Wenn an etwas im modernen Unternehmensalltag kein Mangel herrscht, dann sind das Informationen: Das Auftragsmanagement-Tool weiß genau, wie lange der aktuelle Auftrag schon in Bearbeitung ist und wann wir mit der Fertigstellung rechnen können, mithilfe der FiBu-Software können wir herausfinden, ob der Kunde auch mit den Zahlungen auf dem Laufenden ist und in diversen Excel-Tabellen ist genauestens erfasst, wann welche Bestellung an welchen Kunden rausgeschickt wurde und wann sie dort ankam.

Mit etwas Rechercheaufwand lässt sich so sicherlich jedes Informationsbedürfnis stillen … dumm nur, dass sich dieses Bedürfnis zumeist erst dann einstellt, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist und man nur noch versuchen kann, die Ursache dafür zu finden, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Und selbst dann stellen sich einem als Verantwortlichen häufig Steine in den Weg: Wer kennt sich eigentlich mit der Auftragsverwaltung aus? Wie war nochmal mein Passwort für die FiBu-Software, das ich nur einmal im Jahr brauche? Und warum ist Herr Müller gerade heute im Urlaub, wo ich mir sein mit Formeln und Pivot-Tabellen gespicktes „Excel-Meisterwerk“ vornehmen muss? Willkommen im Informationsdschungel!

Das beschriebene Szenario zeigt gleich mehrere Probleme auf, die in vielen Unternehmen an der Tagesordnung sind:

• Die verschiedenen Systeme und Branchenlösungen sind alle unterschiedlich zu bedienen. Entweder ich kenne mich mit dem jeweiligen System aus oder ich muss jemanden um Hilfe (und um seine Arbeitszeit) bitten.
• Wichtige Informationen sind verteilt. Sich einen Überblick über die Gesamtsituation zu einem Projekt zu verschaffen ist zeitraubend und wird deshalb oft nur dann gemacht, wenn etwas schief gelaufen ist.
• Selbst wenn ich alle Informationen auf einen Blick habe (z.B. durch einen monatlich erstellten Report) muss ich die Anzeichen für ein aufkommendes Problem erst noch erkennen.

Hier kann ein ECM-System Abhilfe schaffen, allerdings nur dann, wenn es auch die erforderlichen Features mitbringt. Welche das sind, möchte ich nachfolgend kurz vorstellen:

Kein Einzelkind: Anbinden von FiBu, Excel & Co

Ein ECM-System soll die unterschiedlichen Informationen im Unternehmen zusammenbringen, ohne dabei die branchenspezifischen Lösungen abzuschaffen. Die Auftragserfassung soll ruhig weiterhin im Auftragserfassungs-Tool stattfinden, nur möchte ich die wichtigsten Daten auch in meinem ECM-System sehen. Hierfür ist es wichtig, dass meine ECM-Lösung schon fertige Anbindungen an Standardsoftware aufweist und es einfach und kostengünstig möglich ist, weitere Schnittstellen hinzuzufügen.

Kann der auch rechnen?

Kann das ECM mehr, als nur die Informationen darstellen? Im besten Fall kann ich die Werte, die mir die Fachsysteme liefern, innerhalb des ECMs weiterverwenden. Damit kann ich beispielsweise von mir definierte Kennwerte berechnen lassen, die das ursprüngliche System gar nicht kannte, z.B. eine prozentuale Auslastung einer Abteilung oder den mit einem Auftrag generierten Umsatz und Gewinn.

Und denken kann er auch?

Mit den Werten aus den diversen Systemen rechnen zu können ist die eine Sache, die andere ist es, aus den Zahlen und Fakten auch rechtzeitig die richtigen Schlüsse zu ziehen. Schließlich hat man nicht immer die Zeit, sich im ECM des Unternehmens zu tummeln. Das System sollte deshalb Möglichkeiten anbieten, gewisse Grenzen zu definieren, bei deren Unter- oder Überschreitung ein entsprechender Benutzerkreis eine Warnmeldung erhält. Eine Mail darüber, dass der aktuelle Auftrag gerade die geplanten Kosten um 20% überschritten hat, kann helfen, rechtzeitig die richtigen Schritte einzuleiten, um das Blatt noch zu wenden.

Wie lange dauert das denn wieder?

Ändert sich etwas an den zugrunde liegenden Daten, möchte ich diese aktuellen Informationen sofort sehen, ohne dass ich dafür erst noch einen Report erstellen muss. Diese Fähigkeit, Änderungen an den zugrunde liegenden Daten direkt auch im ECM-System sichtbar zu machen, wird Echtzeitfähigkeit genannt. Erst dadurch wird es möglich, dass ich rechtzeitig über kritische Veränderungen informiert werde: Der wöchentlich erstellte Report kommt nämlich im schlechtesten Fall erst 6 Tage nach Auftreten eines Problems.

Das sieht ja interessant aus

Das ECM-System sollte mir eine einheitliche und übersichtliche Darstellung der Daten aus den unterschiedlichen Systemen bieten. Muss ich mich nach wie vor durch Menüs und Untermenüs kämpfen und sehe ich die relevanten Informationen nicht auf einen Blick, habe ich nicht viel gewonnen.

Fazit

Informationen gibt es normalerweise genug im Unternehmen. Die Kunst besteht darin, die wichtigen Informationen zur rechten Zeit in diesem Dschungel zu finden. Dabei stehen einem als Entscheider vor allem zwei Dinge im Weg:

1. der große Aufwand, sich die Informationen aus den unterschiedlichen Systemen zu besorgen
2. die Kunst, aus den Informationen auch die richtigen Schlüsse zu ziehen, bevor es zu spät ist

Bei der Bewältigung dieser (und noch vieler weiterer) Probleme kann ein ECM-System eine enorme Hilfe darstellen, aber nur, wenn es auch die richtigen Features mitbringt.

Dirk Weber