Im ersten Teil dieses Artikels haben wir Ihnen schon einen ersten Überblick über die Probleme, die häufig in Zusammenhang mit Excel auftreten, gegeben. Im heutigen zweiten Teil, möchten wir Ihnen weitere Probleme erläutern und zeigen, wie sich diese lösen lassen.

Zugriff beschränken

Gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit den gleichen Informationen, und oft mit der gleichen Datei, arbeiten müssen, soll der Zugriff auf die Daten abhängig vom Benutzer gesteuert werden. 
Während einige Mitarbeiter ein Dokument nur einsehen sollen, sollen andere auch die Möglichkeit haben, die Daten zu verändern. Excel bietet hierfür nur rudimentäre Möglichkeiten. Auf Betriebssystemebene kann der Zugriff zwar besser gesteuert werden, es entsteht jedoch ein nicht unwesentlicher Aufwand durch die Pflege der Berechtigungen (z.B. über AD Gruppen o.ä.).

Verknüpfung von Anwendung und Content

Nicht selten werden Excel Tabellen mit zusätzlichen Informationen und Funktionen aufgewertet. Durch Makros werden bestimmte Aktivitäten automatisiert oder gesteuert. Die Struktur und die Darstellung so einer Tabelle lassen sich dann nicht mehr ohne weiteres ändern. Schnell werden weitere Excel Dateien notwendig, die Daten aus der Ursprungstabelle verwenden. Ist so ein Szenario anfangs noch relativ gut beherrschbar, kommt es bei steigender Komplexität schnell zu einem unüberschaubaren Gebilde, welches extrem fehleranfällig ist und die Produktivität der Mitarbeiter ausbremst.

Kein zentrales Know How

Da Excel so weit verbreitet ist, werden innerhalb eines Unternehmens zahlreiche Probleme durch die Software gelöst. Die Komplexität reicht dabei von einfachen Tabellen bis hin zu umfangreichen Pivot Tabellen und  Dokumenten, die durch Skripte erweiterte Funktionalitäten bieten. Allen Dateien ist i.d.R. gemein, dass Sie von einzelnen Mitarbeitern erstellt und erweitert werden. Das Wissen über die Struktur und deren Funktionalität liegt daher nicht zentral im Unternehmen sondern bei einzelnen  Mitarbeitern. Verlässt dieser Mitarbeiter das Unternehmen oder ist aufgrund von Krankheit oder Urlaub längere Zeit nicht verfügbar, geht dieses Wissen mit ihm oder ist zumindest zeitweise nicht verfügbar. Müssen dann Änderungen vorgenommen werden, tun sich die Kollegen oft sehr schwer mit der Umsetzung. Häufig werden dann neue Excel Dateien erzeugt, um das Problem zu umgehen. Jeder, der schon mal versucht hat, ein komplexes Excel Dokument, welches er nicht selber erstellt hat, zu verändern, weiß, wie zeitintensiv und aufwändig solche Änderungen seien können.

Die Lösung

Ein Ausweg: ECM

Excel ist natürlich nicht per se schlecht. Sofern es richtig eingesetzt wird, gehört es zu der besten und am häufigsten eingesetzten Standardsoftware. Leider wird es häufig zweckentfremdet, was schnell zu den o.g. Problemen führt.

Doch wie sieht nun der Ausweg aus dem Excel-Office Dilemma aus?
Die Lösung liegt auf der Hand: die Verwendung von Datenbanken. Datenbankbasierte Systeme haben keine Probleme mit Datenredundanz, da Informationen einfach miteinander verknüpft werden können. Mitarbeiter können gemeinsam auf der gleichen Datenbasis arbeiten, die Zugriffsrechte lassen sich per Rechtemanagement verwalten.
Darüber hinaus bieten Datenbanken einen hohen Schutz vor Datenverlust, der sich bei dateibasierten Lösungen wie Excel nicht erreichen lässt.

Was bedeutet das nun konkret? Wie sieht eine Datenbankbasierte Lösung für ein Unternehmen aus? Welche Art Software benötigt das Unternehmen?
Für die Zusammenführung von Informationen hat sich vor einigen Jahren der Begriff des Enterprise Content Managements (ECM) etabliert. Ein ECM System geht dabei über die Funktionalitäten eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) hinaus, und erweitert die Funktionalitäten, weg von der reinen Verwaltung der Dokumente, hin zu der Zusammenführung von Informationen unabhängig von Ihrer Quelle.
Eine ECM Software hilft, die im Unternehmen verstreuten Informationen zusammenzuführen und für alle Beteiligten Transparenz und Übersicht zu schaffen. In der Regel ist in einem ECM System ein DMS integriert, welches die verschiedenen Dokumente verwaltet. Archivierung und Versionierung sind hier nur einige Schlagworte, die deutlich machen, dass Dokumente in einem ECM System gut aufgehoben sind. Redundanz von Daten wird vermieden, da in einem ECM System alle Mitarbeiter auf der gleichen Datenbasis arbeiten. Informationen und Dokumente sind nicht mehr über das gesamte Unternehmen in verschiedenen Systemen verteilt, sondern stehen allen Anwendern zentral zur Verfügung. Hierbei ist es unerheblich, ob die Informationen aus einem Dokument, einem anderen System oder vom Anwender kommen.
Durch die Zusammenführung und die Verknüpfung von Informationen und die Möglichkeit Workflows zu erstellen, ist es möglich Unternehmensprozesse, wie z.B. Freigabeprozesse, abzubilden. Mit einem ECM System werden also nicht nur die Excel typischen Probleme gelöst sondern auch Arbeitsabläufe optimiert. Das Unternehmen schlägt dabei gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: die Mitarbeiter sind effizienter und spüren eine Erleichterung bei Ihrer täglichen Arbeit, die Geschäftsführung hat endlich einen globalen Überblick über alle im Unternehmen vorhandenen Informationen und kann auf Basis der Daten leichter Entscheidungen treffen.
Auf Excel muss dabei natürlich nicht vollständig verzichtet werden. Es kann aber wieder dafür eingesetzt werden, für was es entwickelt wurde: als Tabellenkalkulation.

Fazit

Mit einer modernen ECM Software lassen sich viele der Probleme, die im Umgang mit Excel Dateien auftreten, lösen. Darüber hinaus bietet ein ECM System zahlreiche Möglichkeiten Prozesse im Unternehmen zu verbessern und effizienter zu gestalten. Die Zusammenarbeit von Mitarbeitern wird vereinfacht und die Übersicht über wichtige Unternehmensdaten wird gesteigert.  Excel kann wieder da eingesetzt werden, wo es seine Stärken ausspielen kann: bei der Darstellung und Berechnung von Tabellendaten.

Haben Sie auch Erfahrungen mit dem zweckentfremdeten Einsatz von Excel in Ihrem Unternehmen? Wir freuen uns über Ihre persönlichen Erfahrungen.

Benötigen Sie ein ECM System für Ihr Unternehmen? Wir beraten Sie gerne. Schauen Sie doch mal auf unserer Webseite vorbei und nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Weiterführende Links:

Erster Teil des Artikels: http://blog.rewoo.de/das-excel-offi…ung-ist-teil-1/

Gregor Samson