Je mehr Kommunikationswege in einem Unternehmen verwendet werden, desto größer ist die Gefahr, dass Dokumente vom Records-Management nicht erfasst werden. Deshalb muss der Informations- und Dokumentenfluss eines Unternehmens möglichst in einem System gebündelt werden. Damit das bestmöglich gelingt, müssen Enterprise-Content-Management-Systeme bestimmte Merkmale erfüllen. Finden sie heraus, worauf sie bei der Wahl eines ECM-Systems achten müssen, damit auch ihr Records-Management lückenlos ist.
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Lückenloses Records-Management: Das muss ihr ECM können
10. Februar 2014 | Erstellt von in Fachartikel - (0 Kommentare)Informationsflut überlastet viele Arbeitnehmer
3. Februar 2014 | Erstellt von in Fachartikel - (0 Kommentare)Wie viel Information braucht der Mensch?
Internet, E-Mail, Web 2.0, Facebook, Twitter, WhatsApp, Dropbox & Co. – Wer kennt sie nicht, die Schlagwörter unserer Zeit? Noch nie war Kommunizieren und Informationsaustausch so einfach und schnell wie heutzutage. Alle sind immer und überall online, erreichbar und auf Abruf.
Dies birgt aber auch Gefahren: im Zeitalter der modernen Technologie überfordert die Informationsmenge viele Arbeitnehmer. Wer kann sich schon an jede E-Mail erinnern? Geschweige denn an den genauen Inhalt oder gar die Informationen, die die mitgelieferten Anhänge liefern? Vielen fällt es dabei schwer, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden oder die wichtigsten Informationen herauszufiltern, um eine Entscheidung treffen zu können.
Und wie oft haben wir das Gefühl, völlig sinnlos im Mailverteiler gelandet und auf CC gesetzt worden zu sein?
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DMS vs. ECM : eine sportliche Betrachtung
27. Januar 2014 | Erstellt von in Fachartikel - (0 Kommentare) 
Willkommen im Box-Ring professioneller Software, der heutige Kampf geht über 12 Runden. Dem Sieger winken Ruhm und Ehre, dem Verlierer bleibt ein Eintrag in den
Geschichtsbüchern. Bei diesem Kampf geht es um die Vorherrschaft im Bereich der Unternehmens-Software für kleine und mittlere Unternehmen.
In der linken Ecke der Titelverteidiger: DMS, erfolgreich seit über 20 Jahren. Bewährt, erfahren, hoch dekoriert und von vielen IT-Beratern seit langem trainiert. Sein Antrittsgeld ist zwar nicht niedrig, bleibt jedoch in seiner Klasse absolut ohne Konkurrenz. Daher ist DMS in vielen Firmen zu finden. Experten beschreiben die Technik wie folgt:
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7 Tipps zur besseren Verwaltung Ihrer E-Mails
20. Januar 2014 | Erstellt von in Fachartikel - (8 Kommentare)E-Mails sind heute eins der wichtigsten und meistgebrauchten Kommunikationswege – sowohl privat als auch am Arbeitsplatz. 2013 wurden weltweit circa 182.9 Milliarden E-Mails pro Tag verschickt. Damit erhielt jeder Erdenbewohner am Tag durchschnittlich 26 E-Mails. Auch zukünftig wird diese Zahl nur weiter steigen.
Bei solchen Mengen kann man sehr schnell den Überblick im Dschungel des eigenen E-Mail-Postfachs verlieren. Wir zeigen Ihnen 7 nützliche Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Konto besser organisieren und übersichtlich halten. Das steigert Effizienz und Freude an der Arbeit.
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HTTPS / AES / Bits & Bytes: Hilfe, wo geht’s hier raus
13. Januar 2014 | Erstellt von in Fachartikel - (0 Kommentare)In einem Interview mit dem Guardian im Juni 2013 sagte Edward Snowden: „Verschlüsselung funktioniert. Gut implementierte, starke Verschlüsselung ist eines der wenigen Dinge, auf die man sich verlassen kann.“
Was bedeutet Verschlüsselung im Allgemeinen und was bringt sie mir? Sind meine Daten durch die NSA gefährdet und habe ich überhaupt eine Chance, meine Daten zu schützen? Diese Fragen stellen sich gerade Verantwortliche die vor der Entscheidung stehen, ihre Firmendaten in „die Cloud“ zu geben.
Google begleitet mich jetzt schon 15 Jahre und trotzdem lerne ich ab und zu neue Funktionen kennen. Letztens hat mir ein Kollege die Drag’nDrop-Funktionalität der Google-Bildersuche gezeigt. Die Suche nach ähnlichen Bildern kannte ich schon als Link unter jedem Bild in der Ergebnisliste. (mehr …)
Das Excel Office – warum Excel nicht immer die Lösung ist (Teil 2)
6. Januar 2014 | Erstellt von in Fachartikel - (1 Kommentar)
Im ersten Teil dieses Artikels haben wir Ihnen schon einen ersten Überblick über die Probleme, die häufig in Zusammenhang mit Excel auftreten, gegeben. Im heutigen zweiten Teil, möchten wir Ihnen weitere Probleme erläutern und zeigen, wie sich diese lösen lassen.
Zugriff beschränken
Gerade wenn mehrere Mitarbeiter mit den gleichen Informationen, und oft mit der gleichen Datei, arbeiten müssen, soll der Zugriff auf die Daten abhängig vom Benutzer gesteuert werden. (mehr …)
Das papierlose Büro – mehr als eingescannte Rechnungen
30. Dezember 2013 | Erstellt von in Fachartikel - (0 Kommentare)Häufig wird das papierlose Büro lediglich als Synonym für die elektronische Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen verstanden. Diese werden eingescannt bzw. direkt als PDF in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingepflegt und mit einigen Schlagwörtern versehen. Das ist jedoch nur ein Bruchteil dessen, was im Büroalltag an Dokumenten anfällt, wie z.B.
- Korrespondenz mit Kunden, Behörden und Geschäftspartnern
- Berichte und Analysen
- Anleitungen und Prozessbeschreibungen für interne Vorgänge
- Protokolle von Meetings und Telefongesprächen
- Inventarlisten
und vieles mehr.
Das Excel Office – warum Excel nicht immer die Lösung ist (Teil 1)
23. Dezember 2013 | Erstellt von in Fachartikel - (2 Kommentare)Excel wird heutzutage in vielen Unternehmen immer wieder zweckentfremdet. Daraus ergeben sich zahlreiche Probleme, die Unternehmen und deren Mitarbeitern das Leben schwer machen. Einige der Probleme, wie doppelte Datenhaltung, fehlende Versionierung und fehlende Möglichkeiten für die Zusammenarbeit stellen wir Ihnen in dieser zweiteiligen Artikelserie vor und zeigen Ihnen einen Ausweg, wie Sie diese Probleme in Ihrem Unternehmen lösen und in Zukunft vermeiden.
Nicht erst seit das Modewort Cloud aufgekommen ist, existieren Angebote vergleichbaren Umfangs. Lüftet man den Vorhang der Marketing-Worthülsen erscheint einem diese Wolke nicht mehr unbekannt: Sie haben bereits seit Jahren eine Mailadresse oder lassen Ihrer Firmen-Homepage von einem Dienstleister hosten? Willkommen zurück in der Cloud!
Was wird eigentlich im allgemeinen unter diesem Sammelbegriff verstanden, welche Ausprägungen gibt es und auf was muss man grundsätzlich achten, wenn man sich für eine Cloud-Lösung entscheidet?
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