One ring to rule them all,
One ring to find them,
One ring to bring them all
and in the darkness bind them.

Wer kennt es nicht, das bekannte Zitat aus Lord of the Rings? Im Film geht es hierbei um den einen Ring, der alle anderen beherrscht.
Doch was hat das ganze nun mit ECM oder mit Software zu tun?

In diesem Artikel möchten ich Ihnen einen Ring vorstellen, ein Teil des Userinterface von REWOO Scope, der ECM Software für den Mittelstand.

In den meisten Softwarelösungen ist das Userinterface sehr ähnlich. Es gibt verschiedene Fenster oder Fensterbereiche, die sich in diverse Menüs unterteilen.
Für die Menüswird gerne die aus dem Windows Explorer bekannte Baumansicht verwendet. Unterschiede zwischen einzelnen Lösungen finden sich meistens im Detail.

In REWOO Scope wurde dieses klassische Schema auf eine modernere Form gehoben. Hierfür wurde eine Ansicht in Form eines Rings entwickelt, die dem Anwender einen schnellen und einfachen Überblick über seine im System hinterlegten Informationen gibt. Darüber hinaus ist für den Anwender ersichtlich, wie die einzelnen Informatione zueinander in Beziehung stehen.

 Übersicht bis ins Detail

Der Ring in REWOO Scope dient dem Anwender zur Übersicht seiner Daten und Informationen. Dabei gliedert sich die Ansicht in zwei Teile:

Prozesse und Aktivitäten

Der blaue Teil des Rings steht für die Daten, die eher dynamisch sind und sich regelmäßig ändern. Je nach Einsatzzwecke kann es sich zum Beispiel um Aufträge oder Projekte handeln.
Aber auch Prozesse, die nur eine bestimmte Lebensdauer haben, werden in der Regel im oberen Teil des Rings dargestellt.

Statische Informationen

Daten, die eher statisch sind, werden im unteren orangen Teil des Rings abgebildet. Hierbei handelt es sich in der Regel um Informationen, die im Laufe Ihrer Lebensdauer keiner bzw. seltener Veränderung unterliegen. Typischerweise wird die Firmenstruktur mit Mitarbeitern und Abteilungen in diesem Teil des Rings dargestellt.

Beide Seiten des Rings bestehen aus einem inneren und äußerem Teil. Der äußere teil repräsentiert hierbei die Übersicht über die einzelnen Elemente (z.B. Aufträge). Im inneren Teil wird die Struktur abgebildet, die sich in den übergeordneten Elementen befindet, d.h. die Unterkategorien – in REWOO Scope Aspekte genannt.

Ein Beispiel:  ein Projekt Element besteht aus den Unterelementen Dokumente, Übersicht und Aktivitäten. Im äußeren Ring werden nun also die einzelnen Aufträge dargestellt. Die Unterelemente werden bei dem jeweiligen Auftrag dann im inneren Ring dargestellt.

Damit die Übersicht bei vielen Elementen nicht leidet, wird die Ansicht bei mehr als 15 Objekten gruppiert, d.h. haben Sie 15 oder mehr  Aufträge im System erfasst, werden diese im äußeren Ring unter dem Punkt „Aufträge“ zusammengefasst. Ein Klick auf das Element im Ring öffnet ihnen dann die Übersicht zu den enthaltenen Aufträgen. Ein Klick auf den eigentlichen Auftrag öffnet den Auftrag als Detailübersicht auf der rechten Bildschirmseite.

Beziehungsnetzwerk

Innerhalb des Rings symbolisieren Linien zwischen einzelnen Elementen Beziehungen zwischen den Elementen untereinander. So ist für den Anwender sofort ersichtlich, welche Abhängigkeiten es zwischen den einzelnen Elementen gibt. Ein Klick auf eine Beziehung, zeigt dem Anwender sofort an, welche Elemente miteinander verbunden sind.
Über die Beziehungen können Berechtigungen vergeben werden, d.h eine Beziehung kann entweder leer sein oder ein Schreib- oder Leserrechte auf das jeweilige Element beinhalten.
So lassen sich auf einfache Weise Abhängigkeiten schaffen. Ein Projektleiter hat beispielsweise eine Beziehung zu einem Projekt, mit der er Schreibberechtigungen erhält. Ein Projektmitarbeiter hat zu dem selben Projekt möglicherweise nur Lese-Rechte.
Der große Vorteil der Berechtigungen über ein Beziehungsnetzwerk ergibt sich zB bei dem Szenario der Urlaubsvertretung: Bei herkömmlichen Gruppen-basierten Berechtigungen muss der Vertreter in sämtlichen Gruppen eingetragen werden, in denen auch der zu Vertretende Mitglied ist. Bei REWOO Scope reicht es aus, dem Vertretenden einfach eine Beziehung zum jeweiligen Bereich zu ziehen. Er erhält damit automatisch die gleichen Berechtigungen, die der zu Vertrende besitzt. Die Administration der Berechtigungen wird so auf ein Minnimum reduziert und orientiert sich am dynamischen Alltag.

 Auf den Standpunkt kommt es an

Abhängig von seinen Berechtigungen sieht der Anwender nur die für ihn zugänglichen Bereiche im Ring. Anwender, die über zahlreiche Berechtigungen verfügen haben dementsprechend eine Vielzahl von Elementen im Ring zur Auswahl.

Um die Übersicht zu vereinfachten, kann in REWOO Scope der so genannte Standpunktfilter verwendet werden. Dieser erlaubt es dem Anwender, den Ring aus der Perspektive des ausgewählten Elements zu betrachten.

Beispiel: Um zu prüfen, auf welche Projekte eine bestimmte Abteilung zugriff hat, setzt der Anwender für diese Abteilung den Standpunktfilter auf diese Abteilung. Die Ansicht des Rings wird daraufhin so angepasst, dass nur noch die Elemente angezeigt werden, auf die diese Abteilung Zugriff hat.

So lässt sich schnell nachvollziehen wer was sieht und die Übersicht bleibt auch bei zahlreichen Elementen erhalten.

Ring in Action

Da Bilder, insbesondere Videos, oft mehr sagen als tausend Worte sehen Sie im nachfolgenden Video das Ring Interface von REWOO Scope in Aktion:

Natürlich ist der Ring nicht die einzige Möglichkeit, sich in REWOO Scope durch die Informationen zu bewegen. In vielen Fällen ist er jedoch ein nützliches Instrument, um eine schnelle Übersicht über alle zugänglichen Informationen zu erhalten.

Möchten Sie mehr über REWOO Scope erfahren? In den nachfolgenden Blog Artikeln erfahren Sie mehr über Merkmale und Funktionen unserer Software:

• Dokumentenmanagement in REWOO Scope
• KPIs & Co – operative Kennzahlen in REWOO Scope
• Checked Signatures – Signaturen in REWOO Scope

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Gregor Samson