83% aller Büroangestellten verschenken Zeit durch veraltete Dokumentenversionen

6. Mai 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (2 Kommentare)

Laut einer Studie von Harris Interactive verlieren 83% aller Büroangestellten täglich Zeit an den Folgen verschiedener oder veralteter Dokumentenversionen.[1]

Langes Suchen, Arbeiten mit einer alten Version usw.

Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, kommt es zwangsläufig zu mehreren Dateiversionen. Besonders wenn die Datei nicht zentral gespeichert ist, sondern per E-Mail oder USB-Stick mit anderen geteilt wird, verliert man sehr schnell den Überblick, was genau die aktuellste Version ist. 57% aller Befragten berichteten, dass sie oft wegen der Suche nach der aktuellsten Dokumentenversion unnötig Zeit am Arbeitsplatz vergeuden.

Machen mehrere Personen unabhängig voneinander Änderungen an eigenen Kopien eines Hauptdokuments, raubt das zusätzlich kostbare und teure Arbeitszeit. 56% der befragten Büroangestellten sind häufig damit beschäftigt, verschiedene Veränderungen wieder in einem Dokument zusammenzubringen.

Fast jeder Zweite gab an, hin und wieder unwissentlich mit einer veralteten Version eines Dokuments gearbeitet zu haben bzw. eine veraltete Version an den Chef, einen Mitarbeiter oder Kunden verschickt zu haben. (mehr …)

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Was bringt CMIS?

23. April 2014 | Erstellt von Dirk Weber in Fachartikel - (2 Kommentare)

Mit dem CMIS-Standard („Content Management Interoperability Services“) wurde bereits 2010 von Branchengiganten wie Microsoft, IBM und Oracle ein Standard vorangetrieben, um den Zugriff auf ECM-Systeme zu vereinheitlichen. Inzwischen sind knapp vier Jahre und eine weitere Version von CMIS ins Land gezogen und es stellt sich die Frage: wie wichtig ist dieser mit großen Vorschlusslorbeeren bedachte Standard im Jahre 2014, vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, die eventuell sogar gerade das für sie passende ECM-System aussuchen?

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Ist Ihre Datenschutzerklärung für Google Analytics noch gültig?

10. April 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Allgemein - (0 Kommentare)

So ziemlich jeder Webseiten- oder Blog-Betreiber nutzt Tools zur Erfassung von Webseiten Besuchern und den dazugehörigen Statistiken. Zahlreiche Tools stehen hier zur Auswahl. Der wohl bekannteste Vertreter dieser Art dürfte das Google Tool Analytics sein. Das Tool erfreut sich großer Beliebtheit, da es zum einen kostenlos einsetzbar ist und sich zum anderen optimal mit weiteren Google Diensten (wie z.B. Google Adwords) verknüpfen lässt.

Bei der Nutzung derartiger Tools ist in Deutschland eine entsprechende Datenschutzerklärung unerlässlich, die auf die Sammlung der Besucherdaten hinweist. (mehr …)

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Das Dropbox-Problem: Cloud-Dienste und ihre Risiken für Unternehmen (Teil 2)

7. April 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (1 Kommentar)

Im ersten Teil dieser Artikel-Serie haben wir Ihnen bereits einige Probleme in Zusammenhang mit Cloud-Lösungen geschildert. Erfahren Sie in diesem Teil mehr über die möglichen Problemstellungen und wie Sie die Risiken in Ihrem Unternehmen minimieren können.

Sicherheitslücken im Dienst

offenes schlossWeil Menschen Fehler machen, gibt es auch keine gänzlich fehlerfreie Software. In manchen Fällen können Softwarefehler allerdings zu ernstzunehmenden Sicherheitslücken führen. Im Fall von Skype – obwohl kein File-Sharing-Cloud-Dienst im engeren Sinne – kam es zum Beispiel vor, dass private Nachrichten an falsche Empfänger gesendet wurden. Bereits hier kann das unangenehme Folgen haben. Stellt man sich denselben Fehler allerdings innerhalb eines Cloud-Dienstes vor, wo es eventuell um noch vertraulichere Daten und interne Firmendokumente geht, sind die Auswirkungen umso katastrophaler. (mehr …)

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So einfach kann ein ECM System sein

31. März 2014 | Erstellt von Gregor Samson in Produktnews - (0 Kommentare)

Ein Enterprise Content Management System dient dazu, Informationen und Dokumente eines Unternehmens zu sammeln und allen Anwendern zentral zur Verfügung zu stellen. Hierfür ist es erforderlich, dass das System optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten wird.

Aus diesem Grund stellt die Einführung eines ECM Systems häufig eine große Herausforderung dar, die sich oft nur mit sehr hohem Beratungsaufwand abbilden lässt. Wer schon mal eine frisch installierte Sharepoint Instanz administriert hat weiß, wie komplex es ist, das System auf die einzelnen Anwendungsszenarien anzupassen. Die reine Installation ist hierbei nur der Anfang. Die eigentliche Arbeit steckt in der Konfiguration, um das System genau an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen.

REWOO Scope geht hier einen anderen Weg. Das System lässt sich mit einfachen Mitteln zu einem komplexen System ausbauen, welches genau die Bedürfnisse des Unternehmens abbildet. Hierfür sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.

Das nachfolgende Video zeigt den Aufbau eines simplen Auftragsmanagement Systems mit REWOO Scope.

