Das Dropbox-Problem: Cloud-Dienste und ihre Risiken für Unternehmen (Teil 2)

April 7th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (1 Kommentar)

Im ersten Teil dieser Artikel-Serie haben wir Ihnen bereits einige Probleme in Zusammenhang mit Cloud-Lösungen geschildert. Erfahren Sie in diesem Teil mehr über die möglichen Problemstellungen und wie Sie die Risiken in Ihrem Unternehmen minimieren können.

Sicherheitslücken im Dienst

offenes schlossWeil Menschen Fehler machen, gibt es auch keine gänzlich fehlerfreie Software. In manchen Fällen können Softwarefehler allerdings zu ernstzunehmenden Sicherheitslücken führen. Im Fall von Skype – obwohl kein File-Sharing-Cloud-Dienst im engeren Sinne – kam es zum Beispiel vor, dass private Nachrichten an falsche Empfänger gesendet wurden. Bereits hier kann das unangenehme Folgen haben. Stellt man sich denselben Fehler allerdings innerhalb eines Cloud-Dienstes vor, wo es eventuell um noch vertraulichere Daten und interne Firmendokumente geht, sind die Auswirkungen umso katastrophaler. (mehr …)

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Welcher Typ Knowledge-Worker sind Sie – oder Ihre Mitarbeiter?

März 24th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (0 Kommentare)

Anhand von vier Talenten beschreibt Faith Ralston in Ihrem Buch „Play Your Best Hand – How to Manage the Four Types of Knowledge Workers“ vier verschiedene Typen von Knowledge-Workern. Finden Sie heraus, welcher der vier Typen Sie sind und wie Sie Ihre Stärken und die Ihrer Kollegen und Mitarbeiter verstehen und sinnvoll einsetzen können.

Zur Erklärung des Begriffs:

Als Knowledge-Worker oder auch Wissensarbeiter bezeichnet man „hochqualifizierte Fachkräfte, die mit ihrem Wissen wesentlich zur Wertschöpfung der Unternehmen beitragen“ [1]. Im Klartext sind damit ein Großteil der Büroangestellten als auch die meisten Führungskräfte gemeint. (mehr …)

Das Dropbox-Problem: Cloud-Dienste und ihre Risiken für Unternehmen (Teil 1)

März 10th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (1 Kommentar)

cloudsZwei Drittel aller deutschen Unternehmen sind bereits Nutzer einer Cloud-Lösung oder planen derzeit eine Anschaffung, so Cloud Monitor 2013. Ein deutlicher Anstieg zum Vorjahr, wie er auch in kommenden Jahren zu erwarten ist. Cloud-Dienste wie Dropbox bieten hier mächtige und hilfreiche Werkzeuge für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Dennoch weisen sie bestimmte Risiken auf, derer man sich im Klaren sein muss. Finden Sie hier heraus, welche.

Die gängigsten Cloud-Dienste

Cloud-Dienste ermöglichen einen schnellen und einfachen Austausch von Dateien und Dokumenten. Einem Mitarbeiter mal schnell eine Datei freizugeben und dessen Änderungen sofort zu sehen ist mit einem solchen Dienst kein Problem mehr. Kollaboration wird deutlich vereinfacht: kein E-Mail-Versand und kein Warten auf die zurückgeschickte Datei. Die Dokumente sind zentral gespeichert und können von dort an betreffende Bearbeiter freigegeben werden. (mehr …)

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Lean Office – sind wir im Jahr 2014 weiter?

März 3rd, 2014 | Erstellt von Markus Helfrich in Fachartikel - (0 Kommentare)

Aus den Studien „Lean Office 2006“ und „Lean Office 2010“ des Fraunhofer Instituts IPA lassen sich nach wie vor interessante Rückschlüsse ziehen. Zwar sind diese Studien 4 bzw. 8 Jahre alt – ich hoffe allerdings auf eine Fortsetzung der Serie in diesem Jahr. Zusammenfassung und Erinnerung an wesentliche Punkte sind jedoch gerade bei wachsender Informationsflut wichtige Hinweise auf bestehende Herausforderungen.

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Sind eingescannte Rechnungen gültig?

Februar 17th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (4 Kommentare)

rechnungOrdner oder sogar ganze Aktenschränke voll mit Rechnungen sammeln sich in einem Unternehmen recht schnell an. Aber auch privat kann die eigene Rechnungs- und Kassenzettelsammlung auf Dauer sehr groß und unübersichtlich werden. Sie in digitaler Form aufzubewahren ist hier eine sinnvolle und platzsparende Alternative. Aber sind eingescannte Rechnungen genauso gültig wie die Originale?

