Es verwendet wohl keine andere Branche so viele Abkürzungen, wie die IT Branche. DMS, CMS, ERP oder CRM sind nur einige Beispiele, mit denen Mitarbeiter in ihren Unternehmen häufig konfrontiert werden. In diesen Begriffs-Dschungel ist seit einigen Jahren noch ein weiteres Kürzel hinzugekommen: ECM. Im nachfolgenden Artikel wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick geben, was ECM bedeutet und warum es sinnvoll sein kann, eine ECM-Lösung einzusetzen.
ECM steht für Enterprise Content Management. Wie der Name schon sagt, geht es hierbei um die Verwaltung von Inhalten in einem Unternehmen. Im Gegensatz zu einem Content Management System (CMS), welches häufig für Inhalte von Webseiten verwendet wird, ist ein ECM-System für die Verwaltung aller im Unternehmen vorliegenden Inhalte gedacht. Egal, ob es sich um digitalisierte Dokumente oder Informationen aus Drittsystemen handelt, ein ECM-System soll alle Inhalte und Informationen zusammenführen und dem Anwender zur Verfügung stellen.
Die Funktionalität geht dabei über ein klassisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinaus. Während bei einem DMS das Dokument und dessen Verwaltung im Mittelpunkt steht, geht es bei einem ECM System um den Inhalt bzw. die Information an sich und deren Zusammenhänge. Dokumente können zwar eingebunden werden, stehen aber nicht im Mittelpunkt.
Bausteine
Ein ECM System deckt dabei mehrere Bereiche der Informationsverarbeitung ab: Dokumente müssen erstellt bzw. digitalisiert werden, Daten müssen in Arbeitsabläufen verarbeitet werden, und zu guter Letzt sollen die Informationen auch zur zukünftige Nutzung gespeichert und archiviert werden.
Laut Definition besteht ein ECM System daher aus den folgenden Komponenten:
- Erfassung (Capture)
- Erstellen und Erfassen von Inhalten/Daten, z.B. durch Schnittstellen
- Digitalisierung von Dokumenten
- Verwaltung (Manage)
- integriertes Dokumentenmanagement
- Management und Erstellung von Workflows
- Speicherung (Store)
- kurzfristige Speicherung der Informationen
- Ausgabe (Deliver)
- Bereitstellung von Informationen
- Bewahrung (Preserve)
- dauerhafte Archivierung von Informationen
Vorteile und Nutzen
Doch wozu braucht man nun überhaupt ein ECM System? Reichen die vorhandenen Systeme, wie Dokumentenmanagement oder Content Management nicht aus?
Ziel eines ECM Systems ist nicht die Ablösung der bereits existierenden Systeme, die Inhalte verwalten. Vielmehr geht es um die Zusammenführung der Inhalte und Informationen zu einer globalen Übersicht. Der Vorteil liegt auf der Hand: Mitarbeiter müssen ihre Informationen nicht mehr in diversen Systemen zusammensuchen, sondern haben eine zentrale Stelle, über die sie ihre Informationen suchen und verwalten können. Zusammenhänge sind schneller ersichtlich und themenübergreifende Fragen können schneller beantwortet werden. Dadurch sparen sie Zeit und arbeiten effizienter.
Zusätzlich wird eine hohe Transparenz geschaffen, die dem Management hilft, Entscheidungen schneller zu treffen. Ständiges Nachfragen bei einzelnen Mitarbeitern, um beispielsweise den Status eines Projektes zu erfahren, entfällt. Die Daten sind direkt im ECM System einsehbar. Arbeitsabläufe werden durch die integrierte Workflow-Funktionalität optimiert. Die Übersicht verbessert sich und die Mitarbeiter werden zielgerichtet auf Probleme hingewiesen.
Da jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse und Strukturen mitbringt, ist ECM-Software in der Regel keine Software, die man „out of the box“ nutzen kann. Die Individualisierung und Anpassbarkeit an das eigene Unternehmen sind essentielle Bestandteile, die eine ECM Software ausmachen. Bei der Einführung eines solchen Systems fällt daher naturgemäß Beratungsaufwand an. Der Aufwand ist aber eine lohnenswerte Investition, denn ist die Software einmal eingerichtet, wird man mit einem System belohnt, das genau auf das eigene Unternehmen abgestimmt ist.
Fazit und Ausblick
Viele Probleme in Unternehmen, wie z.B. überlastete Mitarbeiter, unstrukturierte Datenhaltung oder ineffiziente Arbeitsabläufe, lassen sich mit einem ECM-System lösen. Durch die Zusammenführung der Informationen aus diversen Systemen entsteht Übersicht und Transparenz. Archivierungsfunktionen stellen sicher, dass auch in Zukunft keine Informationen verloren gehen.
Ein ECM-System unterstützt Unternehmen, auch bei steigender Arbeitslast und Komplexität den Überblick zu behalten und ist insofern auch eine Investition in die Zukunft.
Genau wie sich ECM aus dem Dokumentenmanagement heraus entwickelt hat, geht der Trend immer weiter in Richtung vernetzter Informationen – mit integrierten Dokumenten, die jedoch nicht mehr im Zentrum des Interesses liegen. Es gibt bereits einen weiteren Begriff für diese Evolutionsstufe: Enterprise Information Management (EIM). Hierbei steht die Information noch mehr im Fokus. Funktionalitäten des ECMs werden um Business Intelligence (BI) Komponenten erweitert, um Informationen noch einfacher auffindbar zu machen. Die Entwicklung steht hier zwar noch am Anfang, zeigt jedoch klar, in welche Richtung sich der Markt bewegt.
Weiterführende Informationen zum Thema ECM und dessen Komponenten finden Sie hier:
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