Nach Klärung der Anforderungen kann das System mittels seines einfachen Interfaces schnell und einfach modelliert werden. Hierbei stehen diverse Hilfsmittel zur Verfügung, die es erlauben, eigene Workflows  abzubilden und die Informationen den Anwendern aufbereitet zur Verfügung zu stellen. (mehr …)

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Welcher Typ Knowledge-Worker sind Sie – oder Ihre Mitarbeiter?

24. März 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (0 Kommentare)

Anhand von vier Talenten beschreibt Faith Ralston in Ihrem Buch „Play Your Best Hand – How to Manage the Four Types of Knowledge Workers“ vier verschiedene Typen von Knowledge-Workern. Finden Sie heraus, welcher der vier Typen Sie sind und wie Sie Ihre Stärken und die Ihrer Kollegen und Mitarbeiter verstehen und sinnvoll einsetzen können.

Zur Erklärung des Begriffs:

Als Knowledge-Worker oder auch Wissensarbeiter bezeichnet man „hochqualifizierte Fachkräfte, die mit ihrem Wissen wesentlich zur Wertschöpfung der Unternehmen beitragen“ [1]. Im Klartext sind damit ein Großteil der Büroangestellten als auch die meisten Führungskräfte gemeint. (mehr …)

Das Dropbox-Problem: Cloud-Dienste und ihre Risiken für Unternehmen (Teil 1)

10. März 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (1 Kommentar)

cloudsZwei Drittel aller deutschen Unternehmen sind bereits Nutzer einer Cloud-Lösung oder planen derzeit eine Anschaffung, so Cloud Monitor 2013. Ein deutlicher Anstieg zum Vorjahr, wie er auch in kommenden Jahren zu erwarten ist. Cloud-Dienste wie Dropbox bieten hier mächtige und hilfreiche Werkzeuge für Unternehmen und deren Mitarbeiter. Dennoch weisen sie bestimmte Risiken auf, derer man sich im Klaren sein muss. Finden Sie hier heraus, welche.

Die gängigsten Cloud-Dienste

Cloud-Dienste ermöglichen einen schnellen und einfachen Austausch von Dateien und Dokumenten. Einem Mitarbeiter mal schnell eine Datei freizugeben und dessen Änderungen sofort zu sehen ist mit einem solchen Dienst kein Problem mehr. Kollaboration wird deutlich vereinfacht: kein E-Mail-Versand und kein Warten auf die zurückgeschickte Datei. Die Dokumente sind zentral gespeichert und können von dort an betreffende Bearbeiter freigegeben werden. (mehr …)

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Lean Office – sind wir im Jahr 2014 weiter?

3. März 2014 | Erstellt von Markus Helfrich in Fachartikel - (0 Kommentare)

Aus den Studien „Lean Office 2006“ und „Lean Office 2010“ des Fraunhofer Instituts IPA lassen sich nach wie vor interessante Rückschlüsse ziehen. Zwar sind diese Studien 4 bzw. 8 Jahre alt – ich hoffe allerdings auf eine Fortsetzung der Serie in diesem Jahr. Zusammenfassung und Erinnerung an wesentliche Punkte sind jedoch gerade bei wachsender Informationsflut wichtige Hinweise auf bestehende Herausforderungen.

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Mit ECM aus dem Informationsdschungel

24. Februar 2014 | Erstellt von Dirk Weber in Allgemein - (0 Kommentare)

Wenn an etwas im modernen Unternehmensalltag kein Mangel herrscht, dann sind das Informationen: Das Auftragsmanagement-Tool weiß genau, wie lange der aktuelle Auftrag schon in Bearbeitung ist und wann wir mit der Fertigstellung rechnen können, mithilfe der FiBu-Software können wir herausfinden, ob der Kunde auch mit den Zahlungen auf dem Laufenden ist und in diversen Excel-Tabellen ist genauestens erfasst, wann welche Bestellung an welchen Kunden rausgeschickt wurde und wann sie dort ankam.

Mit etwas Rechercheaufwand lässt sich so sicherlich jedes Informationsbedürfnis stillen … dumm nur, dass sich dieses Bedürfnis zumeist erst dann einstellt, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist und man nur noch versuchen kann, die Ursache dafür zu finden, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Und selbst dann stellen sich einem als Verantwortlichen häufig Steine in den Weg: Wer kennt sich eigentlich mit der Auftragsverwaltung aus? Wie war nochmal mein Passwort für die FiBu-Software, das ich nur einmal im Jahr brauche? Und warum ist Herr Müller gerade heute im Urlaub, wo ich mir sein mit Formeln und Pivot-Tabellen gespicktes „Excel-Meisterwerk“ vornehmen muss? Willkommen im Informationsdschungel!

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Sind eingescannte Rechnungen gültig?

17. Februar 2014 | Erstellt von Benjamin Schäfer in Fachartikel - (4 Kommentare)

rechnungOrdner oder sogar ganze Aktenschränke voll mit Rechnungen sammeln sich in einem Unternehmen recht schnell an. Aber auch privat kann die eigene Rechnungs- und Kassenzettelsammlung auf Dauer sehr groß und unübersichtlich werden. Sie in digitaler Form aufzubewahren ist hier eine sinnvolle und platzsparende Alternative. Aber sind eingescannte Rechnungen genauso gültig wie die Originale?

Rechnungen digital auszustellen und zu versenden ist besonders bei Online-Einkäufen üblich. Rechtlich gesehen macht das auch überhaupt keinen Unterschied zur Papierrechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Kopien eines Originalbelegs. Zu dem Ergebnis kam nun auch eine Simulationsstudie der Universität Kassel.[1]
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