Rechnungen digital auszustellen und zu versenden ist besonders bei Online-Einkäufen üblich. Rechtlich gesehen macht das auch überhaupt keinen Unterschied zur Papierrechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Kopien eines Originalbelegs. Zu dem Ergebnis kam nun auch eine Simulationsstudie der Universität Kassel.[1]
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Lückenloses Records-Management: Das muss ihr ECM können

Februar 10th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (0 Kommentare)

Je mehr Kommunikationswege in einem Unternehmen verwendet werden, desto größer ist die Gefahr, dass Dokumente vom Records-Management nicht erfasst werden. Deshalb muss der Informations- und Dokumentenfluss eines Unternehmens möglichst in einem System gebündelt werden. Damit das bestmöglich gelingt, müssen Enterprise-Content-Management-Systeme bestimmte Merkmale erfüllen. Finden sie heraus, worauf sie bei der Wahl eines ECM-Systems achten müssen, damit auch ihr Records-Management lückenlos ist.
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Informationsflut überlastet viele Arbeitnehmer

Februar 3rd, 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Fachartikel - (0 Kommentare)

Wie viel Information braucht der Mensch?

Internet, E-Mail, Web 2.0, Facebook, Twitter, WhatsApp, Dropbox & Co. – Wer kennt sie nicht, die Schlagwörter unserer Zeit? Noch nie war Kommunizieren und Informationsaustausch so einfach und schnell wie heutzutage. Alle sind immer und überall online, erreichbar und auf Abruf.

Dies birgt aber auch Gefahren: im Zeitalter der modernen Technologie überfordert die Informationsmenge viele Arbeitnehmer. Wer kann sich schon an jede E-Mail erinnern? Geschweige denn an den genauen Inhalt oder gar die Informationen, die die mitgelieferten Anhänge liefern? Vielen fällt es dabei schwer, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden oder die wichtigsten Informationen herauszufiltern, um eine Entscheidung treffen zu können.
Und wie oft haben wir das Gefühl, völlig sinnlos im Mailverteiler gelandet und auf CC gesetzt worden zu sein?
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DMS vs. ECM : eine sportliche Betrachtung

Januar 27th, 2014 | Erstellt von Markus Helfrich in Fachartikel - (0 Kommentare)

boxhandschuhe
Willkommen im Box-Ring professioneller Software, der heutige Kampf geht über 12 Runden. Dem Sieger winken Ruhm und Ehre, dem Verlierer bleibt ein Eintrag in den
Geschichtsbüchern. Bei diesem Kampf geht es um die Vorherrschaft im Bereich der Unternehmens-Software für kleine und mittlere Unternehmen.

In der linken Ecke der Titelverteidiger: DMS, erfolgreich seit über 20 Jahren. Bewährt, erfahren, hoch dekoriert und von vielen IT-Beratern seit langem trainiert. Sein Antrittsgeld ist zwar nicht niedrig, bleibt jedoch in seiner Klasse absolut ohne Konkurrenz. Daher ist DMS in vielen Firmen zu finden. Experten beschreiben die Technik wie folgt:
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7 Tipps zur besseren Verwaltung Ihrer E-Mails

Januar 20th, 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (8 Kommentare)

E-Mails sind heute eins der wichtigsten und meistgebrauchten Kommunikationswege – sowohl privat als auch am Arbeitsplatz. 2013 wurden weltweit circa 182.9 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt. Damit erhielt jeder Erdenbewohner am Tag durchschnittlich 26 E-Mails. Auch zukünftig wird diese Zahl nur weiter steigen.

Bei solchen Mengen kann man sehr schnell den Überblick im Dschungel des eigenen E-Mail-Postfachs verlieren. Wir zeigen Ihnen 7 nützliche Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Konto besser organisieren und übersichtlich halten. Das steigert Effizienz und Freude an der Arbeit.
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HTTPS / AES / Bits & Bytes: Hilfe, wo geht’s hier raus

Januar 13th, 2014 | Erstellt von Markus Helfrich in Fachartikel - (0 Kommentare)

In einem Interview mit dem Guardian im Juni 2013 sagte Edward Snowden: „Verschlüsselung funktioniert. Gut implementierte, starke Verschlüsselung ist eines der wenigen Dinge, auf die man sich verlassen kann.“

Was bedeutet Verschlüsselung im Allgemeinen  und was bringt sie mir? Sind meine Daten durch die NSA gefährdet und habe ich überhaupt eine Chance, meine Daten zu schützen? Diese Fragen stellen sich gerade Verantwortliche die vor der Entscheidung stehen, ihre Firmendaten in „die Cloud“ zu geben.

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