokumentenkollaboration gewährleisten und unsere Kunden zu den anderen 12% zählen lassen.

Gerne demonstrieren wir Ihnen die Möglichkeiten und Funktionen von Rewoo Scope. Sprechen Sie uns an.

 Quellen:

[1] Für die Studie befragte Perforce in Kooperation mit Harris Interactive 1.004 Büroangestellte aus den Vereinigten Staaten und Großbritannien. Weiter lesen…

Benjamin Schäfer